Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp chất lượng cao bằng DingTalk?

Hội nghị là hoạt động kinh doanh đắt đỏ nhất trong doanh nghiệp. Hội nghị là công cụ quan trọng trong quản lý và ra quyết định doanh nghiệp. Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, dù là cấp quản lý cao nhất hay nhân viên一线, đều cần tổ chức hoặc tham gia rất nhiều hội nghị. Tuy nhiên, hội nghị cũng là hoạt động kinh doanh đắt đỏ nhất trong doanh nghiệp. Công thức do một công ty Nhật Bản đưa ra (Chi phí hội nghị = 2S x Q x T) có thể giúp doanh nghiệp lượng hóa chi phí hội nghị, trong đó S là ba lần mức lương trung bình theo giờ của nhân viên, Q là số lượng người tham dự, T là thời lượng hội nghị. Ước tính đơn giản, chi phí cho một hội nghị kéo dài một tiếng với sự tham gia của sáu người là khoảng 1.711 nhân dân tệ. Chi phí cho hội nghị sẽ tăng lên gấp bội khi tăng số lượng người tham dự và thời lượng hội nghị.(* Con số S được tính dựa trên mức lương trung bình hàng năm của người lao động tại các doanh nghiệp có quy mô đạt chuẩn tại Trung Quốc năm 2023 là 98.096 nhân dân tệ.) Tuy nhiên, số liệu nghiên cứu cho thấy hơn 50% thời gian trong các cuộc họp thực tế đều bị lãng phí: họp không có nhịp độ, một tiếng đồng hồ họp trôi qua như một cuộc chạy marathon vô tận; hội nghị đầy ắp các bài phát biểu của nhiều người nhưng hiếm khi đạt được đồng thuận;好不容易 tổng kết được kết luận hội nghị nhưng không lập kế hoạch hành động... Những cuộc họp kiểu này không chỉ lãng phí thời gian quý báu mà còn khiến các thành viên trong đội ngũ cảm thấy格外 mệt mỏi trong công việc hàng ngày.

✦ Hội nghị là hoạt động kinh doanh đắt đỏ nhất

Hội nghị là công cụ quan trọng để quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp. Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, dù là cấp quản lý cao nhất hay nhân viên一线đều cần tổ chức hoặc tham gia nhiều hội nghị.

Tuy nhiên, hội nghị cũng là hoạt động kinh doanh đắt nhất trong doanh nghiệp. Công thức do một công ty Nhật Bản đưa ra (Chi phí hội nghị = 2S x Q x T) có thể giúp doanh nghiệp lượng hóa chi phí hội nghị, trong đó S là ba lần mức lương trung bình theo giờ của nhân viên, Q là số lượng người tham dự, T là thời lượng hội nghị. Ước tính đơn giản, chi phí cho một hội nghị kéo dài một tiếng với sự tham gia của sáu người là khoảng 1.711 nhân dân tệ. Chi phí hội nghị sẽ tăng lên gấp bội khi tăng số lượng người tham dự và thời lượng hội nghị. (* Con số S được tính dựa trên mức lương trung bình hàng năm của người lao động tại các doanh nghiệp có quy mô đạt chuẩn tại Trung Quốc năm 2023 là 98.096 nhân dân tệ.)

Tuy nhiên, số liệu nghiên cứu cho thấy hơn 50% thời gian trong các cuộc họp thực tế đều bị lãng phí: họp không có nhịp độ, một tiếng đồng hồ họp trôi qua như một cuộc chạy marathon vô tận; hội nghị đầy ắp các bài phát biểu của nhiều người nhưng hiếm khi đạt được đồng thuận;好不容易 tổng kết được kết luận hội nghị nhưng không lập kế hoạch hành động... Những cuộc họp kiểu này không chỉ lãng phí thời gian quý báu mà còn khiến các thành viên trong đội ngũ cảm thấy格外 mệt mỏi trong công việc hàng ngày.

✦ Thế nào là một cuộc họp chất lượng cao

Hội nghị là lúc hai người trở lên cùng tập trung để thảo luận một hoặc nhiều chủ đề, thường trong bối cảnh chính thức hoặc kinh doanh, nhưng hội nghị cũng xảy ra ở nhiều môi trường khác. Hội nghị có thể được sử dụng như một hình thức đưa ra quyết định nhóm.

