Bagaimana untuk mengadakan mesyuarat berkualiti tinggi menggunakan DingDing?

Mesyuarat adalah aktiviti perniagaan yang paling mahal di syarikat. Ia juga merupakan alat yang penting untuk pengurusan dan pembuatan keputusan korporat. Dalam proses pengurusan syarikat, sama ada pada peringkat pengurusan atasan mahupun pekerja barisan hadapan, mereka semua perlu menganjurkan atau menyertai pelbagai mesyuarat. Walau bagaimanapun, mesyuarat juga merupakan aktiviti perniagaan yang paling mahal. Terdapat satu formula yang diterbitkan oleh sebuah syarikat Jepun (kos mesyuarat = 2S x Q x T) untuk membantu syarikat mengukur kos mesyuarat dengan kuantitatif, dengan S bermaksud tiga kali gaji sejam purata pekerja, Q bermaksud bilangan peserta, dan T bermaksud panjang tempoh mesyuarat. Dengan anggaran kasar sahaja, kos untuk satu mesyuarat satu jam dengan kehadiran enam orang adalah sekitar RMB1,711. Kos mesyuarat juga meningkat secara eksponen mengikut peningkatan jumlah kehadiran dan tempoh mesyuarat. (* Nilai S dikira berdasarkan purata upah tahunan pekerja di syarikat berstruktur besar di China pada tahun 2023, iaitu RMB98,096.) Walau bagaimanapun, data kajian menunjukkan lebih daripada 50% masa mesyuarat sebenarnya telah terbazir: tiada kestabilan masa, mesyuarat sejam telah berubah menjadi siri maraton yang tidak berpenghujung; penuh dengan pelbagai ulasan tetapi sukar untuk dicapai fakta persefahaman; kesimpulan akhirnya berjaya dirumuskan tetapi tiada rancangan pelaksanaan dirangka. Mesyuarat seperti ini membazirkan masa yang berharga, dan menyebabkan keletihan yang ketara dalam kerja harian oleh ahli pasukan.

✦Mesyuarat adalah aktiviti perniagaan yang paling mahal

Mesyuarat adalah alat penting dalam pengurusan dan pembuatan keputusan syarikat. Dalam proses pengurusan syarikat, sama ada peringkat pengurusan mahupun pekerja barisan hadapan memerlukan penyertaan dan pengajuran pelbagai mesyuarat.

Walau bagaimanapun, mesyuarat juga merupakan aktiviti perniagaan yang paling mahal di syarikat. Terdapat satu formula yang diterbitkan oleh sebuah syarikat Jepun (kos mesyuarat = 2S x Q x T) untuk membantu syarikat mengukur secara kuantitatif, dengan S bermaksud tiga kali gaji sejam purata pekerja, Q bermaksud bilangan peserta, dan T bermaksud panjang tempoh mesyuarat. Secara anggaran kasar, kos mesyuarat selama sejam dengan kehadiran enam orang adalah sekitar RMB1,711. Kos mesyuarat akan meningkat secara eksponen mengikut peningkatan jumlah peserta dan tempoh mesyuarat. (* Nilai S dikira berdasarkan purata upah tahunan pekerja di syarikat berstruktur besar di China pada tahun 2023, iaitu RMB98,096.)

Walau bagaimanapun, data penyelidikan menunjukkan lebih daripada 50% daripada masa mesyuarat sebenarnya telah terbazir: tiada jadual masa, mesyuarat sejam berubah menjadi maraton tanpa penghujung; di penuhi dengan pelbagai perbualan tetapi sukar mencapai fakta persefahaman; berjaya mencapai kesimpulan tetapi tiada rancangan pelaksanaan. Jenis mesyuarat ini tidak sahaja membazirkan masa yang berharga, tetapi juga menyebabkan keletihan luar biasa kepada ahli pasukan dalam kerja harian.

✦ Apakah itu mesyuarat berkualiti tinggi

Mesyuarat merupakan masa apabila dua orang atau lebih berkumpul untuk berbincang satu atau lebih topik, sering kali dalam suasana yang formal atau perniagaan, tetapi mesyuarat juga biasa diadakan dalam pelbagai persekitaran lain. Mesyuarat juga boleh digunakan sebagai satu bentuk pembuatan keputusan berkumpulan.

