RongYue Tai: Mewujudkan Platform Terpadu Industri F&B melalui Low-Code dan Kolaborasi Antar Departemen

«Platform kode rendah DingTalk Yida jelas merupakan pendorong besar dalam proses transformasi digital perusahaan kami. Sebagai perusahaan yang berkembang cepat, kami sangat memerlukan suatu solusi yang mampu dengan cepat menghadapi perubahan dalam kebutuhan bisnis sekaligus menekan hambatan teknologi. Berkat kemampuan kode rendah yang dimiliki DingTalk Yida, kami dapat dengan cepat membangun bermacam aplikasi yang sesuai logika bisnis dalam waktu singkat sehingga efisiensi pengembangan meningkat secara signifikan. Lebih penting lagi, kini personal non-teknis pun bisa ikut serta dalam penciptaan dan pengoptimalan aplikasi, sehingga tercipta integrasi yang mulus antara bisnis dan teknologi.» —— Li Gan, Chairman Ronytar

“Platform kode rendah DingTalk Yida jelas merupakan pendorong besar dalam proses transformasi digital perusahaan kami. Sebagai perusahaan yang berkembang cepat, kami sangat memerlukan suatu solusi yang mampu dengan cepat menghadapi perubahan dalam kebutuhan bisnis sekaligus menekan hambatan teknologi. Berkat kemampuan kode rendah yang dimiliki DingTalk Yida, kami dapat dengan cepat membangun bermacam aplikasi yang sesuai logika bisnis dalam waktu singkat sehingga efisiensi pengembangan meningkat secara signifikan. Lebih penting lagi, kini personal non-teknis pun bisa ikut serta dalam penciptaan dan pengoptimalan aplikasi, sehingga tercipta integrasi yang mulus antara bisnis dan teknologi.

—— Li Gan, Chairman Ronytar

Ronytar Wedding Banquet Center berdiri pada tahun 2018, dan terus berfokus pada pengembangan sebuah model baru hotel pernikahan premium terintegrasi di Tiongkok (yaitu hotel acara yang menggabungkan ruang seremoni, dekorasi pernikahan berkelas, layanan katering, perencanaan pernikahan, serta tenaga profesional terpadu). Saat ini bisnis kami telah berkembang ke banyak wilayah, termasuk Zona Ekomomi Delta Sungai Yangtze dan Greater Bay Area di lebih dari 10 kota. Kami kini memiliki lebih dari 20 outlet dan seratus ruang acara, serta melayani hampir 10.000 pasangan pengantin setiap tahun. Tahun 2024 telah berhasil melantai (IPO) di DGCX (Drip Capital Exchange), sekaligus memperoleh penghargaan "Perusahaan Baru Tahun Ini" dalam kategori Great Consumer tahun Forbes China 2024. Ronytar bertujuan menjadi merek jaringan hotel acara terkenal secara nasional, berencana membuka 30 outlet baru dalam lima tahun mendatang serta menambahkan lebih dari 150 ruang acara. Kami akan membentuk daya saing inti brand melalui layanan multinasional, berdaya jangkau luas, profesional, serta personalisasi, sekaligus memperluas ekspansi jaringan.

Tahun 2024, setelah perusahaan memasuki tahun kelima, kami menghadapi tantangan berat seperti kurangnya sinkronisasi diantara proses bisnis, kesulitan pengumpulan data pelanggan di sistem, serta biaya tinggi dan kesalahan dalam pengumpulan data di antara berbagai departemen. Atas tantangan ini, pihak manajemen hotel mulai aktif mencari solusi. Setelah komparasi dan riset ekstensif, kami memilih Yida, platform kode rendah resmi dari DingTalk di bulan Juli. Keunggulan Yida dalam membangun bisnis, kemampuan pengelolaan data yang fleksibel, dan solusi industri kaya menarik minat manajemen. Khususnya, keunggulan Yida dalam cepat membangun sistem informasi sesuai kebutuhan bisnis perusahaan sangat cocok dengan kebutuhan mendesak hotel kami dalam integrasi bisnis dan visualisasi data.

Dengan memanfaatkan mode modul standar dan konfigurasi kustom Yida, Ronytar bekerja sama dengan penyedia layanan resmi DingTalk untuk membangun 9 modul bisnis utama serta hampir 100 fitur inti dalam tiga bulan, sehingga memenuhi kebutuhan manajemen digital di berbagai skenario bisnis inti perusahaan, termasuk berikut modul fungsional: papan data besar layanan, operasional brand, CRM, pengelolaan pembelian, layanan dapur dan teknis, pengelolaan proyek, manajemen aset, serta pengawasan layanan.

