Naik Angin Timur, Berani Mencapai Puncak: Rekaman Digital Universitas Teknik Huanghe

Selama bertahun-tahun, Akademi Transportasi Yellow River telah menggunakan platform kantor pintar DingTalk serta menjadikan kebutuhan informatika dosen dan mahasiswa sebagai acuan, untuk terus mendorong transformasi digital kampus secara menyeluruh dan merealisasikan pembaruan menyeluruh dalam bidang pengajaran, manajemen, dan layanan di universitas. Dosen serta mahasiswa kini dapat mengurus lebih dari 80% layanan secara langsung dengan ponsel, benar-benar memenuhi tujuan kampus "biarkan data berlari sebanyak mungkin, dan mengurangi perjalanan warga kampus".

"Perbukitan Taihang yang menjulang dan penuh jiwa Tiongkok; Sungai Kuning yang tak henti mengalir dan menyanyikan mimpi Tiongkok..." Lagu kebangsaan Akademi Transportasi Yellow River bukan hanya menyampaikan keyakinan teguh kampus yang dinamai menurut sungai induk ini dalam mewarisi peradaban Tiongkok, lebih jauh lagi menunjukkan keberaniannya yang selalu mencari dan bertindak bijaksana dalam konteks era baru sebagai universitas vokasi tingkat sarjana satu-satunya di Provinsi Henan yang fokus pada pendidikan dan pelatihan personalia bidang transportasi.

Selama bertahun-tahun, Akademi Transportasi Yellow River telah menggunakan platform kantor pintar DingTalk serta menjadikan kebutuhan informatika dosen dan mahasiswa sebagai acuan, untuk terus mendorong transformasi digital kampus secara menyeluruh dan merealisasikan pembaruan menyeluruh dalam bidang pengajaran, manajemen, dan layanan di universitas. Dosen serta mahasiswa kini dapat mengurus lebih dari 80% layanan secara langsung dengan ponsel, benar-benar memenuhi tujuan kampus "biarkan data berlari sebanyak mungkin, dan mengurangi perjalanan warga kampus".

✦ Pertama Kali Mengenal DingTalk:

Alat Penghubung Informasi yang "Tepat Waktu

Pada tahun 2015, saat konsep transformasi digital dan kampus pintar mulai muncul, Akademi Transportasi Yellow River secara segera merasakan perubahan angin dalam informatika kampus. Tantangan utama yang dihadapi kampus pada saat itu adalah penyampaian informasi penting secara tepat waktu dan konfirmasinya. Sistem OA kantor tradisional kurang mendukung pengguna mobile, sementara mengirim pesan teks secara massal terkadang tidak efektif, dan biayanpun jadi kendala bila dilakukan terlalu sering...

Akankah ada alat yang efektif untuk benar-benar mengatasi masalah tersebut?

Dengan pertanyaan ini, guru Chang Benchao yang bertanggung jawab atas pembangunan informatika kampus berupaya mencari solusi. Hingga akhirnya, setelah membaca sebuah majalah komputer di ruang baca perpustakaan, guru Chang menemukan aplikasi DingTalk. Fitur-fitur penting seperti pesan instan dan jaminan pesan diterima sesuai target ternyata benar memenuhi solusi tepat untuk masalah penyampaian informasi dan umpan balik lamban di kampus.

Dengan demikian, guru Chang memulai uji coba hanya di unit kerjanya sendiri, dan segera menemukan bahwa DingTalk tidak hanya mendukung pengiriman pesan dalam jumlah tak terbatas, tetapi pesan juga dapat memperbarui umpan balik secara otomatis setelah terkirim. Bagi yang tidak terinstal aplikasi, pesan bisa disampaikan lewat SMS atau panggilan suara, menjadikannya "alat pribadi" yang tepat untuk penghubung informasi, benar-benar "terdengar dan diterima (Ding Bi Da)".

Seiring mendalami lebih jauh, guru Chang menemukan bahwa selain komunikasi mudah dan cepat, beragam fitur OA seperti persetujuan, pengumuman, cloud storage di DingTalk ternyata menjadi pelengkap sempurna dengan sistem OA pihak ketiga yang telah digunakan kampus. Upaya eksperimen tak terduga ini sekaligus meletakkan dasar untuk pembangunan informatika Akademi Transportasi Yellow River. Pada kurang dari sepuluh tahun ke belakang, kampus bahkan berhasil memindahkan fungsi sistem OA ke DingTalk, terus mengintegrasikan berbagai sistem aplikasi kampus pintar lainnya ke platform ini, serta terus mengeksplorasi berbagai hal melalui DingTalk, mewujudkan hubungan informasi mulus serta pengelolaan terperinci.

