كيفية إجراء اجتماعات عالية الجودة باستخدام DingTalk؟

تُعد الاجتماعات الأنشطة التجارية الأكثر تكلفة داخل الشركات، كما أنها أداة هامة في إدارة واتخاذ القرارات داخل الشركات. أثناء عملية التشغيل، تحتاج الشركات – سواء في المستويات الإدارية العليا أو على مستوى الموظفين الأماميين – إلى تنظيم أو المشاركة في العديد من الاجتماعات. لكن الاجتماعات أيضًا الأنشطة التجارية الأكثر تكلفة داخل الشركات. وقد تساعدنا صيغة أُنشئت في إحدى الشركات اليابانية لحساب تكلفة الاجتماعات (تكلفة الاجتماع = 2S × Q × T)، حيث يرمز S إلى ثلاثة أضعاف الأجر الساعة الفردي لموظفي الشركة، وQ يرمز إلى عدد المشاركين في الاجتماع، وT يرمز إلى مدة الاجتماع بالساعات. ومن خلال حساب سريع، نجد أن تكلفة اجتماع يستمر ساعة واحدة ويشارك فيه 6 أشخاص تقدر بحوالي 1711 يوان. ومع زيادة عدد الحضور وطول الوقت المُستغرق في الاجتماع، فإن التكلفة تزداد بشكل مضاعف. (ملاحظة: تم تبني الرقم S على أساس المتوسط السنوي للأجور لعام 2023 لأعضاء القوى العاملة في الشركات الصينية التي بلغ حجمها حجمًا ملحوظًا وقدره 98096 يوان). ومع ذلك، تشير البيانات البحثية إلى أن أكثر من 50% من وقت الاجتماعات يُهدر فعليًا: في الاجتماعات لا يوجد تنظيم أو إيقاع، الاجتماع الذي يفترض أن يستمر ساعة يتحول إلى سباق ماراثون لا نهاية له، الاجتماع مليء بمحادثات من الحضور من دون توصل إلى اتفاق، والاتفاق النهائي لا يُعد بجدوى ولا يتم وضع خطة تنفيذية... هذه الاجتماعات لا تهدر فقط الوقت الثمين، ولكن أيضًا تُ疲惫 الفريق المشارك بشكل كبير في أعمالهم اليومية.

✦ الاجتماعات هي الأنشطة التجارية الأكثر تكلفة

تُعد الاجتماعات وسيلة هامة في إدارة واتخاذ القرارات داخل الشركات. وفي سير العمليات داخل الشركة، سواء على مستوى الإدارات العليا أو على مستوى الموظفين الأماميين، يحتاج الجميع إلى تنظيم أو المشاركة في الكثير من الاجتماعات.

لكن الاجتماعات أيضًا هي الأنشطة الأكثر تكلفة داخل الشركات. وقد تساعدنا صيغة أُنشئت في إحدى الشركات اليابانية لحساب تكلفة الاجتماعات (تكلفة الاجتماع = 2S × Q × T)، حيث يرمز S إلى ثلاثة أضعاف الأجر الساعة الفردي لموظفي الشركة، وQ يرمز إلى عدد المشاركين في الاجتماع، وT يرمز إلى مدة الاجتماع بالساعات. ومن خلال حساب سريع، نجد أن تكلفة اجتماع يستمر ساعة واحدة ويشارك فيه ستة أشخاص تقدر بحوالي 1711 يوان. تتضاعف تكلفة الاجتماع مع زيادة عدد المشاركين ومدة الاجتماع. (ملاحظة: تم تبني الرقم S على أساس المتوسط السنوي للأجور لعام 2023 لأعضاء القوى العاملة في الشركات الصينية التي بلغ حجمها حجمًا ملحوظًا وقدره 98096 يوان).

ومع ذلك، تشير البيانات البحثية إلى أن أكثر من 50% من وقت الاجتماعات يُهدر فعليًا: الاجتماعات لا تسير على وتيرة منتظمة، فإن الاجتماع الذي يفترض أن يدوم ساعة يتحول إلى ما يشبه سباق الماراثون الذي لا نهاية له، كما يمتلئ الاجتماع بإسهامات المشاركين بكلمات دون الوصول إلى التفاهم. حتى إذا توصل المشاركون إلى خلاصة ما، فإنهم غالبًا لا يضعون خطة ملموسة للتنفيذ... هذه الاجتماعات لا تُهدر وقتًا ثمينًا فقط، ولكنها تُتعب أعضاء الفريق في أعمالهم اليومية.

✦ ما المقصود باجتماع عالي الجودة

الاجتماع هو تجمع اثنين أو أكثر من الأشخاص من أجل مناقشة موضوع أو أكثر، غالباً في سياق رسمي أو تجاري، لكن الاجتماعات أيضًا تحدث في بيئات متنوعة أخرى. ويمكن أيضًا استخدام الاجتماع كوسيلة لاتخاذ القرار الجماعي.

