7 ngày thành 1 ngày: Trải nghiệm tích hợp quản lý hợp đồng của tập đoàn khách sạn lớn Regaluxe

Một doanh nghiệp phải xử lý bao nhiêu hợp đồng lớn nhỏ mỗi năm? Câu trả lời của tập đoàn khách sạn lớn Yalike (Yalike Shuke) là — gần mười nghìn bản hợp đồng. Với phương pháp xử lý truyền thống trước đây, các quy trình phê duyệt và đóng dấu cho những hợp đồng như vậy sẽ tạo ra bao nhiêu tiến trình riêng biệt? — trên hai mươi nghìn quy trình. Trước đây, một bản hợp đồng từ khi được khởi tạo cho đến khi hoàn tất phê duyệt, đóng dấu và lưu trữ có thể mất đến bảy ngày, vậy mà giờ đây chỉ cần một ngày duy nhất. Họ đã làm thế nào để đạt được hiệu suất này? Cùng khám phá "mật mã hiệu suất" của Yalike Shuke. Tập đoàn Công nghệ Số Yalike hiện xếp hạng 39 toàn cầu và thứ 14 tại Trung Quốc trong danh sách các tập đoàn khách sạn, với thương hiệu khách sạn trung cấp "Yalik" xếp hạng thứ 6 tại Trung Quốc. Tập đoàn sở hữu 4 thương hiệu chính là: Khách sạn Yalik, Khách sạn Yasi Feier, Khách sạn Quốc tế Yalik và Khách sạn Yameitu. Hiện tại, các thương hiệu trực thuộc tập đoàn đã khai trương hoặc đang xây dựng vượt quá 1000 khách sạn, phủ khắp hơn 200 thành phố trọng điểm, số lượng nhân viên vượt quá 13 nghìn người, hội viên toàn cầu vượt 25 triệu người. Hợp đồng phê duyệt phê duyệt trên nhiều hệ thống khác nhau, quy trình phức tạp, khiến bộ phận kinh doanh "chờ trắng đợi mòn", lãnh đạo thì "mệt nghỉ" với việc phê duyệt không ngừng nghỉ.

Một doanh nghiệp phải xử lý bao nhiêu hợp đồng lớn nhỏ mỗi năm? Câu trả lời của tập đoàn khách sạn lớn Yalike Shuke là — gần mười nghìn bản.

Với cách xử lý thông thường trước đây, số lượng quy trình được tạo ra chỉ riêng để phê duyệt và đóng mộc hợp đồng là bao nhiêu? — hơn hai mươi nghìn tiến trình.

Từ khi một hợp đồng được tạo lập cho đến khi hoàn tất việc đóng dấu và lưu trữ, tiến trình này có thể kéo dài tới bảy ngày, nhưng giờ đây chỉ cần có một ngày duy nhất, họ đã làm điều này như thế nào?

Cùng nhau tìm hiểu "bí mật hiệu suất" của Yalike Shuke.

Tập đoàn Công nghệ Số Yalike hiện xếp hạng thứ 39 trong ngành khách sạn toàn cầu và thứ 14 tại Trung Quốc, thương hiệu "Yalik" thuộc tập đoàn xếp hạng thứ 6 trong lĩnh vực thương hiệu khách sạn trung cấp tại Trung Quốc. Yalike hiện đang nắm giữ bốn thương hiệu chính: Khách sạn Yalik, Khách sạn Yasi Feier, Khách sạn Quốc tế Yalik, và Khách sạn Yameitu. Hiện tại, các thương hiệu thuộc tập đoàn đã đi vào hoạt động hoặc đang xây dựng vượt 1000 khách sạn, phủ sóng hơn 200 thành phố trọng điểm, nhân sự hơn 13 nghìn người và thu hút hơn 25 triệu thành viên toàn cầu.

Hợp đồng phê duyệt duyệt trên nhiều hệ thống khác nhau, tiến trình phức tạp:

Bộ phận kinh doanh "chờ trắng đợi mòn", lãnh đạo "mệt nghỉ" vì phê duyệt không ngừng nghỉ.

Phương Đường là quản lý kỹ thuật thuộc tập đoàn Công nghệ Số Yalike, cô cùng đội ngũ của mình phụ trách việc quản lý, vận hành nền tảng làm việc số nội bộ của Yalike Shuke, đồng thời đảm nhận việc phổ biến và áp dụng các công nghệ, công cụ mới khác.