✦ Setelah Kunjungan Studi Komparatif ke Universitas Zhejiang:

Fitur Versi Khusus "Hanya Sekali Pergi" Diluncurkan

Sejalan dengan semakin gencarnya pembangunan informatika di perguruan tinggi, tahun 2018 Dinas Pendidikan Provinsi Henan menyelenggarakan pelatihan pemimpin universitas tentang informatika kampus ke Universitas Zhejiang, dengan guru Chang mewakili kampus berpartisipasi.

Setelah kembali, guru Chang segera melaporkan konsep dan pengalaman informatika pendidikan maju di Provinsi Zhejiang yang didapatkan, khususnya reformasi "Hanya Sekali Pergi" yang sedang diimplementasikan perguruan tinggi setempat kepada pimpinan kampus.

Pimpinan universitas segera mengadakan rapat koordinasi dan memutuskan untuk mempelajari serta menyesuaikan pengalaman reformasi perguruan tinggi Provinsi Zhejiang ini, memadukan dengan kondisi aktual kampus sendiri, dengan DingTalk sebagai alat utama, mendorong penerapan reformasi "Hanya Sekali Pergi" untuk mengganti paradigma manajemen departemen, meningkatkan kesadaran pelayanan, mewujudkan persetujuan tanpa tatap muka serta layanan mudah diakses dan selalu tersedia.

Secara spesifik:

Fungsi Persetujuan OA

Penerapan fungsi persetujuan OA sangat menyederhanakan alur kerja administrasi di kampus. Apakah itu izin, penggantian biaya, atau pengadaan barang, semua bisa diajukan langsung melalui DingTalk dan kemudian dilacak secara real-time progresnya. Hal ini tidak hanya menyelamatkan waktu bagi dosen dan mahasiswa, tetapi juga meningkatkan transparansi dan keadilan administratif;

Fungsi Pengumuman

Dengan fungsi Pengumuman ini, berbagai jenis pengumuman serta berita penting institusi dapat dengan cepat disampaikan ke setiap dosen dan mahasiswa. Baik itu pengumuman mendesak atau jadwal acara penting, akan diberitahukan secara langsung melalui DingTalk ke pihak terkait, memastikan informasi tepat waktu dan akurat;

Fungsi DingPan

Fungsi DingPan menyediakan sistem penyimpanan awan (cloud storage) aman dan praktis untuk kampus. Dosen dan mahasiswa bisa mengunggah file dan dokumen penting ke dalam DingPan serta mengaksesnya serta membagi kapanpun dan dimanapun. Hal ini tidak hanya menyelesaikan masalah file mudah hilang atau susah dibagi melalui metode penyimpanan tradisional, tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja dan kemampuan berkolaborasi;

Fungsi Lainnya

Selain itu, DingTalk juga menyediakan aplikasi beragam seperti live streaming grup, jurnal harian kerja dan konferensi cerdas yang dapat memenuhi kebutuhan beragam skenario kampus.

Kartu pendidikan, pemesanan ruang rapat, izin masuk-keluar, pengajuan pas jalan, permohonan perbaikan perlengkapan, permintaan bea siswa... semua itu, para dosen dan mahasiswa dapat merasakan betul kemudahan "Hanya Sekali Pergi" selama proses pengurusan berkas.

Menurut "Surat Pemberitahuan Rencana Pelaksanaan Reformasi Administrasi Kampus - Pencapaian 'Hanya Sekali Pergi' dalam Bidang Administrasi" dari universitas, pada akhir bulan Juli 2020, universitas telah berhasil menyelesaikan 70% layanan administrasi kampus secara online atau melalui ponsel, serta membawa kualitas dan reputasi layanan kampus ke tingkat baru.

✦ Saat Pandemik, Menunjukkan Kemampuan Penuh

DingTalk Membantu Universitas Mengatasi Tantangan

Selama hampir 10 tahun "menempuh perjalanan" bersama DingTalk, guru Chang mengaku memiliki banyak refleksi. Dibanding platform perangkat lunak lain, nilai nyata jelas yang disumbangkan DingTalk dalam digitalisasi universitas dapat digambarkan sebagai "berhasil berdampak besar meski dengan pengeluaran sedikit atau bahkan tidak ada pengeluaran sama sekali".

Akhir tahun 2019, terjadi ledakan tak terduga dari pandemik memaksa banyak kampus tanpa persiapan sebelumnya, secara tiba-tiba harus menghadapi transformasi ke pemanfaatan sistem digital. Dosen membutuhkan platform live teaching, mahasiswa perlu check-in kehadiran dan masih banyak kebutuhan lain yang berdatangan secara sekaligus, menciptakan tantangan besar yang belum pernah ada dalam pengajaran dan manajemen, sekaligus menjadi tes berat bagi hasil pembangunan informatika yang selama ini telah berjalan.

