Cưỡi gió đông, dũng cảm vươn lên đỉnh cao, bản ghi số của Trường Giao thông Hoàng Hà

Danh mục: Hoạt động mới nhất

Được xuất bản: 2025-07-08

Nhiều năm qua, Học viện Giao thông Hoàng Hà đã sử dụng DingTalk làm nền tảng văn phòng thông minh, lấy nhu cầu thông tin hóa của giảng viên và sinh viên làm định hướng, liên tục thúc đẩy chuyển đổi số của nhà trường, đạt được cải cách toàn diện trong giảng dạy, quản lý và dịch vụ nhà trường. Giảng viên và sinh viên chỉ cần sử dụng điện thoại có thể xử lý hơn 80% công việc, thực sự biến mục tiêu “dữ liệu chạy đường xa, giảng viên và sinh viên bớt phải di chuyển” của nhà trường thành hiện thực.

“Dãy núi Thái Hành sừng sững, tạo hồn cho nền văn minh Hoa Hạ; dòng sông Hoàng Hà cuồn cuộn chảy, ngân vang giấc mộng Hoa Hạ...” Bản trường ca của Học viện Giao thông Hoàng Hà không chỉ truyền tải niềm tin mạnh mẽ của ngôi trường được mang tên mẹ này trong việc kế thừa và phát huy nền văn minh Hoa Hạ, mà còn khẳng định quyết tâm và trí tuệ của học viện trong việc dám khám phá và đi đầu trong công cuộc giáo dục số hóa thông minh trong bối cảnh thời đại mới, là trường đại học ứng dụng duy nhất tại tỉnh Hà Nam tập trung vào đào tạo nhân lực lĩnh vực giao thông vận tải.

✦ Khởi đầu cùng DingTalk:

“Cơn mưa kịp thời” trong truyền đạt thông tin

Năm 2015, khi khái niệm trường học thông minh và chuyển đổi số vừa mới bắt đầu lan rộng, Học viện Giao thông Hoàng Hà đã kịp nhận thấy xu hướng thay đổi trong thông tin hóa tại các trường đại học: bài toán khó đầu tiên mà trường gặp phải chính là việc truyền đạt và xác nhận thông tin quan trọng. Hệ thống OA văn phòng truyền thống bất tiện khi sử dụng từ thiết bị di động, dù sử dụng SMS nhắn tin hàng loạt hiệu quả cũng không cao, mà tin nhắn nhiều thì tốn kém chi phí…

Liệu có công cụ nào dễ dùng có thể “chữa tận gốc” vấn đề này?

Với vấn đề này, thầy Trưởng bản Thường Bản Siêu phụ trách xây dựng thông tin hóa của trường đã tích cực tìm kiếm giải pháp. Cuối cùng, công sức không phụ người có tâm, thầy Thường tìm thấy ứng dụng DingTalk trong một tạp chí vi tính khi đang đọc tại thư viện. Tính năng mà DingTalk quảng bá như gửi tin nhắn tức thì, đảm bảo đầu nhận nhận được, không phải là “liều thuốc tiên” để giải quyết vấn đề truyền đạt thông tin kém, phản hồi không kịp thời của nhà trường?

Vì vậy, thầy Thường quyết định thử dùng trước trong bộ phận của mình và nhanh chóng nhận thấy DingTalk không chỉ tiện lợi và hiệu quả mà còn hỗ trợ gửi tin nhắn không giới hạn, có thể phản hồi tự động ngay sau khi gửi; với những người chưa cài app, thông tin vẫn đến được nhờ chức năng nhắn tin hoặc gọi thoại. So với các công cụ khác, đây quả là “món vũ khí bí mật” trong truyền đạt thông tin, đúng như tên gọi “Đinh tất đạt” (Tin gửi đảm bảo tới người nhận).

Khi tìm hiểu sâu hơn, thầy Thường phát hiện ra DingTalk không chỉ có khả năng liên lạc tiện lợi, hiệu quả mà còn tích hợp đầy đủ nhiều tính năng văn phòng như phê duyệt OA, thông báo, cloud storage (đinh bàn)… Các chức năng này bổ trợ hoàn hảo với hệ thống OA của bên thứ ba mà trường đang sử dụng. Cũng chính lần thử nghiệm tình cờ này đã đặt nền móng cho việc xây dựng trường học số của Học viện Giao thông Hoàng Hà. Trong gần mười năm tiếp theo, nhà trường không chỉ chuyển hệ thống OA sang DingTalk mà còn tích hợp DingTalk với các hệ thống ứng dụng thông minh khác của trường học, triển khai nhiều nghiên cứu dựa trên nền tảng này để đạt được kết nối hoàn chỉnh giữa các luồng thông tin và cải thiện hiệu quả quản lý.

✦ Trở về sau chuyến học tập tại Trung Quốc:

Cải cách “nhiều nhất chạy một lần” bản tùy biến ra đời

Khi việc xây dựng thông tin hóa tại các trường đại học sôi nổi tiến triển, năm 2018, Sở Giáo dục tỉnh Hà Nam tổ chức đoàn lãnh đạo phụ trách xây dựng thông tin hóa các trường đại học đến Đại học Chiết Giang đào tạo về lĩnh vực thông tin hóa, thầy Thường đại diện trường tham gia.

