البريد الإلكتروني السحابي، أسلوب عمل حديث وإبداعي

البرنامج دينغ توك التابعة لمجموعة علي بابا، منصة فعالة للتعاون بين الفرق ورقمنة الأعمال، توفر العديد من الأدوات الممتازة، بما في ذلك الموافقة على الحضور، والمستندات، والتقويم، ومؤتمرات الفيديو، ومساعد الذكاء الاصطناعي. وتعد خدمة البريد الإلكتروني من دينغ توك منتجًا مهمًا ضمن هذه الميزات، تهدف إلى مساعدة المنظمات والأفراد على العمل بشكل أكثر مرونة وإبداعًا. قد يتساءل البعض بالفعل:"منذ أن يمكننا استخدام دينغ توك للمراسلة، فلماذا نحتاج بعدها إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني؟" الجواب ببساطة هو أن هناك اختلافات في طرق العمل في مختلف القطاعات، وبالرغم من الانتشار الواسع لأدوات المراسلة الفورية الآن، تبقى قنوات التواصل الرسمي في بيئة الأعمال ضرورة لا غنى عنها. دعونا الآن نخوض معًا في عالم البريد الإلكتروني دينغ توك!

البرنامج دينغ توك التابع لمجموعة علي بابا، منصة فعالة للتعاون بين الفرق ورقمنة الأعمال، توفر العديد من الأدوات الممتازة، بما في ذلك الموافقة على الحضور، والمستندات، والتقويم، ومؤتمرات الفيديو، ومساعد الذكاء الاصطناعي. وتعد خدمة البريد الإلكتروني دينغ توك منتجًا مهمًا ضمن هذه الميزات، تهدف إلى مساعدة المنظمات والأفراد على العمل بشكل أكثر كفاءة وإبداعًا.

قد يتساءل البعض بالفعل:"منذ أن يمكننا استخدام دينغ توك للمراسلة، فلماذا نحتاج بعدها إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني؟"

الجواب ببساطة هو أن هناك اختلافات في طرق العمل في مختلف القطاعات، وبالرغم من الانتشار الواسع لأدوات المراسلة الفورية الآن، تبقى قنوات التواصل الرسمي في بيئة الأعمال ضرورة لا غنى عنها.

هيا بنا نستكشف معًا عالم البريد الإلكتروني لدينغ توك!

✦ المزايا المقارنة للـ"البريد الإلكتروني" مقابل "رسائل المحادثة"

الميزة 1: الأرشفة وسهولة الإيجاد والعودة

عند إرسال المستندات والعقود بين الشركاء في العمل، إذا تم إرسالها من خلال محادثة، سيحتاج المستخدم إلى تنزيلها محلياً وإدارتها كوثائق مع أرشيفات، ويصعب الوصول إليها بسرعة.;

بينما في حالة إرسالها عبر البريد الإلكتروني، فإنه يمكن بسهولة تنفيذ الأرشفة عبر البريد الإلكتروني الخاص بـدينغ توك وتخصيص مجلدات لتصنيف المحتوى بشكل مناسب، ويمكن الاستعلام عنها بعد سنوات، كما يحمل تطبيق هذا القانون.

الميزة 2: البريد الإلكتروني أكثر رسمية واحترافية

الرسائل المرسلة عبر المحادثات تُطمس غالبًا بين الرسائل الكثيرة الأخرى، ويجعل من نقل المعلومات المهمة من المستخدمين المسؤولين صعبًا، كما أن خاصية تحرير النصوص في المحادثات تحتوي على خيارات أقل مقارنة بمفهوم المحرر الكلاسيكي للبريد، ولا تسمح بإرسال المعلومات بطريقة رسمية ومنظمة.

عادةً ما تختار الشركات البريد الإلكتروني عند منشور إعلانات مهمة حول العمل أو الإعلان عن إتمام شراكة تجارية.

باستخدام البريد الإلكتروني الرسمي، شكل الخطاب المنظم، فإنه يُرسل صوت المؤسسة والنية التجارية بجدية أكثر من محادثة نصية. كما يبدو أكثر احترافية ولديه القوة القانونية في نفس الوقت.

