VinJoy Đài: Sử dụng low-code để thực hiện hợp tác liên phòng ban, xây dựng nền tảng tích hợp cho ngành dịch vụ tiệc cưới và ẩm thực

「Nền tảng phát triển ứng dụng low-code YiDa của DingTalk thật sự là một chất xúc tác lớn trên hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp chúng tôi. Là một doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng, chúng tôi khẩn cấp cần một giải pháp vừa có thể linh hoạt đáp ứng nhanh thay đổi của nhu cầu kinh doanh, vừa giúp hạ thấp ngưỡng kỹ thuật. Với khả năng phát triển low-code mạnh mẽ, YiDa đã giúp chúng tôi xây dựng nhanh chóng các ứng dụng phù hợp logic kinh doanh, nâng cao đáng kể hiệu suất lập trình. Quan trọng hơn, nó còn cho phép các nhân sự không chuyên về kỹ thuật cùng tham gia vào quá trình xây dựng và tối ưu ứng dụng, thực sự đạt được sự kết nối trơn tru giữa kinh doanh và công nghệ.» —— Lý Can, Chủ tịch Vinaday

“Nền tảng phát triển low-code YiDa của DingTalk thật sự là một bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp chúng tôi. Là một công ty đang phát triển nhanh, chúng tôi rất cần một giải pháp đủ mạnh để phản ứng linh hoạt với các biến động của nghiệp vụ và đồng thời giảm bớt rào cản kỹ thuật. Nhờ vào khả năng low-code xuất sắc, YiDa đã giúp chúng tôi xây dựng nhanh những ứng dụng phù hợp với logic kinh doanh mà tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực. Đặc biệt hơn, nền tảng cũng khuyến khích nhân sự không thuộc bộ phận kỹ thuật trực tiếp tham gia xây dựng và tối ưu ứng dụng, từ đó giúp kết nối mượt mà giữa kỹ thuật và kinh doanh.”

—— Lý Can, Chủ tịch Vinaday

Vinaday · Trung tâm Tổ chức Tiệc Cưới được thành lập từ năm 2018, tập trung vào việc xây dựng mô hình khách sạn tiệc cưới một cửa cao cấp tại Trung Quốc (tức mô hình khách sạn tích hợp cơ sở tổ chức tiệc cưới, trang trí cưới cao cấp, dịch vụ ẩm thực, tổ chức lễ cưới và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp). Đến nay, Vinaday đã mở rộng hoạt động sang nhiều khu vực như Đông Trung Quốc và Vùng Vịnh Lớn, phát triển tại hơn 10 thành phố với trên 20 chi nhánh và hơn 100 phòng tiệc. Mỗi năm, chúng tôi phục vụ gần 10.000 đôi uyên ương. Năm 2024, Vinaday đã thành công niêm yết trên thị trường IPO của Drip Capital - Macau, đồng thời vinh dự giành giải thưởng "Doanh nghiệp mới nổi trong ngành tiêu dùng tại Trung Quốc năm 2024" của Forbes Trung Quốc. Hướng tới mục tiêu trở thành thương hiệu chuỗi tiệc cưới nổi tiếng toàn quốc, chúng tôi lên kế hoạch mở thêm 30 chi nhánh mới và mở rộng hơn 150 phòng tiệc trong vòng 5 năm tới, xây dựng năng lực cạnh tranh cốt lõi thông qua dịch vụ đa dạng, quy mô hóa, chuyên nghiệp và cá nhân hóa, cũng như mở rộng hệ thống chuỗi hoạt động.