Về nước, thầy Thường lập tức báo cáo chi tiết với ban lãnh đạo trường về những quan điểm và kinh nghiệm tiên tiến của tỉnh Chiết Giang trong việc xây dựng thông tin hóa giáo dục, đặc biệt là cải cách “chỉ cần gặp mặt một lần” mà các trường đại học tại đây đang thực hiện.

Ban lãnh đạo trường ngay lập tức tổ chức cuộc họp giữa các bộ phận liên quan, quyết định học hỏi kinh nghiệm từ các trường đại học tại Chiết Giang, kết hợp với thực tế tại trường, thúc đẩy cải cách “chỉ cần gặp mặt một lần” nhằm thay đổi tư duy quản lý của các bộ phận chức năng, nâng cao ý thức phục vụ, chọn DingTalk làm công cụ chính để đạt được mục tiêu phê duyệt từ xa, dễ tiếp cận dịch vụ.

Cụ thể như sau:

Chức năng phê duyệt trong OA

Chức năng phê duyệt trong OA được giới thiệu极大地 đơn giản hóa quy trình phê duyệt của nhà trường. Từ xin nghỉ, hoàn trả chi phí, mua sắm, mọi người đều trực tiếp nộp hồ sơ qua DingTalk và theo dõi tiến trình phê duyệt trong thực tế. Không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn tăng tính công khai, minh bạch và công bằng của khâu xét duyệt;

Chức năng thông báo chung

Công dụng gửi thông báo cho phép nhà trường nhanh chóng truyền đạt mọi loại tin tức đến toàn bộ giảng viên và sinh viên. Cho dù là thông báo quan trọng hay lịch trình hoạt động, tất cả đều được đẩy nhanh đến đối tượng liên quan, đảm bảo tính kịp thời và chính xác của mọi thông tin;

Chức năng Đinh Bàn

Chức năng Đinh Bàn cung cấp nền tảng lưu trữ đám mây an toàn, tiện lợi cho nhà trường. Giảng viên, sinh viên có thể tải lên các tài liệu, văn kiện quan trọng và truy cập, chia sẻ bất cứ lúc nào mong muốn. Không chỉ khắc phục vấn đề tập tin dễ thất lạc và chia sẻ khó khăn trong cách lưu trữ truyền thống, mà còn cải thiện hiệu suất và khả năng hợp tác;

Các tính năng khác

Bên cạnh đó, DingTalk còn mang đến chức năng livestream nhóm, nhật ký làm việc, họp thông minh… đáp ứng nhu cầu đa dạng ở từng hoàn cảnh cụ thể của nhà trường.

Tra cứu hồ sơ cá nhân sinh viên, đăng ký phòng họp, đăng ký nghỉ có lương, xin giấy phép ra vào, bảo trì thiết bị, nộp hồ sơ trợ cấp & học bổng... giảng viên và sinh viên thực sự trải nghiệm được sự thuận tiện cải cách "nhiều nhất chỉ cần gặp mặt một lần".

Theo Thông báo về Kế hoạch Thực hiện Cải cách "Chỉ cần gặp mặt một lần" của trường, đến cuối tháng 7 năm 2020, hơn 70% thủ tục hành chính của trường đã được xử lý hoàn toàn trực tuyến, trên nền tảng di động, chất lượng và danh tiếng phục vụ của nhà trường cũng được nâng tầm cao mới.

✦ Trong đại dịch:

DingTalk đưa nhà trường vượt qua thời kỳ khó khăn

Trong gần mười năm đồng hành cùng "đinh", thầy Thường trải lòng rất nhiều: so với các nền tảng phần mềm khác, giá trị nổi bật của DingTalk trong quá trình chuyển đổi số của các trường đại học, có lẽ có thể tóm gọn bằng cụm từ "việc lớn mà không tốn kém" hoặc "đầu tư ít, việc lớn làm xong".

Cuối năm 2019, trước sự lây lan đột ngột của dịch bệnh và việc phong tỏa trường học, nhiều trường đại học lúng túng vì không kịp ứng phó, lúc này tầm quan trọng của việc số hóa được nâng lên tầm cao mới. Giáo viên cần livestream bài giảng, sinh viên phải điểm danh, nhu cầu ồ ạt dồn đến khiến quản lý và giảng dạy tại các trường đại học gặp phải không ít thách thức chưa từng có. Đây vừa là thử thách vừa là bài kiểm tra khắc nghiệt cho thành quả xây dựng thông tin hóa tại các trường.

Được biết, để ứng phó với nhu cầu phát sóng dạy học trực tuyến tăng đột biến, nhiều trường buộc phải khẩn cấp mua sever, mở rộng đường truyền internet của trường, triển khai nền tảng livestream, tổng chi phí trên một trăm ngàn nhân dân tệ.