كما أن البريد الإلكتروني سهل الإيجاد والقراءة من خلال قائمة دون أن يُفقد أو يُهمَل.

الميزة 3: الاتصال المتبادل بين الدول يكون أكثر سهولة وسلاسة

أدوات المحادثة تخضع لقيود منصة التكنولوجيا، فالمستخدمون يمكنهم فقط التواصل بين أنفسهم بسلاسة داخل نفس المنصة، ولكن في الأنظمة الدولية، الجانبان غالبًا لا يستخدمان نفس الوسيلة للتواصل.

البريد الإلكتروني يُعد الحل الوحيد والأكثر انسيابية عالميًا غير الاتصال الهاتفي، فمهما كانت المنصة المستخدمة، فما دام المتلقي يملك عنوان بريد إلكتروني، يمكنك إرسال واستقبال الرسائل في الوقت الفعلي بدون أي حدود أو قيود.

في الوقت ذاته، فإن عنوان البريد الإلكتروني يحتوي على سمات وتوصيف واضح للمؤسسة، مما يوحي لمستلمي البريد من خارج الدولة بالثقة والاطمئنان، ما يجعله أفضل أداة رسمية للتعاون والمراسلات.

✦ لماذا أختار "البريد الإلكتروني لدينغ توك"

المحادثات مقيده بالمنصه، حيث يكون التواصل بين المستخدمين ضمن نفس المنصه فقط سهلاً وفعالاً، ولكن في الحالات الدولية، لا يشترك الطرفان بنفس وسيلة التواصل عادة.

المراسلة عبر البريد واحدة من أفضل الوسائل الشاملة على مستوى العالم بعد المكالمات الهاتفية. يمكن إرسال واستلام الرسائل في الوقت الفعلي مهما كانت المنصة المستخدمة، بشرط أن يكون لدى ملément المُرسل إليه عنوان بريد إلكتروني.

كما أن عنوان البريد الإلكتروني يحتوي على هوية وسمة توضيحية مميزة للشركة، مما يمنح مستلم البريد من الخارج إحساسًا بالثقة، وهو الوسيلة الرسمية الأنسب لتنفيذ التفاوض والتعاون. دمج دينغ توك البريد الإلكتروني مع المحادثات الفورية وخدمات المكتب المشترك، مما أوجد إبداعات جديدة.

أولاً، اندماج البريد الإلكتروني لدينغ توك مع برنامج دينغ توك، الأمان والراحة.

في الماضي، كانت الطرق التقليدية لاستخدام البريد الإلكتروني تتضمن تسجيل الدخول عبر الويب، أو تطبيقات البريد الخاصة بالنظام، أو تسجيل الدخول عبر عملاء تابعين لجهات خارجية، وكل طريقة لها ميزاتها وعيوبها:

١. كثرة الحسابات وعدم تذكر الباسورد: عند استخدام تسجيل الدخول عبر الإنترنت أو عملاء تابعين لجهات خارجية، من الشائع أن ينسى المستخدم كلمة المرور.

٢. تأخير الإشعارات وانخفاض الكفاءة: قد لا يمكن المستخدم من ملاحظة الرسائل الجديدة في الوقت المناسب، وللتحقق يجب تبديل العملاء المختلفة، وهو ما يؤدي إلى استهلاك الوقت والجهد.

٣. عدم أمان البيانات: يقوم العملاء لجهات خارجية بتخزين البيانات على الجهاز المحلي، وهو ما يعني وجود خطر تسريب بيانات الشركة.

البريد الإلكتروني لدينغ توك هو دالة بريد إلكتروني متكاملة ومتوفرة ضمن برنامج دينغ توك، وهو آمن وقوي.

١. سهولة تسجيل الدخول: يمكن تسجيل الدخول إلى دينغ توك وقراءة البريد الإلكتروني باستخدام رقم الهاتف فقط، ولا حاجة لتذكر كلمات المرور؛ وفي إطار الحماية الأمنية القوية لدينغ توك، يمكنك اختيار تسجيل الدخول عبر مصادقة الرسائل النصية، أو كلمة المرور، أو مسح رمز الاستجابة السريعة من الجهاز القديم، أو التعرف على السمات البيولوجية، إلخ.