Năm 2024, bước vào năm thứ sáu hoạt động, công ty đối mặt với loạt thách thức như thiếu liên kết trong quy trình kinh doanh, khó khăn trong việc tích lũy và quản lý dữ liệu khách hàng, thống kê dữ liệu giữa các phòng ban tốn kém và hay xảy ra sai sót. Nhằm giải quyết vấn đề này, ban quản lý đã chủ động tiếp cận các giải pháp hiện có. Sau thời gian nghiên cứu và so sánh kỹ lưỡng, công ty đã quyết định chọn YiDa - nền tảng low-code chính thức của DingTalk vào tháng 7. YiDa nổi bật với khả năng xây dựng nghiệp vụ mạnh mẽ, năng lực xử lý dữ liệu linh hoạt cùng kho giải pháp đa ngành, thu hút sự chú ý của ban lãnh đạo. Đặc biệt, nền tảng có thể giúp doanh nghiệp xây dựng nhanh hệ thống tin học hóa phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ nội bộ, đáp ứng nhu cầu bức thiết về tích hợp nghiệp vụ và minh bạch hóa dữ liệu trong ngành khách sạn tiệc cưới.

Thông qua mô-đun chuẩn hóa và khả năng tự xây dựng của nền tảng YiDa, Vinaday hợp tác cùng đối tác chính thức của DingTalk để hoàn thiện 9 mô-đun nghiệp vụ trọng yếu cùng gần 100 chức năng cốt lõi trong vòng 3 tháng. Các chức năng này phục vụ công tác quản lý số ở các tình huống kinh doanh chủ chốt, bao gồm: bảng điều khiển dữ liệu, vận hành thương hiệu, quản lý CRM, quản lý mua hàng, quản hệ thống ẩm thực, quản lý dự án kỹ thuật, quản lý tài sản, giám sát dịch vụ và nhiều chức năng quan trọng khác.

Văn phòng điều hành tổng thể, giúp các sếp đạt đến "số hóa doanh thu, quản trị thông minh"

Bảng điều khiển dữ liệu tổng thể doanh nghiệp:

Hệ thống thu thập và tổng hợp các chỉ số cốt lõi của từng bộ phận kinh doanh, sau đó biểu đạt trực quan bằng màn hình dữ liệu, giúp ban quản lý theo dõi dữ liệu kinh doanh công ty dễ dàng hơn, từ đó có căn cứ đưa ra quyết định trong quản lý doanh nghiệp.

Phòng điều hành tổng thể:

Các sếp có thể nắm bắt thông tin cốt lõi về tình hình kinh doanh công ty mọi lúc mọi nơi trên ứng dụng di động, lấy dữ liệu để đưa ra các quyết sách điều hành hiệu quả và hợp lý. Các dữ liệu cốt lõi bao gồm mức độ hoàn thành doanh thu năm nay, tiến độ thực hiện kế hoạch hàng tháng, xếp hạng doanh thu từng chi nhánh, xếp hạng hiệu quả bán hàng nhân viên, tổng số khách hàng tiếp cận được, thông tin về lượng khách hàng tiềm năng chưa chốt thành công, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ chốt đơn trong lần đầu tiếp cận, khả năng khai thác khách hàng mới, tỷ lệ giới thiệu khách hàng, tỷ lệ nguồn gốc khách hàng, phân bố loại hình tiệc cưới, doanh thu phụ thu, tình trạng tồn kho các chi nhánh, lợi nhuận gộp, quản lý chi phí sửa chữa sự cố và bảo trì thiết bị, kết quả kiểm tra định kỳ chất lượng cửa hàng, v.v..

Quản lý vận hành thương hiệu, theo dõi tỷ suất lợi nhuận của từng sự kiện

Việc quản lý ngân sách hàng năm và lịch trình sự kiện hàng tháng của thương hiệu giúp theo sát tỷ suất lợi nhuận cho từng sự kiện, từ đó giúp ban lãnh đạo "có sẵn trong tay" cái nhìn toàn cảnh. Các chức năng nghiệp vụ tập trung vào việc quảng bá và triển khai hoạt động của các chi nhánh đang triển khai hoặc đang trong giai đoạn trước bán hàng, kết nối hiệu quả với cơ chế phân bổ ngân sách hoạt động sự kiện chi nhánh. Từ việc lập kế hoạch kỹ lưỡng trước sự kiện, theo dõi liên tục trong quá trình sự kiện diễn ra đến việc tổng kết đánh giá sau khi kết thúc, hệ thống hình thành quy trình quản lý khép kín, tăng cường kiểm soát chính xác ngân sách và nâng cao năng lực phân tích và đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing.