——Wikipedia

Merujuk kepada penerangan Wikipedia, sama ada mesyuarat kecil dengan dua hingga tiga orang peserta, atau mesyuarat besar dengan ratusan dan beribu orang, sama ada sekadar majlis perkongsian maklumat atau mesyuarat brainstroming untuk perbincangan pelbagai pihak, intipati mesyuarat sentiasa berkisar kepada: Perbincangan (Discussion) dan Kesimpulan (Decision).

DingTalk mendapati melalui khidmat yang diberikan kepada pelanggan yang ramai bahawa ramai syarikat menghasilkan banyak keputusan/penyelesaian melalui mesyuarat tetapi gagal melaksanakannya dengan berkesan, iaitu sebab utama kualiti mesyuarat yang rendah. Kami percaya bahawa kualiti tinggi mesyuarat bergantung kepada keberkesanan perbincangan dan keberkesanan keputusan. Mesyuarat berkualiti tinggi tidak sahaja perlu meningkatkan kecekapan perbincangan semasa mesyuarat, tetapi juga melaksanakan dan merealisasikan keputusan selepas mesyuarat, barulah dapat dikatakan melaksanakan mesyuarat dengan baik.

✦ Gunakan DingTalk untuk adakan mesyuarat berkualiti tinggi

Untuk membantu pelbagai perniagaan dengan saiz, industri dan budaya berbeza merealisasikan mesyuarat berkualiti tinggi daripada teori hinggal praktik, DingTalk menghubungkan IM, Kalendar, Audio-Video, Raikan Mesyuarat dan Projek DingTalk (Teambition) untuk membina penyelesaian mesyuarat berkualiti tinggi yang meliputi situasi keseluruhan dari pra-mesyuarat, semasa mesyuarat sehingga pasca-mesyuarat.

Membolehkan pengajuran mesyuarat di syarikat mempunyai topik, persediaan, disiplin, rekod, kesimpulan, pengesanan dan hasil.

Pra-mesyuarat | Ada topik, ada persediaan

1. Tidak bijak membuat jemputan, jadikan masa mesyuarat terkunci

Penganjur boleh membuat jemputan mesyuarat pada Kalendar DingTalk, di mana sistem akan menyasarkan masa sesuai untuk perjumpaan berdasarkan kesediaan jadual setiap peserta, sambil mencadangkan waktu mesyuarat terbaik beserta dengan bilik mesyuarat kosong untuk membantu mempercepatkan proses penjadualan mesyuarat terbaik.

2. Templat mesyuarat, menjadikan persediaan agenda jelas dan teratur

Syarikat boleh mengkonfigurasi jenis mesyuarat berdasarkan situasi sebenar, yang menyokong pengaitan jenis mesyuarat dengan templat penjadualan mesyuarat tertentu, supaya proses mesyuarat dapat piawai. Penganjur boleh menetapkan pemegang dan tempoh perbincangan yang dirancang untuk setiap agenda, pemegang tugas memasukkan bahan mesyuarat ke dalam Raikan Mesyuarat, mengumpulkan semua maklumat pada satu tempat, membolehkan aset mesyuarat di dalam talian untuk disimpan dan dikaji semula.

3. Sorot dan komentar, baca dan fokuskan isu penting sebelum mesyuarat

Semua peserta perlu membaca bahan mesyuarat sebelum mesyuarat bermula, dan mereka boleh saling berkongsi maklum balas serta menumpukan kepada isu-isu utama melalui sorotan dan komen, menjimatkan masa perbincangan yang diperlukan semasa mesyuarat.

Semasa Mesyuarat | Ada disiplin, ada rekod, ada kesimpulan

1. Pemasa ceramah, perbincangan tanpa gangguan dan kawal masa

Apabila mod "Persembahan" diaktifkan, peserta secara automatik akan mengikut perspektif penuh skrin penceramah, mensimulasikan pengalaman "paparan skrin bersama". Fungsi pemasa dan pengesahan masa yang semakin hampir dengan tamatnya masa akan membantu penganjur mengawal alur mesyuarat dengan ketat untuk mengelakkan mesyuarat berpanjangan.

2. Mesyuarat dalam talian, sari kata dan terjemahan meningkatkan kerjasama jarak jauh

DingTalk Video Conference memastikan pengalaman konsisten sama ada untuk mesyuarat dalam talian atau luar talian. Peserta dalam talian boleh melihat dan menyertai perbincangan isu semasa secara langsung. Pengalaman sari kata automatik dan terjemahan pelbagai bahasa secara masa nyata membolehkan peserta dari negara berlainan untuk menyertai perbincangan dengan lancar, memastikan pertukaran maklumat adalah tepat dan cekap, meningkatkan kecekapan pengadunan mesyuarat antarabangsa.