——Wikipedia

Dẫn dụng một giải thích từ Wikipedia: dù là cuộc họp nhỏ chỉ vài người bàn bạc đến những buổi đàm phán quy mô lớn từ vài trăm đến vài ngàn người tham dự, dù là hội nghị chia sẻ một chiều hay hội nghị thảo luận đa chiều, điểm cốt lõi của hội nghị vẫn xoay quanh hai yếu tố: Discussion (thảo luận) và Decision (quyết định).

Thông qua việc phục vụ một lượng lớn khách hàng, nền tảng DingTalk nhận thấy nhiều doanh nghiệp đưa ra không ít kết luận/quyết sách trong các cuộc họp nhưng không thể triển khai hiệu quả, đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến chất lượng họp kém của doanh nghiệp. Theo chúng tôi, chất lượng cao của cuộc họp được thể hiện chủ yếu ở hiệu quả thảo luận và sự hiệu lực của kết luận/quyết định đưa ra. Một cuộc họp chất lượng cao không chỉ nâng cao hiệu suất trong lúc họp mà còn phải đảm bảo triển khai và thực hiện kết luận sau buổi họp, đó mới thật sự là tổ chức và tiến hành những cuộc họp hiệu quả.

✦ Tổ chức hội nghị chất lượng cao với DingTalk

Nhằm giúp các doanh nghiệp ở mọi quy mô, ngành nghề và văn hóa khác nhau triển khai hiệu quả hội nghị chất lượng cao trong thực tế, từ lý thuyết đến thực tiễn, DingTalk đã tích hợp các công cụ IM, Lịch, Âm thanh-Hình ảnh, 釘閃會 và Dự án DingTalk (Teambition), xây dựng giải pháp hội nghị toàn diện kết nối các bối cảnh trước, trong và sau hội nghị.

Giúp cho hội nghị của doanh nghiệp có chủ đề rõ ràng, được chuẩn bị kỹ lưỡng, có kỷ luật, có tài liệu ghi chép, có kết luận rõ ràng, có theo dõi và có kết quả thực hiện.

Trước hội nghị | Có chủ đề, có chuẩn bị

1. Mời họp thông minh, xác định thời điểm họp tối ưu

Người tổ chức tạo lời mời họp trong Lịch DingTalk, nền tảng sẽ thông qua lịch công việc bận/trống của các thành viên tham dự để thông minh đề xuất thời gian họp thích hợp cùng phòng họp trống tương ứng, hỗ trợ nhanh chóng xác định lịch họp tối ưu.

2. Mẫu hội nghị, chuẩn bị nội dung thảo luận rõ ràng trật tự

Doanh nghiệp có thể tự cấu hình loại hội nghị theo thực tế nhu cầu, hỗ trợ liên kết loại hội nghị với mẫu chương trình họp liên quan, qua đó chuẩn hóa quy trình hội nghị. Người tổ chức thiết lập người phụ trách và thời lượng dự kiến thảo luận cho từng chuyên đề, người phụ trách điền tài liệu hội nghị vào 釘閃會, tập trung toàn bộ thông tin tại một điểm, tài sản họp được số hóa thuận tiện lưu trữ và xem lại.

3. Ghi chú đánh dấu hội thoại, tập trung trọng điểm trước họp

Toàn bộ thành viên tham dự họp đọc trước tài liệu họp, thông qua chức năng đánh dấu và bình luận tương tác để nhanh chóng xác định trọng tâm vấn đề, tiết kiệm thời gian tranh luận trong cuộc họp.

Trong họp | Có kỷ luật, có ghi chép, có kết luận

1. Đếm giờ thuyết trình, điều tiết thời lượng họp hiệu quả

Bật chế độ trình chiếu, người tham dự sẽ tự động theo dõi góc nhìn toàn màn hình của người thuyết trình, mô phỏng trải nghiệm chiếu màn hình thực tế. Nhắc nhở đếm ngược giúp người tổ chức kiểm soát tiến độ họp chặt chẽ, tránh họp vượt quá thời gian quy định.

2. Hội nghị trực tuyến, phụ đề dịch thuật hỗ trợ cộng tác từ xa

Hội nghị video của DingTalk đảm bảo trải nghiệm trực tuyến và ngoại tuyến như nhau, người tham dự trực tuyến có thể xem trong thời gian thực chuyên đề đang trình bày, tham gia thảo luận liền mạch. Chức năng phụ đề tự động và dịch thuật đa ngôn ngữ trong thời gian thực giúp người tham dự đến từ các quốc gia khác nhau dễ dàng tham gia thảo luận, đảm bảo trao đổi thông tin chính xác, hiệu suất cao, nâng cao rõ rệt hiệu quả giao tiếp trong hội nghị đa quốc gia.

