منصة荣悦: تحقيق التعاون عبر الأقسام من خلال تقليل التعقيد، وبناء منصة متكاملة لصناعة المطاعم والولائم

«لا شك أن منصة ييدا لتطوير التطبيقات من دينغ تونغ تعتبر محركًا مُسرِّعًا لرقمتنا، فبصفتنا شركةً تنمو بسرعة، كان لدينا حاجة مُلحة لحل يُمكّننا من سد فجوة تغير متطلبات العمل بسرعة وخفض حواجز الدخول في البرمجة. بفضل قدراتها القوية منخفضة الشفرة (Low-Code)، تمكّنا بسرعة من بناء تطبيقات متنوعة مناسبة لمنطق العمل لدينا مما زاد من كفاءة التطوير بشكل كبير. ما يُجدر الإشارة إليه أكثر، هو أنه مكن الموظفين غير التقنيين من المشاركة في إنشاء التطبيقات وتحسينها، لتحقيق تكامل حقيقي بين العمليات التقنية واحتياجات العمل» – ليغان، رئيس مجلس إدارة رونغ يويه تاي.

«لا شك أن منصة ييدا لتطوير التطبيقات من دينغ تونغ تعتبر محركًا مُسرِّعًا لرقمتنا، فبصفتنا شركةً تنمو بسرعة، كان لدينا حاجة مُلحة لحل يُمكّننا من سد فجوة تغير متطلبات العمل بسرعة وخفض حواجز الدخول في البرمجة. بفضل قدراتها القوية منخفضة الشفرة (Low-Code)، تمكّنا بسرعة من بناء تطبيقات متنوعة مناسبة لمنطق العمل لدينا مما زاد من كفاءة التطوير بشكل كبير. ما يُجدر الإشارة إليه أكثر، هو أنه مكن الموظفين غير التقنيين من المشاركة في إنشاء التطبيقات وتحسينها، لتحقيق تكامل حقيقي بين العمليات التقنية واحتياجات العمل».

– ليغان، رئيس مجلس إدارة رونغ يويه تاي.

تم تأسيس رونغ يويه تاي لتنظيم حفلات الزفاف والمناسبات في عام 2018، وقد ركز منذ ذلك الحين على إنشاء نموذج جديد ومتكامل لإدارة حفلات الزفاف في فنادق راقية في الصين (أي الجمع بين قاعة المناسبات والمُعدات الفاخرة وخدمات الطبخ وتنظيم الحفلات وموظفي الخدمات المتخصصة في مكان واحد). حاليًا، تمتد عملياتها إلى مناطق شرق الصين ومنطقة خليج قوانغدونغ وهونغ كونغ وماكاو والى أكثر من 10 مدن، حيث تمتلك أكثر من 20 فرعًا وبنيت أكثر من 100 قاعة مناسبات، وتقدم خدماتها إلى ما يقارب 10,000 زوج شابّ سنويًا. في عام 2024، نجحت في إدراج أسهمها (IPO) في بورصة دي قوانغماكاو، وفازت بجائزة «شركة ناشئة في عام 2024» ضمن فئة "الاستهلاك الكبير في الصين" من مجلة فوربس. وتسعى رونغ يويه تاي إلى أن تصبح علامة تجارية وطنية معروفة لإدارة القاعات، مع هدف افتتاح 30 فرعًا جديدًا، إضافةً إلى أكثر من 150 قاعة مناسبات جديدة خلال خمس سنوات قادمة، وذلك لتطوير المنظومة بالاعتماد على معايير مُتعددة وذات طابع احترافي وشخصي.

في عام 2024، ومع دخول الشركة عامها السادس، واجهت تحديات كبيرة في تكامل العمليات، وصعوبة تراكم إدارة بيانات العملاء والمبيعات، وارتفاع تكلفة الإحصائيات وحدوث الأخطاء بسهولة. لذا، باشرت إدارة الفندق بالبحث عن حلولٍ مناسبة. وبعد مقارنة متعددة، قررت في يوليو استخدام منصة ييدا للتطوير منخفض الشفرة، وهي المنصة الرسمية لتطبيق دينغ تونغ. منصة ييدا أثارت انتباه الإدارة بفضل قدرتها العالية على تشييد العمليات، ومرونتها في معالجة البيانات، وحلولها الغنية في مختلف القطاعات. وجدت الإدارة أن القدرة على بناء نظم معلومات مخصصة بسرعة تلبي بدقة احتياجاتها التشغيلية المُتكاملة واحتياجاتها للرؤية الواضحة للبيانات.