3. Rekod tugasan, tugas diberikan ke individu dan jelas

Kes-kes keputusan dan tugas selepas mesyuarat boleh ditugaskan dengan jelas kepada ahli pelaksana berserta tarikh tamat tempoh untuk dilaksanakan, mengelakkan konflik dan kekeliruan tanggungjawab.

4. Kongsikan versi akhir, kesimpulan mesyuarat diselaraskan dengan cepat

Kesimpulan dan persefahaman yang dicapai semasa mesyuarat boleh didokumenkan dalam minit mesyuarat, yang menyokong fungsi dokumen tetap tanpa pengubahsuaian dan proses kelulusan. Maklum balas dokumen minit mesyuarat boleh sahaja dikongsikan kepada semua peserta melalui chat, dan mengelakkan risiko maklumat tersebar atau berkurang melalui penyampaian secara lisan.

Pasca-mesyuarat | Ada pengesanan, ada hasil

1. Penyeliaan mesyuarat, tugas terkumpul secara automatik untuk kemaskini

Semua tugas yang dikenal pasti semasa mesyuarat akan dikumpulkan secara automatik ke dalam panel pemantauan khas supaya tidak tersebar dan dipermudahkan pihak berkepentingan untuk memeriksa dan mengikuti perkembangan. Semua keadaan tugasan jelas pada pandangan sekilas sahaja, dan semua operasi berkaitan boleh diuruskan dengan mudah dalam satu jadual, termasuk penciptaan—penyusunan—pemotongan—pelaksanaan—penyelesaian tugas.

2. Pemakluman tugasan, pelbagai saluran penghantaran mesej kepada pelaksana

Selepas mesyuarat, informasi tugasan pihak pelaksana boleh dipaparkan dalam kalendar, memaklumkan pelaksana supaya memudahkan tugas diselesaikan tepat pada masa. Maklumat tentang tugasan kritikal boleh diselaraskan ke dalam sembang kumpulan dan sistem nombor, membolehkan semua pihak mengetahui perkembangan tugas secepat mungkin. Laporan harian projek boleh diringkaskan secara automatik dengan maklumat penting seperti penyelesaian tugas dan risiko lewat.

3. Rekod perkembangan, pengurusan mengetahui maklumat sesuatu masa

Pengurusan keputusan mesyuarat dalam bentuk tugas boleh diurus dengan fleksibel menggunakan enjin tugas terkemuka (tambah komen, pecah tugas kecil, muat naik fail, tukarkan komen, dll.). Semua maklumat yang penting dalam "Perlu Dilakukan" boleh dipaparkan dalam satu kad, dan pihak pengurusan boleh mengikuti perkembangan semua tugas secara benar masa walaupun melalui telefon bimbit.

4. Meningkatkan pengurusan secara sistematis keputusan mesyuarat melalui Projek

Keputusan mesyuarat yang penting dan memerlukan perhatian teliti boleh dilaksanakan menerusi Projek DingTalk (Teambition). Laporan data projek yang terperinci dan pelbagai pilihan paparan kemajuan, selain sokongan fungsi API yang terbuka dan komprehensif untuk bantu syarikat menguruskan, menganalisis dan mengesan pelaksanaan keputusan secara bersistem.

✦Kesimpulan

Kami percaya mesyuarat berkualiti tinggi mampu meningkatkan penyampaian maklumat, menggabungkan pelbagai pandangan dan mencapai keputusan yang berilmu, seterusnya memacu pembangunan syarikat. Meningkatkan kualiti mesyuarat adalah merupakan topik penting dihadapi oleh setiap syarikat, manakala keberkesanan perbincangan (Discuss) dan keberkesanan keputusan (Decision) adalah teras mesyuarat berkualiti tinggi.

Penyelesaian mesyuarat berkualiti tinggi yang diberikan oleh DingTalk, menerusi konsep "pra-mesyuarat – bersedia dengan topik tertentu", "semasa mesyuarat – disiplin diri, merekodkan sesi dan mengemukakan kesimpulan" dan "pasca-mesyuarat – mengesan dan hasilkan output untuk membantu mesyuarat di syarikat mencapai perbincangan dan keputusan berkesan."