Quản lý thông tin khách hàng, thực hiện quản lý toàn diện nguồn lực khách hàng doanh nghiệp

Từ giai đoạn đầu triển khai nghiệp vụ, mỗi cửa hàng lần lượt dùng các phần mềm CRM trong ngành tiệc cưới từ thị trường bên ngoài, tuy nhiên theo đà mở rộng quy mô, hiện tượng dữ liệu bị cô lập ngày càng nghiêm trọng. Cứ mở thêm một cửa hàng mới, lại phải trả thêm mười mấy vạn để mua thêm một nền tảng nữa, khiến chi phí ngày càng tăng. Sau khi xây dựng hoàn tất trên YiDa, hệ thống quản lý toàn bộ chuỗi từ tiếp nhận thông tin khách hàng tổ chức tiệc cưới, theo dõi thương thảo, đặt tiền cọc, thực hiện hợp đồng đến quản lý dịch vụ sau bán, tích hợp nguồn khách hàng từ kênh tiếp thị thương hiệu, đồng thời tận dụng khả năng thông báo qua tin nhắn DingTalk và công cụ đọc AI để định kỳ cập nhật lượng khách mới của từng chi nhánh, trạng thái theo dõi thương thảo, tình trạng đặt đơn và mức độ hoàn thành mục tiêu kinh doanh, cung cấp dữ liệu tư vấn cho quản lý cấp cao như chủ tịch, giám đốc chi nhánh.

Tại công đoạn bán hàng lập hóa đơn, nhằm thuận tiện cho thao tác trên thiết bị di động, giao diện lập hóa đơn chuyên dụng cũng đã được phát triển: chỉ cần một hình ảnh duy nhất, bạn có thể thấy rõ tình trạng đặt lịch và lịch trống của chi nhánh, chỉ cần một thao tác là có thể hoàn tất việc đặt lịch và lập hóa đơn từ nhiều sản phẩm dịch vụ khác nhau.

Là một doanh nghiệp dịch vụ, việc khách hàng cũ giới thiệu khách hàng mới rất quan trọng. Do đó, việc quản lý dịch vụ sau bán hàng cũng là một yếu tố trọng tâm. Chúng tôi đã áp dụng YiDa quản lý quy trình toàn bộ dịch vụ kiểm tra chất lượng các chi nhánh. Với các chức năng như thiết lập tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ, giám sát chất lượng dịch vụ, xếp hạng chất lượng phục vụ hàng tháng theo từng chi nhánh và phân tích thống kê đa chiều... một cơ chế tối ưu hóa chất lượng dịch vụ khép kín đã được hình thành. Nhờ thiết lập rõ ràng các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ, hệ thống tạo ra hướng dẫn cụ thể cho nhân viên phục vụ, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong dịch vụ.

Đầu bếp - Mua hàng - Chuỗi cung ứng, kết nối toàn bộ quy trình

Xây dựng cơ sở dữ liệu món ăn và combo thực đơn, nhập dữ liệu món ăn và combo cho các nhà hàng tiệc cưới và ẩm thực hiện tại. Đồng thời trong dữ liệu món ăn sẽ tạo "Thẻ món ăn" (Thẻ quy trình chuẩn SOP) bao gồm nguyên liệu chính, phụ liệu, gia vị, quy trình thực hiện... Từ đó tích lũy và lưu trữ hệ thống dữ liệu trọng tâm trong ngành ẩm thực. Đồng thời kết nối với hệ thống mua hàng, khi chi nhánh tự động đặt hàng hóa, số lượng hàng được hệ thống tự động tính toán dựa trên dữ liệu nguyên liệu chính.

Trong quy trình mua hàng thực phẩm hằng ngày của cửa hàng, trước khi đi mua hàng, người quản lý mua hàng của cửa hàng có thể thông qua hệ thống CRM kiểm tra các thông tin đặt tiệc của ngày tiếp theo. Hệ thống sẽ tự động tạo ra một đơn đặt hàng mua nguyên liệu chi tiết dựa trên dữ liệu sự kiện ngày hôm sau, hiển thị số lượng dự kiến của tất cả các nguyên liệu cần thiết, đồ uống và đồ uống có cồn. Người quản lý sau khi nhận được các thông tin này sẽ tiến hành lập đơn hàng nguyên vật liệu, đảm bảo thông tin chính xác rồi sau đó sẽ tạo đơn đặt hàng dạng PDF và gửi tới các nhà cung ứng.