——ويكيبيديا

باستخدام هذا التعريف من ويكيبيديا، سواء كان الاجتماع بسيطًا يضم شخصين أو ثلاثة، أو اجتماعًا واسعًا يشارك فيه مئات أو حتى آلاف الأشخاص، سواء كان الاجتماع مخصصًا لإلقاء العرض أو جلسة تبادل الأفكار وآراء متعددة، فإن مركز الاجتماع يدور حول شيئين رئيسيين دائمًا: النقاش (Discussion) والقرار (Decision).

من خلال تجربة خدمة العديد من العملاء، اكتشفت تيندينغ (钉钉) أن الكثير من الشركات تنتهي بمجموعة من القرارات والعديد من النتائج دون تنفيذ فعّال. هذا هو السبب الرئيسي لضعف جودة الاجتماعات في هذه المؤسسات. ونحن نعتبر أن جوهر الاجتماع عالي الجودة هو فعالية النقاش وكفاءة الوصول إلى القرار. إذ لا يكفي أن يكون الاجتماع منتجًا أثناء انعقاده فحسب، بل يجب أن يتم تنفيذ القوانين والقرارات المنبثقة عنه بشكل فعال، وبذلك يُحكم على الاجتماع بأنه كان ناجحًا.

✦ إجراء اجتماع عالي الجودة باستخدام تيندينغ (钉钉)

من أجل مساعدة الشركات من مختلف الأحجام والقطاعات الثقافية والصناعية لتحويل النظرية إلى ممارسة فعالة وملموسة في تنظيم الاجتماعات عالية الجودة، قامت تيندينغ بدمج عدد من أدواتها مثل الدردشة الفورية (IM)، والتقويم (Calendar)، والتواصل الصوتي والمرئي (Video/Audio)، و"دينغ شان هوي" (钉闪会)، وإدارة المشاريع (Teambition)، حيث وفرت حلًا شاملاً لاجتماعات عالية الجودة يتضمن كل لحظات العملية: قبل الاجتماع، أثناء الاجتماع، وبعد الاجتماع.

بهذه المزايا، تصبح الاجتماعات داخل الشركة ذات أغراض واضحة، وتجهيز مسبق، وانضباط، وتدوين للملاحظات، وقرارات واضحة، ومتابعة مستمرة، ونتائج ملموسة

قبل الاجتماع | وجود الغرض والتجهيز المسبق

.١ دعوات ذكية لتحديد أحسن توقيت للاجتماع

يمكن المُنظم إرسال الدعوة من خلال التقويم في تيندينغ، والذي يتيح تحديد أفضل وقت اعتمادًا على توافر وانشغال الحضور، كما يُحدد التقويم بذكاء الوقت الأنسب، وغرفة الاجتماع المناسبة، لمساعدتك بتحديد الجدول الزمني الأمثل بسرعة.

.٢ نماذج الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال بوضوح وانضباط

يمكن للشركات تخصيص أنواع الاجتماعات بناءً على حالتهم الواقعية، مع دعم ربط أنواع الاجتماعات بمخططات (Templates) محددة لجدول الأعمال، ويمكن تحديد المسئول عن كل عنصر في جدول الأعمال والوقت المخصص للموضوع، ويتولى هؤلاء المسؤولون إدخال المواد المتعلقة بالاجتماع في واجهة "دينغ شان هوي"، مما يؤدي إلى تجميع معلومات كل المواد في مكان واحد، ويجعل الأصول المتعلقة بالاجتماع متاحة إلكترونيًا لسهولة الاسترجاع والفحص.

.٣ التعليقات على الكلمات المُحددة مقدمًا، وتحديد النقاط الرئيسية

يجري جميع المشاركين قراءة مواد الاجتماع قبل بدايته، وباستخدام التعليقات على الكلمات وتحديدها، يسهل التعرف على النقاط الرئيسية والموضوعات، وبالتالي يتم اختصار الجدل أثناء الاجتماع.

أثناء الاجتماع | الانضباط، وتدوين الملاحظات، والقرارات

.١ المؤقت للمتحدثين، ضمان إدارة الوقت والتفاعل المركّز

مع تفعيل وضع العرض التقديمي، ينتقل المشاركون بشكل تلقائي إلى رؤية شاشة العرض للمتحدث، محاكاة لتجربة العرض الكامل. ويقوم مؤشر المؤقت بإعلام المُنظم بالوقت المتبقي، مما يساعد في التحكم بدقة في تقدم الاجتماع ويمنع تأخيره.