3. Ghi nhận công việc, phân công rõ người, rõ việc

Các quyết định và việc cần làm từ hội nghị có thể giao cho thành viên thực hiện cụ thể và đặt thời hạn hoàn thành rõ ràng, việc nào cũng có người chịu trách nhiệm, tránh né đẩy đùa lẫn nhau.

4. Chia sẻ phiên bản đã duyệt, nhanh chóng nhất thống kết luận họp

Các điểm đồng thuận và kết luận đạt được trong hội nghị được ghi chép vào bản tóm tắt họp, hỗ trợ tính năng hoàn tất văn bản khiến tài liệu không thể chỉnh sửa và khởi tạo phê duyệt. Văn bản tóm tắt có thể chia sẻ một chạm qua cuộc trò chuyện đến toàn bộ các thành viên tham dự, tránh rủi ro truyền đạt thiếu lệch thông tin qua miệng.

Sau hội nghị | Có theo dõi, có kết quả

1. Theo dõi họp, tự động tổng hợp việc tồn đọng để theo dõi

Toàn bộ các việc tồn đọng phát sinh từ hội nghị sẽ được tự động tổng hợp vào bảng điều khiển thống nhất, không bị rải rác lung tung, tránh bỏ sót. Trạng thái công việc rõ ràng dễ nhìn, chỉ cần thực hiện đầy đủ các công đoạn từ tạo mới – phân tách – giao việc – triển khai – hoàn thành qua một bảng duy nhất.

2. Nhắc nhở công việc, thông báo đến người thực hiện đa kênh

Sau khi hội nghị kết thúc, thông tin về nhiệm vụ cần người thực hiện sẽ hiển thị trong lịch trình. Quan trọng cập nhật nhiệm vụ sẽ đồng bộ vào group chat và hệ thống thông báo, giúp tất cả người tham gia nhanh chóng nắm bắt tiến độ nhiệm vụ. Nhật ký dự án tự động tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ, rủi ro quá hạn hoặc thông tin quan trọng khác.

3. Ghi nhận tiến độ, quản lý tiện lợi mọi lúc mọi nơi

Quản lý phân công công việc dựa trên quyết định họp, dựa vào hệ thống động cơ nhiệm vụ mạnh mẽ, trường dữ liệu nhiệm vụ có thể linh động thiết lập (thêm chú thích, phân tách công việc con, tải lên tệp tin giao nộp, tương tác bình luận...), qua đó một thẻ duy nhất sẽ tổng hợp tất cả thông tin của "việc tồn đọng", nhà quản lý có thể nắm bắt tiến độ công việc theo thời gian thực ngay trên thiết bị di động.

4. Nâng cấp lên dự án để quản lý có hệ thống các quyết định từ hội nghị

Các quyết định hội nghị quan trọng có mức độ chi tiết cao có thể triển khai thông qua nền tảng Dự án DingTalk (Teambition). Báo cáo dữ liệu dự án chi tiết, chế độ xem tiến độ phong phú, khả năng kết nối mở thông qua API hoàn chỉnh sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hệ thống hóa, phân tích và theo dõi việc thực hiện các quyết định họp hành.

✦ Kết luận

Chúng tôi cho rằng một hội nghị chất lượng cao sẽ nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin, tổng hợp quan điểm và thực hiện quyết định khoa học, từ đó thúc đẩy phát triển doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng các buổi họp là nhiệm vụ quan trọng mà mỗi doanh nghiệp đều phải đối diện, và điểm cốt lõi của cuộc họp chất lượng cao nằm ở hiệu suất của thảo luận (Discuss) và hiệu lực của quyết định/kết luận (Decision).

Giải pháp tổ chức hội nghị chất lượng cao của DingTalk thông qua việc trước cuộc họp có chủ đề rõ ràng và sự chuẩn bị chu đáo, trong buổi họp có kỷ luật, có tài liệu ghi chép và kết luận rõ ràng giúp doanh nghiệp đạt được quá trình thảo luận hiệu quả; sau hội nghị có theo dõi và kiểm soát kết quả giúp đạt hiệu quả ra quyết định.