Kokpit Pengelolaan Usaha, menghadirkan transformasi digital dan manajemen intelijensi

Papan Data Global Operasional Perusahaan:

Data dari seluruh unit bisnis inti dalam operasi perusahaan dikumpulkan dan disajikan dalam layar data besar, memudahkan manajer mengetahui data operasional secara menyeluruh dan memberikan dukungan data untuk pengambilan keputusan bisnis.

Kokpit Pengelolaan Pengusaha:

Pengusaha bisa mengawasi data inti operasional perusahaan melalui ponsel kapan saja, menjadikan data sebagai landasan pengelolaan, menjadikan operasional bisnis jelas dan manajemen efektif. Data inti meliputi pemasaran tahunan, pelaksanaan bulanan, peringkat pendapatan toko, peringkat kinerja penjualan, jumlah total pelanggan, pelanggan terdaftar yang belum deal, tingkat kesepakatan, tingkat kesepakatan per transaksi pertama, upaya pelacakan pelanggan, tingkat pengenalan ulang, saluran asal pelanggan, distinasi jenis acara, penjualan lanjutan, stok toko, margin laba perusahaan, perbaikan kerusakan dan biayanya, serta tingkat pemeriksaan kualitas operasional toko.

Manajemen Operasional Brand, mengendalikan imbal hasil tiap acara

Dengan mengelola anggaran tahunan dan jadwal bulanan dalam kegiatan promosi brand di seluruh toko, maka pengelola bisa memahami imbal balik dari setiap acara. Operasional difokuskan pada promosi dan pengelolaan aktivitas promosi brand selama periode pra-penjualan serta penjualan, dengan mengoptimalkan mekanisme pengalokasian anggaran aktivitas toko. Sistem pengelolaan tertutup dibentuk melalui proses yang melibatkan perencanaan matang sebelum aktivitas diluncurkan, pemantauan dinamis selama pelaksanaan acara, dan analisis menyeluruh usai aktivitas berakhir. Sistem tersebut memperkokoh kemampuan manajer dalam menangani secara akurat penggunaan dana anggaran, sekaligus menegaskan wawasan dan kemampuan evaluasi mengenai efektivitas kampanye marketing.

Manajemen Data Pelanggan, mewujudkan pengelolaan terpadu sumber daya pelanggan perusahaan

Tahap awal pengoperasian bisnis, tiap toko pernah menggunakan beberapa sistem CRM industri pernikahan di pasar. Seiring perluasan jumlah toko, masalah data yang tersekat di antar unit toko semakin parah. Tidak hanya itu, untuk membuka toko baru, kita harus membayar sistem seharga puluhan ribu RMB, sehingga biaya yang dikeluarkan semakin mahal. Setelah sistem Yida selesai dibangun, manajemen lengkap sumber daya pelanggan pernikahan berhasil diwujudkan, mencakup pengumpulan prospek, pelacakan peluang, pemesanan pesanan, eksekusi kontrak, hingga manajemen pasca penjualan. Sistem ini juga berhasil menghubungkan pengumpulan prospek pelanggan dari sisi promosi brand. Dengan memanfaatkan kemampuan pengiriman pesan DingTalk dan siaran AI, akan dikirimkan info tentang situasi pelanggan toko secara terjadwal, pelacakan peluang pelanggan aktif, informasi booking, serta pencapaian target kinerja untuk menjadi data acuan manajer toko dan pemilik bisnis.

Dalam proses pembuatan pesanan penjualan, demi kemudahan operasional di perangkat mobile, juga dikembangkan halaman pesanannya, satu layar menampilkan situasi waktu dan ketersediaan meja acara, dengan sekali akses pengguna bisa langsung memesan jadwal acara, memesan multi-layanan produk sekaligus.

Sebagai industri jasa, pelanggan lama yang memberi rekomendasi sangat penting sebagai sumber pelanggan baru, oleh karena itu pengelolaan layanan pasca penjualan juga sangat penting. Kami menggunakan Yida dalam seluruh proses pengelolaan kualitas layanan toko. Melalui fungsi inti seperti penentuan standar kualitas layanan, pemantauan kualitas layanan, peringkat kualitas layanan toko bulanan, serta analisis statistik multidimensi, kami membentuk mekanisme pengoptimalan kualitas layanan secara menyeluruh. Dengan menetapkan standar kualitas layanan yang jelas, sistem memberikan panduan perilaku yang jelas kepada petugas layanan, memastikan konsistensi dan profesionalitas layanan.

