Nâng cấp luồng công việc DingTalk, tự động hóa mạnh mẽ đã đến!

Khái niệm về workflow (luồng công việc) này, tin rằng nhiều người không cảm thấy xa lạ, đặc biệt khi nó kết hợp cùng các thể智能体 AI, lại trở thành một điểm nóng. Nói một cách đơn giản, workflow rất phù hợp để xử lý các công việc có nhiệm vụ rõ ràng nhưng cần quy trình dài hoặc nhiều bước, giống như việc làm theo công thức nấu ăn vậy, bạn chỉ cần làm theo từng bước. Nó có thể giảm bớt thời gian cho con người làm việc lặp lại, phức tạp, mang tính xác định. Trong khi đó, các thể智能体 phần lớn được sử dụng trong các tình huống đòi hỏi khả năng ứng biến linh hoạt và sáng tạo tự do, phát huy tốt nhất ưu điểm của các mô hình lớn. Trong công việc thực tế, điều chúng ta cần cân nhắc nhiều hơn chính là độ chính xác khi thực hiện nhiệm vụ, và chìa khoá nằm ở chính "workflow". Nó có thể tổ chức quy trình phù hợp với vấn đề thực tế và môi trường làm việc, giống như xây ra một tuyến đường ray kỹ lưỡng, giúp mỗi bước hoạt động của mô hình lớn chạy hiệu quả theo lộ trình đã định. Bây giờ, bạn đã có thể sử dụng chức năng "workflow" trên trợ lý AI của DingTalk hoặc nhóm DingTalk để thực hiện tự động hóa đối với các nhiệm vụ phức tạp và đa khâu.

Khái niệm workflow (luồng công việc) này, tin rằng nhiều người không cảm thấy xa lạ, dưới sự hỗ trợ của các thể智能体 AI, nó đã trở thành một chủ điểm nóng.

Giải thích đơn giản thì workflow rất phù hợp để xử lý các công việc có nhiệm vụ rõ ràng nhưng cần quy trình dài hoặc nhiều bước, điều này cũng tương tự như khi bạn làm theo công thức nấu ăn. Điều này có thể giúp giảm bớt thời gian mà con người tiêu tốn vào những việc lặp đi lặp lại, phức tạp và mang tính xác định. Trong khi đó các thể智能体 thường được dùng để thực hiện các công việc cần xử lý linh hoạt và sáng tạo tự do, từ đó phát huy tối đa hiệu quả của các mô hình lớn.

Trong công việc thực tế, điều quan trọng hơn là độ chính xác của việc thực thi nhiệm vụ, và cốt lõi của nó nằm trong cái gọi là workflow. Nó có thể sắp xếp quy trình thông qua việc kết hợp với các vấn đề và bối cảnh công việc thực tế, giống như một con đường được tạo ra một cách chuẩn xác, đảm bảo từng thao tác của mô hình lớn đều vận hành hiệu quả đúng theo lộ trình định sẵn.

Bây giờ, bạn có thể sử dụng workflow trong trợ lý AI DingTalk hoặc nhóm DingTalk để tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp và đa khâu.

Workflow là gì?

Workflow là một dạng chức năng giúp thiết lập các trình tự nghiệp vụ phức tạp thông qua việc kết nối trực quan tất cả các kỹ năng, các đoạn mã, năng lực AI và tiến trình xử lý. Mỗi bước trong luồng công việc đều rõ ràng và có thể kiểm soát. Người dùng hoàn toàn có thể dựng nên workflow chỉ qua thao tác kéo thả đơn giản, không cần phải có bất kỳ kiến thức lập trình nào, ngay cả các nhân viên nghiệp vụ cũng dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

Cụ thể hơn, workflow trên DingTalk bao gồm nhiều nút khác nhau, mỗi nút có thể thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Người dùng có thể tự do thiết lập thứ tự các công việc này trên bảng vẽ (canvas) để giúp đơn giản hóa quy trình phức tạp đồng thời thực hiện tự động hóa cho nhiệm vụ đó.

Hiện tại, năng lực workflow của DingTalk đã được tích hợp liền mạch vào nhiều trường hợp người dùng thường xuyên sử dụng: Trợ lý AI, nhóm máy (bot), bảng nhiều chiều và tiến trình phê duyệt, từ đó nâng cao hiệu quả hợp tác và làm việc hằng ngày.

Workflow đã được nâng cấp hoàn toàn mới

1. Bổ sung chức năng nhánh và lặp, nâng cao tính linh hoạt trong luồng công việc

Để xử lý tốt hơn các luồng công việc có logic phức tạp và yêu cầu cao về độ ổn định, chúng tôi bổ sung vào workflow khả năng điều kiện phân nhánh và khả năng lặp lại.