٢. إشعارات فورية: لدى دينغ توك مهارات متقدمة لتوصيل الإشعارات، ويمكن للمستخدم تلقي الإشعارات من خلال مساعد الرسائل أو العلامات الحمراء أو الإشعارات العامة (كما يجوز للمستخدم إيقاف الإشعارات في أي وقت).

٣. أمان البيانات: يقوم دينغ توك بالحفاظ على جميع ملفات المعلومات باستخدام إدارة الشركات، فلا يكون هناك القلق من تسريب البيانات كما يكون أكثر أمانًا.

ثانيًا، إبداع عبر الذكاء الاصطناعي متميّز

في بعض الأحيان يُشعر كتابة رسالة بريد إلكتروني صعبة أو الرد عليها بمشقة، لكن البريد الإلكتروني لدينغ توك يدعم الآن مساعد الذكاء الاصطناعي بالكامل، ليحل هذه المشكلة.

عند فتحك لبريد جديد أو الرد على رسالة تالٍة باستخدام دينغ توك، يمكنك استخدام الأمر "/” لتنبيه مساعد الذكاء الاصطناعي وكتابة الكلمات المفتاحية والطلب الخاص بك ليتم تولي صياغة رسالة بريد إلكتروني، ثم يمكنك تعديلها وفقًا لاحتياجك العملي. أو إذا كنت قد كتبت رسالة بريدية مُسبقًا، يستطيع مساعد الذكاء الاصطناعي أن يُعدّلها ويكمل صياغتها.

يتوفر مساعد الذكاء الاصطناعي بنسخ متعددة بلغات، مما يجعله أدوات مفيدة جدًا لرجال ونساء التجارة الخارجية. الاستعانة بالذكاء الاصطناعي في إعداد الرسائل باللغات الأجنبية يمكنه إضافة نبرة فكاهية أو مرحة أو رسمية جادة... وهنالك الكثير من قدرات الذكاء الاصطناعي الأخرى التي تنتظرك لاكتشافها.

ثالثاً، تنسيق عميق مع منتجات دينغ توك للمكتب المشترك

التعاون تعريفه هو جعل المعلومات تتدفق بسلاسة بين الأشخاص المشاركين في المهام المختلفة، وهذه هي المنطقة الممتازة لدينغ توك البريد الإلكتروني.

١. البريد الإلكتروني+دليل جهات الاتصال:

الدليل العادي للبريد الإلكتروني يتطلب من المسئول الوصول إلى لوحة تحكم المجال المنفصلة لتحرير هيكل القسم، جهات الاتصال، والمجموعات البريدية، يجب تحديث دليل جهات الاتصال وصناديق البريد المقابلة يدويًا عندما ينضم موظف جديد أو يغادر. كما يتطلب من المستخدم، أثناء استخدام العملاء التابعين لجهات خارجية لتسجيل الدخول إلى البريد الإلكتروني، مزامنة دليل جهات الاتصال مع الجهاز المحلي من خلال بروتوكول CardDav، مما يزيد من خطر تسريب البيانات. البريد الإلكتروني لدينغ توك قد أضاف على الحل التقليدي الربط مع دليل جهات اتصال دينغ توك، ويتمتع الوظيفة الفريدة بصناديق البريد القسمية والمجموعات البريدية التي يمكن تحديث أعضائها ديناميكيًا، كما يسهل البحث عن الأشخاص. يمكن إنشاء البريد الإلكتروني الوظيفي آليًا عند انضمام موظف جديد باستخدام اسمه بالبينين (مثلاً عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.)، كما يمكن نقل بيانات البريد الإلكتروني في لحظة عند مغادرة الموظف.