Năm 2019, sau khi tất cả nhân viên Yalike Shuke chính thức áp dụng nền tảng DingTalk (Đinh Tàm), đội nhóm Phương Đường dần nhận thấy việc giao tiếp và hợp tác nội bộ có hiệu quả hơn nhiều. Tuy nhiên ở mặt nghiệp vụ, vẫn tồn tại tình trạng vận hành đồng thời trên nhiều nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc cải thiện thêm hiệu suất. Đặc biệt trong công tác quản lý hợp đồng, vẫn còn tồn tại những điểm yếu như duyệt lặp lại nhiều lần và khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ sau này, đang chờ giải quyết.

Với vai trò là một tập đoàn khách sạn chuỗi lớn, Yalike Shuke trung bình mỗi năm phải xử lý gần mười nghìn hợp đồng. Các hợp đồng này bao gồm hợp đồng nhượng quyền, hợp đồng cải tạo sửa chữa, mua sắm nội bộ và hợp đồng nhân sự cùng nhiều loại hợp đồng khác. Từ khâu tạo lập cho đến khi hoàn tất đóng dấu và lưu trữ, mỗi hợp đồng phải lần lượt trải qua ba chu trình: duyệt hợp đồng, duyệt đóng mộc, và lưu trữ, bao gồm nhiều bước duyệt khác nhau.

Đối với công tác xử lý một hợp đồng mua sắm cụ thể, sau khi đã hoàn thành tiến trình phê duyệt hợp đồng trên hệ thống OA (Hệ thống quản lý văn phòng điện tử) DingTalk, người nộp hồ sơ không thể trực tiếp yêu cầu đóng mộc, người nộp còn phải tự mình bắt đầu một tiến trình mới trên hệ thống chữ ký điện tử. Toàn bộ chu trình dành cho một hợp đồng cần 3-4 ngày để hoàn tất, thậm chí có thể vượt quá bảy ngày. "Một số hợp đồng kinh doanh, lãnh đạo công ty đã duyệt xong ở một nền tảng nhất định, nhưng có khả năng vẫn cần phải duyệt lại trên nền tảng xử lý việc đóng mộc, gia tăng đáng kể khối lượng công việc, đôi khi còn ảnh hưởng đến tiến độ của các nghiệp vụ liên quan," Phương Đường chia sẻ.

Tại giai đoạn lưu trữ hợp đồng, do hệ thống hiện tại chỉ có thể phân loại hợp đồng theo các yếu tố đã quy định trước như đối tác, bộ phận, thời gian v.v... còn thiếu các yếu tố như người ký tên, giá trị hợp đồng, định dạng ngày tháng, phân loại văn bản, hoặc dự án liên quan, khiến cho quản lý cấp cao bị hạn chế phần nào trong việc thông qua phân tích hợp đồng nắm bắt thông tin kinh doanh của tập đoàn, các lĩnh vực, chi nhánh và tình hình phát triển.

Hệ thống phê duyệt hợp nhất, xong trong một ngày

Lãnh đạo không cần phải liên tục duyệt hợp đồng rồi lại duyệt đóng dấu nữa.

Với sự trợ giúp của DingTalk (Đinh Tàm) và đối tác của họ là e-Signbao (Dịch giả: tên hệ thống chữ ký điện tử tiếng Trung), đầu năm 2024, tập đoàn khách sạn thuộc nhóm Yalike chính thức triển khai hệ thống "Hợp đồng Thông minh DingTalk", tích hợp hơn chục tiến trình phân tán liên quan đến việc duyệt và dùng dấu hợp đồng trước đây nằm rải rác trên các nền tảng duyệt khác nhau, từ đó đạt được sự quản lý thống nhất và theo tiến trình cho các công tác duyệt hợp đồng, ký kết và lưu trữ theo chu trình OA.