● Khả năng phân nhánh điều kiện:

Dạng luồng công việc trước đây của DingTalk chỉ hỗ trợ một loại logic thực thi duy nhất. Nhưng với đa số nhiệm vụ, cách thức đơn nhất này thường không đủ đáp ứng các trường hợp phức tạp. Mỗi tình huống nghiệp vụ có thể có nhiều trường hợp phát sinh, cần phải có phương án xử lý tương thích khác nhau.

Vì vậy, chúng tôi đã thêm vào khả năng phân nhánh theo điều kiện cho workflow hiện tại, áp dụng cho việc thực thi các nhiệm vụ theo nhánh khác nhau dựa trên các quy tắc tự định nghĩa của doanh nghiệp trong các trường hợp nghiệp vụ khác nhau. Khả năng này giúp tăng tính chính xác và linh hoạt khi thực thi.

Ví dụ: Công ty luật ZhiDe xây dựng trợ lý luật ZhiTong. Khi người dùng đặt ra câu hỏi, trợ lý pháp lý sẽ ưu tiên gọi chức năng trả lời kiến thức và trực tiếp trả lời cho người dùng. Nếu tra cứu không tìm thấy kết quả tương ứng, hệ thống sẽ tự động kích hoạt luồng công việc riêng, ghi nhận vấn đề đó vào bảng đa chiều, và sau đó chuyển qua xử lý bằng con người.

● Khả năng lặp lại

Tr trong công việc hàng ngày, chúng ta thường xuyên đối diện với nhiều nhiệm vụ lặp lại. Dù các phần việc này có tầm quan trọng, nhưng lại rất tiêu tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Chính vì lý do đó, chúng tôi mới thêm vào khả năng lặp lại trong workflow. Giản đơn mà nói, chính là lặp lại hành động nhất định. Hãy tưởng tượng, khi bạn cần xử lý đồng loạt nhiều nội dung, một lượng dữ liệu lớn hoặc một hành động cần phải thực hiện lặp lại nhiều lần, khả năng lặp sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong hoàn cảnh này.

Thí dụ, một đội ngũ bán hàng thương mại điện tử sử dụng một workflow tự động theo định kỳ để theo dõi đánh giá người dùng trong nhóm DingTalk. Mỗi tuần, nhóm máy sẽ đồng bộ hàng loạt phản hồi của người dùng từ hệ thống thương mại điện tử sang bảng dữ liệu nhiều chiều, đồng thời nhắc nhở các nhân viên dịch vụ trong nhóm xử lý kịp thời. Thông qua phương thức tự động hóa này, nhóm có thể nhanh chóng hiểu được phản hồi thực tế từ người dùng, dùng để cải tiến hoạt động kinh doanh, đồng thời cải thiện tỷ lệ chuyển đổi mua hàng cho sản phẩm.

2. Thêm khả năng kích hoạt bằng nút bấm, thúc đẩy tự động hóa

Thông thường, ứng dụng AI thường sử dụng các vòng đối thoại để hướng dẫn hoặc yêu cầu AI giúp thực hiện nhiệm vụ. Trong môi trường sử dụng thực tế, do nhiều AI hoặc nhiều nhiệm vụ khác nhau sẽ phát sinh mối phụ thuộc khi thực thi công việc. Nếu chỉ dựa vào đối thoại thì không thể truyền đạt lệnh một cách chính xác. Đối với nhiều người dùng, việc trước tiên phải hiểu mối liên hệ giữa các AI, rồi mới điều chỉnh chính xác mức lệnh vẫn tồn tại mức độ khó nhất định.

Vì vậy chúng tôi nâng cấp chức năng workflow và tích hợp yếu tố "nút bấm" trong thẻ tin nhắn - một yếu tố quen thuộc với người dùng hiện nay. Trong một số trường hợp công việc có nhiều bước, người dùng có thể thay vì nhập lệnh bằng đối thoại, chỉ cần nhấn vào nút bấm điều khiển. Khi nhấn nút, chúng ta có thể kích hoạt một trợ lý AI khác hoặc một kỹ năng khác, giúp thực hiện kết nối luồng công việc không ngắt quãng và truyền đạt tham số chính xác. Nhờ đó người dùng chỉ cần tập trung vào yêu cầu của mình, mà không phải quan tâm đến mối tương tác nội bộ giữa các AI.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp sản xuất, họ đã dựng một trợ lý AI hỗ trợ đặt phòng hành trình đi lại bằng workflow. Khi nhân viên đặt vé máy bay, họ chỉ cần bấm vào nút là có thể chọn và hoàn tất quá trình đặt vé tự động, không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần trong hộp chat.