.٢ الاجتماع عبر الإنترنت، ترجمة الترجمة المُزمعة وتسريع التعاون عن بعد

يجسّد اجتماع الفيديو في تيندينغ تجربة مكافئة للاجتماعات الحضورية أو عن بعد، حيث يمكن للمشاركين عبر الإنترنت متابعة عرض议程 المتحدث مباشرة والانضمام بسلاسة إلى النقاش. ويعزز من هذا التفاعل القدرة على رؤية الترجمة الحية وترجمة فورية متعددة اللغات، مما يُسهّل على المشاركين من دول مختلفة الاندماج في النقاش، ويضمن تبادل المعلومات بدقة وكفاءة عالية، مما يحقق كفاءة أعلى للاتصال في الاجتماعات الدولية.

.٣ تسجيل المهام، تحديد المسئولين وتحديد المسؤوليات

يمكن للمستخدمين تعيين المهام الناتجة عن الاجتماع إلى أعضاء التنفيذ المحددين وتحديد توقيت الانجاز النهائي، مما يجعل لكل مهمة شخص مسؤول مباشر ولا يتم تبادل الاتهامات والتلكؤات.

.٤ تأكيد ومشاركة النسخة النهائية، وتزامن نتائج الاجتماع بسرعة

التوافقات والقرارات التي تتم أثناء الاجتماع تسجل في تقرير الاجتماع، مع دعم لجعل النسخة النهائية للتقرير غير قابلة للتحرير مع إمكانية تقديمها للمراجعة والاعتماد، ويمكن إرسال تقرير الاجتماع بسهولة ومن مرة واحدة إلى كافة المشاركين عبر الدردشة الإلكترونية، مما يقلل من المخاطر التي قد تنشأ عن نقل المعلومات شفهيًا بين الأطراف.

بعد الاجتماع | المتابعة، والنتائج

.١ متابعة الاجتماع، تجميع المهام لتسهيل المتابعة

تجميع تلقائي لكافة المهام الناتجة عن الاجتماع في لوحة واحدة فقط، مما يتجنب تشتت وفقدان المهام في أماكن مُختلفة، مع إمكانية رؤية حالة كل مهمة بشكل واضح في جدول واحد يُسهّل إنشاء المهام – تحليلها – توزيعها – تنفيذها – وتحقيقها.

.٢ تذكير المهام، الوصول إلى المنفذين عبر قنوات متعددة

بعد انتهاء الاجتماع، تظهر المهام المطلوبة للمُنفذيين في جدول المواعيد الخاص بكل منهم، لتقديم تذكير لهؤلاء المنفذين بتوقيت تنفيذ المهام. كما تتم مشاركة التحديثات المهمة على المهام في المجموعة وفي الإشعارات النظامية، لضمان وصول الجميع إلى أحدث الأوضاع المتعلقة بالمهام في الوقت الحقيقي. وتولد التقارير اليومية للمشاريع بشكل آلي ملخصات تشمل تقدم المهام، المخاطر المحتملة، وغيرها من المعلومات الهامة.

.٣ تسجيل تقدم العمل، تتبع المُدراء بشكل دائم وأينما كانوا

إدارة مهام اجتماعات تقريرية تعتمد على نظام إدارة المهام القوي للغاية، مع إمكانية تخصيص خانات المهام (إضافة ملاحظات، تقسيم مهام فرعية، رفع الملفات المطلوبة، التعليقات التفاعلية...). كل مهمة تندرج في بطاقة واحدة تتضمن كافة المعلومات عنها، مما يسمح للمدراء بمتابعة كل التفاصيل المتعلقة بالمهام مباشرة من على هواتفهم الذكية.

.٤ تحسين وتطوير المشروع للمتابعة الشاملة لقرارات الاجتماع

ويمكن أيضًا استخدام نظام "Teambition" التابع لبرنامج تيندينغ في تنفيذ القرارات المهمة والتي تتطلب دقة كبيرة. حيث تساعد التقارير الإحصائية المفصلة، وخيارات عرض متنوعة للتقدم، بالإضافة إلى القدرات الانفتاحية الواسعة للواجهات البرمجية المفتوحة OPEN APIs في إدارة الشركة وتحليلها وتتبع تنفيذ قرارات الاجتماعات بشكل منظم ومحترف.

✦ الخلاصة

نعتقد أن الاجتماع عالي الجودة يساعد بشكل كبير في تحسين آليات نقل المعلومات ودمج وجهات النظر واتخاذ القرارات بشكل علمي، مما يعزز من نمو الشركة. تحسين جودة الاجتماعات هو تحدٍ كبير تواجهه جميع الشركات، وجذر هذا التحدي يكمن في كفاءة النقاش (Discuss) وفعالية القرار أو النتيجة (Decision).

يعمل حل الاجتماع عالي الجودة الذي توفره منصة تيندينغ على مساعدة الشركات في تحقيق مناقشات فعالة من خلال توفير أهداف واضحة وتحضير مسبق قبل الاجتماع، وضمان تطبيق الانضباط والتدوين والنتائج الواضحة أثناء الاجتماع، كما يساعدها على تتبع تلك المهام وتحقيق النتائج المناسبة بعد الاجتماع.