باستخدام الوحدات القياسية ونموذج التخصيص الذاتي في منصة ييدا، ومن خلال التعاون مع مزود الخدمة لموقع دينغ تونغ الرسمي، قامت رونغ يويه تاي ببناء 9 وحدات أعمال رئيسية وحوالي مئة من الوظائف الأساسية خلال 3 أشهر فقط، لتلبية متطلبات الإدارة الرقمية لسيناريوهات الأعمال الأساسية في الشركة، بما في ذلك وحدات العرض التفاعلي للبيانات، وتشغيل العلامة التجارية، وإدارة العلاقات مع العملاء CRM، وإدارة المشتريات، وإدارة المطابخ، وإدارة المشاريع الهندسية، وإدارة الأصول، وإدارة الجودة والمتابعة.

cockpit العمليات – رقمية الأعمال وإدارة المعرفة المُدعمة بالبيانات

شاشة البيانات الشاملة لقيادة الأعمال:

يتم جمع المقاييس الأساسية لكل قطاع وحدة من الأعمال وعرض البيانات عبر لوحة معلومات مركزية مما يمنح الإدارة فهماً شاملاً لبيانات الشركة ويُسهم في دعم القرارات الإدارية بالمعلومات.

cockpit إدارة المُلاك:

يستطيع المُلاك استخدام التطبيق على الهاتف لتتبع بيانات العمليات الحيوية للشركة، مما يضمن قيادة مبنية على البيانات. البيانات الأساسية تشمل: إنجاز الأهداف السنوية، وتوزيع تنفيذ العمل بالشهر، وتصنيفات المقبوضات بالفروع، وتصنيفات أداء مندوبي المبيعات، وإجمالي عدد العملاء المحصل عليهم، وعدد العملاء غير المؤكدين بعد، ونسبة الإغلاق، ونسبة الطلب الأولي، وتقارير التنقيب عن العملاء، ونسبة الإحالات، ونسب قنوات استقطاب العملاء، وتوزيع أنواع الحفلات، وحجم المبيعات الثانوية، ومستوى المخزون بكل فرع، ودخل التشغيل الإجمالي، وتكاليف الصيانة، وتقارير التفتيش على الجودة، وغيرها.

إدارة الأنشطة التسويقية، لمعرفة العائد من كل فعالية

تُتيح ميزانية الحملات المخطط لها سنيّاً والأنشطة الشهرية لكل فرع معرفة العائد من كل فعالية، مما يمنح إدراكًا شاملًا للملاك. التركيز يكون على إدارة الحملات الترويجية للعلامات التجارية لكل فرع خلال مراحل البيع المُقدّم والنشط، وربطها بآلية توزيع ميزانية الفعاليات الخاصة بكل فرع. من مرحلة التخطيط المسبق للنشاط، مرورًا بتتبعه أثناء التنفيذ، وصولاً إلى تحليل الأداء ما بعد الحدث، يُبنى منهجية لإدارة دورية تمكن الإدارة من مراقبة الإنفاق بدقة وتعميق الفهم حول قياس وتقييم فعالية الحملات التسويقية.

إدارة العملاء، الإدارة المُوحّدة لقاعدة البيانات العميلية

في المراحل الأوّلية، استخدمت الفروع الأنظمة التجارية CRM المُستخدم في القطاع، ومع توسّع الفروع، ظهرت مشاكل التجزئة في البيانات واضحة بشكل متزايد، ومع كل فرع جديد، تحتاج الشركة دفع مصاريف تقدر بعشرات الآلاف لشراء أنظمة منفصلة، مما رفع التكاليف. بعد تطوير المنصة عبر ييدا، تم تطوير نظام لإدارة العملاء بسلاسة من جمع البيانات وتطوير الفرص وحجز الطلبات وحتى متابعة العقد والدعم الفني. كما تمت مزامنة إدخال بيانات العملاء من الماركتينج، وتم الاستفادة من خاصية إرسال الإشعارات عبر تطبيق دينغ تونغ وخاصيّة البث الصوتي باستخدام الذكاء الاصطناعي لتذكير الملاك ورئساء الفروع دوريًا بحالة التنقيب عن العملاء، وحالة متابعة الفرص مع العملاء الحاليين، وحالة الطلبات، وحالة إنجاز الأهداف لدعم إدارتهم ببيانات ميدانية.

ومن أجل تسهيل العمل على الهواتف المحمولة في مرحلة إدخال الطلبات، تم تصميم واجهة عرض بسيطة توضح جدول الحجوزات والطاولات المتوفرة، والتي من خلالها يمكن إتمام تنفيذ حجز الأوقات ومنح الخدمات المتعددة في خطوة واحدة.