3. Kết nối với phê duyệt OA và hộp thư, nâng cao khả năng kết nối

Workflow sau khi nâng cấp, hiện đã bổ sung khả năng liên kết với phê duyệt OA trên DingTalk và với hệ thống email bên ngoài (ví dụ như tài khoản 163, QQ, Alibaba email), từ đó mở rộng thêm công suất hành động của trợ lý AI hoặc các nhóm máy.

Trong tiến trình làm việc truyền thống, người dùng thường xuyên phải chuyển đổi giữa các hệ thống khác nhau và nhập liệu thủ công, điều này không những mất thời gian mà còn dể phát sinh sai xót. Với khả năng kết nối của workflow, người dùng có thể thực hiện trao đổi liên hệ giữa nhiều hệ thống khác nhau trên cùng một nền tảng. Ví dụ, trong quá trình phê duyệt dự án, bạn có thể dùng trợ lý AI hoặc robot nhóm tự động phát động quy trình phê duyệt OA của DingTalk, đồng thời gửi thông tin phê duyệt đến email cá nhân, đảm bảo các nhân sự liên quan nhận được thông báo một cách kịp thời. Điều này giúp giảm thiểu công việc lặp lại và nâng cao rõ rệt tính chính xác cũng như kịp thời của thông tin.

Hiện tại, workflow trên DingTalk đã cung cấp hơn 90 khả năng liên kết phong phú, hỗ trợ người dùng tích hợp các chức năng cơ bản như tạo nhóm, tạo tài liệu, gửi lịch trình làm việc, tạo nhắc việc, quản lý kho tri thức… vào trong workflow, cũng như dùng được một số dịch vụ bên thứ ba như tìm kiếm tin tức, tra cứu lộ trình, tạo mã QR, nhận dạng OCR…

Tự tạo một trợ lý AI sản xuất podcast

Workflow có ứng dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực như phân tích chứng khoán, trích xuất nội dung, sáng tạo video ngắn, dịch vụ khách hàng thông minh, quản lý danh tiếng và các mục đích khác. Trong thực tế ứng dụng, người dùng có thể học cách xây dựng và sử dụng workflow thông qua nền tảng trợ lý AI của DingTalk với các hướng dẫn và ví dụ mẫu.

Dưới đây, chúng ta hãy cùng thử lấy ví dụ "trợ lý sản xuất podcast" để minh họa quá trình thiết kế workflow rõ ràng.

Nhìn trước kết quả:

Mục tiêu của chúng ta là xây dựng một trợ lý có thể truy cập mạng để tra cứu tin tức hot và tạo nội dung đài phát thanh tương ứng. Nếu hài lòng với nội dung được tạo ra, bạn còn có thể chuyển nội dung đó thành bản audio podcast hoặc đưa vào kế hoạch chủ đề.

Để đạt được mục tiêu này, chúng ta sẽ cần dựng ba workflow như sau:

Workflow đầu tiên: "Tạo audio", chịu trách nhiệm chuyển nội dung podcast thành tệp audio tương ứng.

Workflow thứ hai: "Tạo nội dung podcast", có thể sáng tạo nội dung podcast dựa trên nội dung tin tức.

Workflow thứ ba: "Tra cứu tin tức hot". Ở đây, chúng ta sẽ sử dụng chức năng lặp lại (loop), thêm một nút thao tác có thể chọn vào từng bài tin tức được tra cứu.

Điểm quan trọng là khi bạn nhấp vào nút "Tạo podcast ngay" này, trợ lý AI sẽ lập tức gọi workflow thứ hai - "Tạo nội dung podcast", và sử dụng nội dung của tin tức này để sáng tạo nội dung podcast.

Dù là trong nhóm DingTalk, bảng đa chiều hay trợ lý AI, chỉ cần dùng đúng workflow, chúng ta có thể tạo ra rất nhiều trường hợp tự động hóa.

Là một cách chơi nâng cao của thể智能体, workflow mô phỏng quá trình tư duy của con người, lên kế hoạch cẩn thận cho tiến trình hoạt động của AI, từ đó cải thiện khả năng hoạt động linh hoạt và tự động hóa khi xử lý công việc của mô hình lớn.

Chỉ khi đó, AI mới thật sự trở thành động cơ mạnh mẽ thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh và hiệu quả làm việc, mang lại lợi ích cho mỗi cá nhân.

Công ty đa lĩnh vực DomTech (DomTech) là nhà cung cấp dịch vụ chính thức chỉ định bởi DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn biết thêm các nội dung ứng dụng trên nền tảng DingTalk, bạn có thể trực tiếp tham khảo bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, với kinh nghiệm phong phú về dịch vụ thị trường và có thể cung cấp cho bạn giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!