Nhân viên chỉ cần khai báo quy trình phê duyệt hợp đồng qua DingTalk, điền đầy đủ các thông số dựa trên loại hợp đồng, hệ thống sẽ tự động tiến hành các bước phê duyệt kế tiếp. Sau khi hoàn tất phê duyệt, người dùng sẽ trực tiếp được chuyển sang hệ thống chữ ký điện tử để tự mình tiến hành ký kết và đóng dấu, không cần phải bắt đầu một quy trình mới trên hệ thống nào khác nữa hay chờ phê duyệt từ lãnh đạo. "Lãnh đạo cũng không còn bị thúc ép phải liên tiếp ký duyệt hợp đồng rồi lại phê duyệt việc đóng mộc như trước nữa," Phương Đường chia sẻ.

Phương Đường bày tỏ: "Giờ đây, quy trình hợp đồng vốn trước đây mất vài ngày, đã giảm thiểu chỉ còn dưới một ngày nhanh nhất. Khối lượng duyệt xét của ban lãnh đạo công ty giảm đáng kể, từ đó cũng giúp cải thiện hiệu suất toàn diện cho các nhóm bộ phận nghiệp vụ liên quan." Nhờ nền tảng này, Yalike Shuke cũng đã tập trung hóa tất cả các quy trình phê duyệt và sử dụng dấu ấn của tập đoàn và toàn bộ các cửa hàng trực thuộc về một nền tảng thống nhất, mang đến sự tiện lợi cho các cấp quản lý trong việc nắm bắt kịp thời thông tin hợp đồng.

Tra cứu hợp đồng không còn là điều khó khăn nữa

Quyết định điều hành có dữ liệu làm căn cứ xác thực

Tại giai đoạn lưu trữ hợp đồng, hệ thống Hợp đồng Thông minh cung cấp khả năng tùy chỉnh hơn bốn mươi trường thông tin sổ phụ khác nhau, tạo nền tảng vững chắc cho việc tra cứu và phân tích hợp đồng được tỉ mỉ hơn, đồng thời hứa hẹn các bản hợp đồng lịch sử có thể được khai thác thành "mỏ vàng dữ liệu".

Các bạn đồng nghiệp thuộc Yalike Shuke sau này sẽ có thể thống kê và phân tích nhiều chiều như thời hạn, tổng giá trị, các dự án liên quan, tình trạng ký kết hợp đồng dựa trên những nội dung được lưu trên hợp đồng, từ đó đảm bảo thống kê thông tin hợp đồng chính xác và phân tích đa chiều hơn, giúp cấp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình trạng kinh doanh và hỗ trợ trong việc đưa ra những quyết định hiệu quả, phát huy tối đa giá trị nghiệp vụ từ dữ liệu hợp đồng.

Về Hợp đồng Thông minh DingTalk

Hợp đồng Thông minh DingTalk (DingTalk Smart Contract) là nền tảng tích hợp quản lý một điểm đến do DingTalk (Đinh Tàm) và đối tác là e-Signbao cùng hợp tác xây dựng chuyên dành cho các doanh nghiệp nhỏ và trung bình, cung cấp năng lực quản lý vòng đời hợp đồng "Viết–Duyệt–Ký–Quản lý". Chi tiết là bao gồm các chức năng chính như: Viết – soạn thảo điều khoản hợp đồng từ các mẫu có sẵn, Duyệt – tiến hành phê duyệt hợp đồng và so sánh thông minh các khác biệt giữa các tài liệu, Ký – ký kết hợp đồng và đóng chữ ký điện tử, Quản lý – thiết lập số hiệu cho hợp đồng và theo dõi hợp đồng, hệ thống nhắc nhở tự động khi hợp đồng sắp hết hạn, quản lý các bên liên quan, cùng với khả năng thống kê và phân tích dữ liệu hợp đồng.

Hiện nay, trên toàn bộ Trung Quốc, nhiều doanh nghiệp nổi bật thuộc các lĩnh vực như bán lẻ, khách sạn, hàng tiêu dùng nhanh và sản xuất đều đã chọn sử dụng Hợp đồng Thông minh Dingtalk để nâng cấp lên mức cao hơn về số hóa trong công tác quản lý kinh doanh.

DomTech (DomTech) là nhà cung cấp dịch vụ chính thức và duy nhất của DingTalk (Đinh Tàm) tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ Dingtalk cho các khách hàng. Nếu quý vị còn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tham khảo bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi có nhóm phát triển và vận hành xuất sắc, kinh nghiệm phong phú trong phục vụ thị trường, đồng thời sẽ mang đến cho khách hàng những giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp của DingTalk!