Dihimpun, banyak universitas terpaksa membeli server, memperluas bandwidth kampus, mengatur platform streaming dan lainnya secara mendadak untuk menangani kebutuhan live teaching online massal tersebut, dengan biaya mencapai ratusan juta RMB atau lebih.

Tetapi pada saat itu, Akademi Transportasi Yellow River yang sudah memiliki pengalaman matang penggunaan DingTalk, menjalani tantangan tersebut dengan tenang, "Kami bahkan tidak menghabiskan sepeser pun uang, dan berhasil mengatasi berbagai masalah selama masa pandemi dengan DingTalk secara diam-diam ."

Selama masa pandemi, universitas harus segera melaksanakan aktivitas pembelajaran online.

Fungsi Live Streaming grup DingTalk menjadi tumpuan utama untuk pembelajaran jarak jauh. Dengan DingTalk, para dosen dapat mudah mengadakan kelas live, konsultasi online; para mahasiswa juga bisa menyaksikan siaran langsung dari rumah menggunakan ponsel atau komputer mereka, mengirimkan tugas dan mengikuti ujian. Hal ini tidak hanya menjamin kelancaran aktivitas pengajaran, tetapi juga mengurangi risiko penyebaran infeksi karena kumpul-kumpul. Selain itu, sistem presensi DingTalk juga memberikan kekuatan yang efektif dalam pekerjaan mitigasi dan pencegahan pandemi universitas. Dengan fungsi check-in DingTalk, status kesehatan dan perjalanan dosen dan mahasiswa dapat dengan segera terpantau; apabila menemukan kejadian tidak normal, kampus dapat segera mengambil langkah pencegahan yang diperlukan. Hal ini juga meningkatkan efisiensi dan keakuratan mitigasi pandemi serta meningkatkan rasa aman dan kepercayaan dari dosen dan mahasiswa.

Setelah tahun 2019, seiring semakin umumnya DingTalk dipakai secara menyeluruh di kampus, universitas terus mengalihkan fokusnya kepada eksplorasi versi profesional dan peningkatan kemampuan digitalisasi secara berturut-turut. Mereka secara bertahap memindahkan dokumen administrasi kampus, bahan ajar dosen, tugas mahasiswa, dan lain sebagainya ke platform DingTalk, serta mencoba untuk mensintesis konten unik kampus tersebut menjadi basis pengetahuan kategorisasi, menggabungkan fitur baru AI Assistant untuk menciptakan asisten AI khusus mereka sendiri, membantu mempermudah dan memberikan kenyamanan dalam pembelajaran dan kehidupan dosen dan mahasiswa.

Selain itu, tim informatika universitas juga memanfaatkan platform low-code DingTalk untuk pengembangan terhadap kebutuhan khusus mereka guna terus menyempurnakan fungsi seperti layanan tamu serta pengajuan perbaikan perlengkapan, juga mengembangkan beberapa aplikasi seperti pencarian nilai ujian, pencarian jadwal kelas, dan pencarian buku perpustakaan. Di grup komunikasi informatika perguruan tinggi, guru Chang sering membagikan kepada para dosen pengembangan unik dari universitas lain yang telah melihatnya, seperti memanfaatkan fungsi jadwal bawaan DingTalk untuk presensi berbasis barcode sesuai jadwal kuliah, mendorong para dosen untuk menggunakan fungsi yang tersedia di DingTalk dengan kebutuhan kerja mengajar mereka guna menciptakan model baru inovatif.

"Berbeda dengan sekolah dasar dan menengah, pembangunan informatika di universitas memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi karena kebutuhan yang tidak sama antar perguruan tinggi. Sistem standar yang umum sulit memenuhi semua kebutuhan. Dalam transformasi digital kampus saat ini, DingTalk adalah alat yang sangat berguna karena melalui antarmuka pembuka dapat menyatu secara mulus dengan berbagai aplikasi pintar lokal," ujar guru Chang Benchao. Di masa depan, kami akan terus bekerja sama dengan DingTalk untuk penyempurnaan solusi “Hanya Sekali Pergi”, serta meningkatkan layanan kampus, pengelolaan, pelatihan pengajaran dan efisiensi riset ilmiah lebih lanjut.

Kisah antara Akademi Transportasi Yellow River dan DingTalk bukan hanya sebuah contoh dinamis dan konkret dalam arus transformasi digital pendidikan, tetapi juga sebuah pandangan penuh harapan terhadap prospek cerah pendidikan cerdas di masa depan. Jalan panjang transformasi digital di dunia pendidikan tinggi masih harus ditempuh, tetapi dapat diramalkan bahwa lebih banyak contoh digitalisasi semacam ini akan terus muncul ke permukaan, mungkin menyelip dalam sudut-sudut halus dari pengajaran sehari-hari, atau jelas terlihat di narasi pemerintahan pendidikan yang besar, menanti kita untuk menemukan, menciptakan, serta menulisnya bersama.