Kuliner - Pembelian - Rantai Pasok, semua proses terintegrasi

Membangun basis data resep dan paket menu, memasukkan data masakan dan paket makanan setiap acara dan tempat makan. Pada data menu pun dibuatkan "Kartu Resep" (kartu SOP proses produksi standar), berisi bahan utama, bahan pendamping, bumbu, serta proses pembuatan, sehingga mengumpulkan data kritis industri kuliner. Kami pun merangkai integrasi sistem pembelian, ketika toko memesan barang secara otomatis, sistem dapat menghitung jumlah barang yang dibutuhkan berdasarkan data referensi bahan baku.

Selama pengadaan rutin bahan baku di toko, sebelum melakukan pembelian, manajer pembelian toko bisa menggunakan sistem CRM untuk memeriksa informasi pesanan acara besok. Sistem secara otomatis menghasilkan daftar pembelian rinci bahan baku berdasarkan informasi pesanan acara tersebut, mencantumkan semua bahan makanan dan minuman yang diperlukan beserta jumlahnya. Manajer pembelian toko membuat daftar pembelian bahan berdasarkan informasi tersebut, setelah semua informasi diperiksa akurat, kemudian menghasilkan dokumen pesanan dalam format PDF yang dikirim ke pemasok.

Setelah menerima pesanan pembelian, pemasok menyiapkan barang dan menyampaikannya ke toko sesuai jadwal yang telah disepakati. Staf dapur belakang toko menggunakan fungsi dokumen pemeriksaan bahan untuk mencocokkan kualitas dan jumlah bahan yang diterima dengan informasi pesanan agar sesuai. Setelah diperiksa, bahan makanan selanjutnya dibawa ke area penyimpanan yang ditentukan. Selama proses penerimaan barang, halaman pembelian toko secara otomatis memperbarui catatan inventaris, menambahkan stok bahan yang bersangkutan, sekaligus menghasilkan dokumen penerimaan sebagai bukti.

Setelah acara pernikahan selesai, sistem CRM menyediakan data aktual bahan makanan dan minuman hari itu, sehingga petugas gudang dapat membuat dokumen pengeluaran barang secara efisien dan akurat. Proses ini sekaligus memberikan umpan balik terhadap penyesuaian stok dan kontrol biaya berikutnya. Dengan bantuan sistem, proses pembelian bisa sepenuhnya terlacak dan terkelola dari awal hingga akhir.

Asisten AI, memperbaiki kerusakan dengan sekali klik

Dalam inspeksi harian toko, jika ditemukan kondisi abnormal pada suatu peralatan, permintaan layanan dapat diajukan secara suara melalui Asisten AI; juga dapat menggunakan fitur tanya jawab AI untuk secara cepat mendapatkan informasi mengenai kondisi operasi peralatan serta biaya perbaikannya. Untuk data yang menjadi fokus manajemen toko, sistem secara otomatis memberikan penyiaran berkala.

Ronytar membangun sistem platform pernikahan terintegrasi dengan sistem kode rendah Yida, dengan satu platform mampu menghilangkan penghalang data antar departemen. Dengan alat berbentuk formulir, alur kerja dan panel data, sistem ini dapat mewujudkan kerja sama dan kantor bebas kertas, meningkatkan efisiensi kerja sekaligus mencapai efisiensi biaya. Dengan lebih dari 20 toko, dari transformasi digital secara menyeluruh yang mencakup seluruh alur kerja grup dan toko, dibandingkan dengan pengembangan kode penuh kustom, kami berhasil menghemat lebih dari 1 juta RMB dari segi biaya pengembangan perangkat lunak. Dari sisi jangka waktu implementasi, proyek yang melibatkan seluruh alur kerja dengan kode penuh diestimasi membutuhkan waktu 10-12 bulan, sedangkan sistem yang dibangun dengan Yida mampu dirampungkan hanya dalam 4 bulan, sehingga proyek platform digital yang dikembangkan grup secara menyeluruh telah dapat dipakai jauh lebih cepat dari jadwal yang direncanakan, yaitu 6-8 bulan lebih awal.

CEO Li menyampaikan: Platform Perjamuan Terpadu Yida telah mencakup seluruh manajemen bisnis industri resepsi skala besar, dan kami sangat bersedia untuk berbagi pengalaman pembangunan ini dengan rekan bisnis sejenis agar berkurang pengalaman tak perlu dilakukan, sekaligus memberikan kontribusi bagi pengelolaan industri resepsi dan manajemen toko.