وبما أن الإحالات من العملاء الحاليين مصدر هام لجذب عملاء جدد في الأعمال الخدمية، فإن إدارة ما بعد البيع تحظى بأهمية كبيرة، ولهذا تم استخدام منصة ييدا لإدارة متابعة جودة الخدمات في الفرع. عبر وظائف تُحدد معايير جودة الخدمة، وتتبع الجودة خلال التنفيذ، وتصنيف جودة الفروع شهريًا، والتحليل الإحصائي متعدد الأبعاد، تم بناء آلية مغلقة لتحسين جودة الخدمة. عبر تحديد معايير جودة واضحة، وفر النظام أدلة سلوك واضحة للعاملين في الخدمة، مما جعل العمليات مُوحّدة ومحترفة

الشؤون الإدارية – المشتريات – سلسلة التوريد، تتصل جميع المراحل

تم إنشاء مكتبتين: مكتبة الأطباق ومكتبة عروض الأطباق، حيث تم إدخال بيانات الأطباق والوجبات الخاصة بقاعات المناسبات والمطاعم الحالية. بالإضافة إلى ذلك، تم إنشاء «شهادة الأطباق» (بطاقة الإجراءات الموحّدة القياسية SOP) لكل طبق، هذه البطاقة تُحدد مكوناته الأساسية، المكونات الثانوية، التوابل، والمراحل التفصيلية لتحضيره، مما ساهم في تراكم بيانات الأطباق الأساسية، وتم ربطها إلكترونيّاً بنظام المشتريات، حيث يتم حساب الكميات المطلوبة آليًا استنادًا إلى معلومات البيانات الأساسية للمكونات.

في العمليات اليومية، قبل الشراء، يمكن لمديري المشتريات في الفرع استخدام نظام CRM للحصول على معلومات الطلب الخاصة بحفلات اليوم التالي، حيث تُولّد المنصة بشكل آلي قائمة مفصلة لطلبات المشتريات، تحتوي على جميع الكميات المطلوبة من المواد الخام والمشروبات وفقًا لطلب الزفاف. ومن ثم يستخدم مديرو المشتريات في الفرع هذه المعلومات لوضع أوامر الشراء، وبعد التأكد من دقتها، يتم إنشاء أمر شراء بصيغة PDF وإرساله إلى الموردين.

بعد استلام الموردين لطلبات الشراء، يتم إعداد السلع وفقًا لفترة التسليم المتفق عليها وتوصيلها إلى الفرع. يقوم موظفو المطبخ بعملية استلام البضائع عبر مطابقة الكميات ومواصفات المواد الخام الواردة مع معايير الجودة، وضمان مطابقتها لما هو مُسجل في الطلب. بعد انتهاء مراقبة الجودة، يتم توفير المنتجات في مناطق التخزين المُخصصة. خلال عملية التخزين، تُحدَّث سجلات المخزون تلقائيًا على صفحة المشتريات وتُنشأ أوامر استلام كمستندات داعمة

وبعد انتهاء حفلات الزفاف، يتم تعليم العمال في المخازن لإدخال أوامر صرف الدقيق من خلال المنصة، بناءً على الكميات الفعلية للطعام والمشروبات المُسجلة في نظام CRM لضمان الدقة والكفاءة. كما تُعطى البيانات تغذية راجعة لإدارة مراقبة المخزون وحساب التكاليف. مع دعم هذه المنصة، تم تحقيق تتبع شفاف لإدارة عملية الشراء من البداية إلى النهاية.

المساعد الذكي، إصلاح الأعطال بنقرة واحدة

خلال الجولات الروتينية في الفرع، وبمجرد اكتشاف أي خلل في المعدات، يمكن تعبئة طلب صيانة عبر المساعد الذكي باستخدام الإدخال الصوتي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن الحصول بسهولة على معلومات حيّة حول حالة تشغيل المعدات وتكاليف إصلاحها باستخدام استفسارات الذكاء الاصطناعي. أما بالنسبة للبيانات التي تولِي لها إدارة الفرع اهتمامًا خاصاً، فيمكن بث هذه البيانات تلقائيًا على فترات مُحددة

قامت شركة رونغ يويه تاي باستخدام منصة التطبيقات منخفضة الشفرة ييدا لبناء منصة متكاملة لإدارة حفلات الزفاف، مما كسر الحواجز بين الأقسام في الفرق عبر استخدام منصة واحدة. باستخدام النماذج والاستمارات وإجراءات العمل، ولوحات المعلومات وغيرها من الأدوات، تم تحقيق مكتب خالي من الورق بعملية تعاونية، مما رفع الكفاءة وزاد الأداء في العمل. وتضم رونغ يويه تاي أكثر من 20 فرعًا، مما يحقق تحولًا رقميًا شاملاً يغطّي العمليات في كل الفروع ومقار الشركة. بالمقارنة مع التطوير المُخصص بالكامل، أنقذت الشركة أكثر من 1 مليون يوان صيني من تكاليف البرمجيات، كما تم اختصار الوقت اللازم للبناء، حيث كان متوقعًا أن يستغرق التطوير بالكامل بالاعتماد على الكود المُخصص من 10 إلى 12 شهرًا، بينما استغرق البناء عبر منصة ييدا 4 شهور فقط، مما مكّن الشركة من تطبيق المنصة خلال 6-8 أشهر قبل الموعد المتوقع.

صرّح المدير لي، أن منصة إدارة المناسبات المتكاملة القائمة على ييدا تغطي إدارة الصناعة بوجه عام، وهو مستعد للمشاركة بصاح خبراتهم مع الشركات الشبيهة مما يُوفِّر الجهد والوقت ويعزز الإدارة في صناعة القاعات والحفلات.