٢. البريد الإلكتروني+التقويم:

وظيفة أساسية أخرى للبريد الإلكتروني هي إدارة المواعيد والبرامج. يمكنك استخدام تقويم دينغ توك أو إنشاء جلسة عبر مؤتمر فيديو لجدولة الأحداث أو الاجتماعات الإلكترونية، واختيار جهات الاتصال في البريد الإلكتروني كجهات مشاركة في الاجتماع، وسيتم إرسال الدعوة من خلال البريد الإلكتروني لبرنامج دينغ توك. ومن ناحية أخرى، يمكن للعملاء الخارجيين أيضًا إرسال دعوات مواعيد إلى البريد الإلكتروني لدينغ توك الخاص بك، ثم تُضم إلى تنبيهات تقويم دينغ توك، بحيث لا تفوتك البرامج الأساسية.

٣. البريد الإلكتروني+المستندات:

تتطلب الرسالة البريدية المهمة في كثير من الأحيان تحريرًا وإعادة تنسيقها عدة مرات، وفي هذه الحالة تعتبر مستندات دينغ توك هي الأداة المساعدة المثالية. تدعم مستندات دينغ توك تنسيق Markdown والتحرير الجماعي من قبل عدة أشخاص، وبعد الانتهاء من التحرير يمكن إرسالها بسهولة إلى جهات الاتصال، كما يمكن مزامنتها مع المحادثات. علاوة على المستندات عبر الإنترنت، يدعم البريد الإلكتروني لبرنامج دينغ توك أيضًا إرسال مستندات قرص دينغ توك كملف مرفق عبر الإنترنت، ليلبي احتياجات مشاركة الملفات الكبيرة.

الرابع، تمييز دقيق للبريد العشوائي

مصادقة البريد الإلكتروني على حالة شركة جيدة، لكن الصناعات السوداء والرمادية تستهدف هذه المستخدمين ذوي الجودة العالية لمحاولة تحقيق مكاسب غير قانونية عن طريق رسائل التسويق والإعلان أو رسائل钓鱼.

البريد الإلكتروني لدينغ توك يمتلك مهارة قوية لمنع البريد العشوائي، حيث يتعقب المعلومات مثل اسم النطاق والخوادم الخاصة بالمرسلين، ويحلل خصائص محتوى البريد العشوائي ويقوم بحظر البريد غير المرغوب فيه بدقة.

يمكن للمسؤولين أيضًا ضبط الميزات مثل قائمة سوداء للبريد الإلكتروني، وقائمة بيضاء للروابط، ومنطقة عزل البريد الإلكتروني، لتقليل تأثير سوء الحكم على العمليات.

الخامس، أمان البيانات

الأمان هو أساس العمل. البريد الالكتروني لدينغ توك يبني جدار الحماية للعمل عبر ثلاثة مراحل: أمن الوصول، أمن البيانات، وأمن الامتثال.

١. التحكم في الصلاحيات بشكل متقدم.

يمكن للمسؤول اتباع مبدأ "الحد الأدنى الضروري"، فَتح امتيازات البرامج الخاصة لبعض الموظفين، وتحديد نطاق استلام البريد الإلكتروني عبر البرامج الخارجية لمنع تسرب بيانات البريد الإلكتروني.

٢. القدرة على إعادة الاسترجاع في حالات الطوارئ.

في حالة حدوث ظروف طارئة، يمكن أيضًا استرداد البريد الإلكتروني داخل المؤسسة من قبل المسؤول.

٣. إدارة آمنة وموثوقة:

يمكن استخدام تسجيلات السجلات والتدقيق لمراقبة أنشطة البريد الإلكتروني العادية، لتحديد الأنشطة المشبوهة. بالإضافة إلى ذلك، توفر ميزة أرشيف البريد الإلكتروني حلاً سلسًا وموافقًا لتخزين واسترجاع بيانات البريد الإلكتروني.

✦ الخاتمة

البريد الإلكتروني لدينغ توك قيد التطوير المستمر، يتم توسيع الوظائف وحالات الاستخدام. ولتقليل التعقيد في شراء النطاق وتوريد وCNAME وتوريد MX وغيرها من الإجراءات عند فتح البريد الإلكتروني، تتعاون دينغ توك مع علي وان. عند شراء البريد الإلكتروني، يمكنك الحصول على نطاق بريد إلكتروني مجاني للشركة، مما يعزز من صورة علامتك التجارية. للمزيد من المعلومات يرجى النقر للاطلاع على المقال الأصلي للتواصل.