Tuy nhiên, nhờ kinh nghiệm sử dụng DingTalk đã được chứng minh hiệu quả, Học viện Giao thông Hoàng Hà khi đó đối mặt với mọi thử thách một cách bình tĩnh: “Chúng tôi thậm chí còn không tiêu một đồng và lặng lẽ giải quyết được tất cả các vấn đề phát sinh trong giai đoạn đại dịch nhờ DingTalk”.

Trong giai đoạn này, việc nhanh chóng triển khai các hoạt động giảng dạy trực tuyến là cấp thiết.

Chức năng livestream nhóm của DingTalk đóng vai trò nền tảng quan trọng trong giảng dạy trực tuyến của nhà trường. Nhờ có DingTalk, giáo viên dễ dàng triển khai giảng dạy trực tuyến, giải đáp bài tập; sinh viên có thể theo học tại nhà thông qua điện thoại hoặc máy tính, làm bài kiểm tra và nộp bài tập. Điều này không chỉ bảo đảm hoạt động giảng dạy tiếp tục trơn tru mà còn giảm rủi ro tập trung đông người và nhiễm bệnh chéo. Hệ thống điểm danh của DingTalk cũng trợ giúp đắc lực cho công tác phòng chống dịch bệnh của trường. Nhờ chức năng điểm danh hàng ngày, nhà trường có thể cập nhật tình trạng sức khỏe và hành trình di chuyển của giảng viên và sinh viên; nếu phát hiện bất thường, nhà trường có thể lập tức thực hiện các biện pháp đối phó phù hợp. Điều này không chỉ làm tăng hiệu quả và mức độ chính xác trong công tác phòng chống dịch bệnh của nhà trường mà còn mang lại cảm giác an toàn và tin cậy cho người học.

Từ năm 2019, DingTalk tiếp tục được triển khai rộng rãi trong toàn trường, trường tiếp tục tập trung vào việc nghiên cứu và nâng cao năng lực số hóa, từng bước chuyển tài liệu nhà trường như văn kiện hành chính, bài giảng giáo viên, bài tập sinh viên lên nền tảng DingTalk, đồng thời bắt đầu thử nghiệm phân loại và lưu giữ những nội dung đặc trưng của trường vào kho tri thức để tích hợp cùng chức năng trợ lý AI mới ra mắt của DingTalk, xây dựng trợ lý AI riêng của trường học phục vụ mọi nhu cầu học tập và sinh hoạt của thầy trò.

Nhân sự thuộc Phòng Thông tin còn tận dụng nền tảng low-code (viết mã đơn giản) trên DingTalk để phát triển nhiều ứng dụng nội bộ như đăng ký tiếp đón khách, sửa chữa thiết bị, v.v... đồng thời triển khai các ứng dụng tìm kiếm điểm thi, lịch biểu, sách, tài liệu… Trong nhiều nhóm chat giữa các trường đại học về lĩnh vực công nghệ thông tin, thầy Thường thường xuyên chia sẻ những ứng dụng đặc biệt từ các trường bạn sử dụng DingTalk, ví dụ như áp dụng tính năng lịch trình trên DingTalk để tạo mã QR điểm danh theo lịch học..., nhằm cổ vũ và khuyến khích các giáo viên tích cực sử dụng các chức năng có sẵn trên DingTalk để đáp ứng nhu cầu giảng dạy và tạo ra những giải pháp sáng tạo mới.

“Khác với trường tiểu học hoặc trung học, xây dựng thông tin hóa ở đại học đòi hỏi độ chuyên môn hoá cao hơn bởi vì nhu cầu của mỗi trường đại học đều khác biệt, khó có thể áp dụng mô hình đồng nhất để đáp ứng toàn diện. Đối với việc chuyển đổi số trong các trường đại học như hiện nay, DingTalk là một công cụ rất hữu ích, thông qua việc mở cổng kết nối API, dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng thông minh đã triển khai trong khuôn viên trường.” Thầy Thường Bản Siêu cho biết trong tương lai sẽ tiếp tục phối hợp cùng DingTalk hoàn thiện giải pháp "gặp mặt một lần" để nâng cao hơn nữa hiệu quả ở quản trị, giảng dạy, nghiên cứu khoa học nhằm mang đến hiệu suất phục vụ tốt nhất cho cộng đồng giảng viên và sinh viên.

Câu chuyện giữa Học viện Giao thông Hoàng Hà và DingTalk là một ví dụ sinh động trong làn sóng chuyển đổi số trong ngành giáo dục, đồng thời là một cái nhìn hướng đến tương lai tươi sáng cho nền giáo dục thông minh. Dẫu còn nhiều thách thức trên hành trình số hóa của các trường đại học, rõ ràng sẽ có ngày càng nhiều câu chuyện chuyển đổi số như thế này liên tục diễn ra, ẩn mình ở từng hoạt động nhỏ hàng ngày hoặc hiện rõ qua các câu chuyện quản trị giáo dục vĩ mô, chờ đợi chúng ta khám phá, sáng tạo và viết tiếp những trang sử mới.