Nhận được đơn hàng, nhà cung ứng tiến hành chuẩn bị hàng hoá và giao đến cửa hàng trong khung giờ đã thống nhất. Nhân viên bếp của cửa hàng sử dụng chức năng "Biên bản kiểm nhận hàng hoá" để kiểm tra từng món hàng theo đơn đặt hàng, đảm bảo độ tươi, số lượng và quy cách của nguyên vật liệu trùng khớp với yêu cầu đặt hàng. Sau khi kiểm tra xong, nguyên vật liệu sẽ được đưa đến khu vực lưu giữ quy định. Trong quá trình nhập kho, phần mềm mua hàng tại cửa hàng sẽ tự động cập nhật hồ sơ quản lý kho, tăng số lượng tồn kho tương ứng và tạo ra một phiếu nhập kho làm bằng chứng.

Sau khi tiệc được tổ chức xong, hệ thống sẽ dựa vào số lượng thực tế của nguyên liệu và đồ uống được sử dụng được hệ thống CRM ghi nhận, hướng dẫn nhân viên kho điền vào phiếu xuất kho một cách hiệu quả và chính xác, đồng thời cung cấp phản hồi để việc kiểm soát chi phí và quản lý kho hiệu quả hơn. Nhờ vào hệ thống, toàn bộ quy trình mua hàng từ đơn hàng đến khi thực hiện có thể được theo dõi và quản lý toàn diện.

Trợ lý AI, một chạm hoàn tất báo lỗi sửa chữa

Trong quá trình kiểm tra định kỳ tại cửa hàng, chỉ cần phát hiện lỗi thiết bị bất thường là có thể sử dụng chức năng trợ lý AI để nhập văn bản bằng giọng nói và gửi yêu cầu báo lỗi; ngoài ra, các thông tin như hoạt động và chi phí sửa chữa thiết bị cũng có thể nhanh chóng truy vấn được thông qua chức năng "hỏi số AI". Đối với các chỉ số trọng điểm mà quản lý cửa hàng quan tâm, có thể thiết lập lịch báo cáo tự động định kỳ.

Vinaday đã sử dụng nền tảng ứng dụng low-code YiDa để xây dựng nền tảng tổ chức hội nghị tích hợp, giúp xóa bỏ rào cản dữ liệu giữa các phòng ban thông qua một nền tảng chung. Sử dụng các công cụ như biểu mẫu, quy trình và bảng điều khiển, công ty đã thực hiện văn phòng làm việc hợp tác, không dùng giấy tờ, nâng cao hiệu quả công việc và đạt hiệu quả tối ưu cả chi phí lẫn hiệu quả. Hiện nay, hệ thống đang quản lý hơn 20 chi nhánh. Sau khi chuyển đổi số toàn diện, toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ cấp tập đoàn cho đến các cửa hàng đều được bao phủ. So với việc thiết kế phần mềm hoàn toàn bằng lập trình truyền thống, Vinaday đã tiết kiệm hơn 1 triệu nhân dân tệ về chi phí phần mềm, trong khi thời gian triển khai dự kiến sẽ từ 10 đến 12 tháng, thì hiện tại toàn bộ hệ thống đã triển khai xong trong chỉ 4 tháng, tiến độ hoàn thiện rút ngắn 6 đến 8 tháng so với dự kiến ban đầu.

Ông Lý chia sẻ: Nền tảng tích hợp tổ chức tiệc cưới dựa trên YiDa của DingTalk đã bao quát toàn bộ quy trình quản trị của ngành tiệc cưới, và ban lãnh đạo rất sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm xây dựng này với các đối tác cùng ngành, giúp họ giảm thiểu đi những bước đi sai lầm, góp phần vào công cuộc cải tiến nền tảng số cho các nhà quản lý dịch vụ tiệc cưới và cửa hàng.