Berapa banyak kontrak pelbagai saiz yang perlu diproses oleh sebuah syarikat setiap tahun? Jawapan daripada kumpulan hotel francais besar Yalike Shuke adalah–hampir sepuluh ribu dokumen. Dengan kaedah lama, berapa banyak proses yang terhasil daripada kelulusan dan pencapaian kontrak ini? Lebih daripada dua puluh ribu proses. Dahulu, satu kontrak dari peringkat permulaan sehingga siap diarkibkan mengambil masa maksimum tujuh hari, kini hanya memerlukan sehari sahaja. Bagaimana mereka berjaya melakukannya? Marilah kita lihat kod kecekapan kumpulan Yalike Shuke. Saiz hotel kumpulan Yalike Digital Technology berada di kedudukan ke-39 dunia dan ke-14 di China. Antaranya, hotel "Yaster" menempatkan dirinya di kedudukan ke-6 dalam kategori jenama hotel di China. Terdapat empat jenama utama yang dipegang oleh kumpulan ini: Yaster Hotel, Yaster Field Hotel, Yaster International Hotel, dan Yamaitu Hotel. Pada masa ini, jumlah hotel yang telah dibuka dan sedang dalam pembinaan melebihi seribu, merangkumi lebih daripada 200 buah bandar utama. Jumlah pekerja melebihi 13,000 orang dan bilangan ahli di seluruh dunia melebihi 25 juta orang. Masalah penandatanganan dan kelulusan kontrak berlaku di pelbagai sistem dengan pelbagai proses menyebabkan urus niaga "menanti sehingga rambut beruban" dan pihak pengurusan "sibuk memberi kelulusan". Fang Tang adalah Pengurus Teknologi Kumpulan Yalike Digital Technology. Dia dan pasukannya bertanggung jawab untuk mengurus dan menyelenggara platform pejabat digital dalaman kumpulan Yalike Shuke, serta bertanggung jawab dalam promosi dan aplikasi teknologi serta alat baru. Pada tahun 2019, kesemua anggota di Yalike Shuke mula menggunakan DingTalk. Secara beransur-ansur, Fang Tang mendapati bahawa komunikasi dan kerjasama dalaman menjadi semakin lancar. Walau bagaimanapun, di peringkat operasi, situasi penggunaan pelbagai platform secara serentak masih wujud dan ini menyekat peningkatan kecekapan seterusnya. Ini khususnya berlaku dalam pengurusan kontrak, seperti kelulusan berulang dan kesukaran arkib serta semakan pada peringkat akhir yang perlu segera diselesaikan. Sebagai kumpulan hotel francais berskala besar, Yalike Shuke memproses hampir sepuluh ribu kontrak setiap tahun. Kontrak ini merangkumi francais, pembinaan semula, pelbagai jenis pembelian, keperluan sumber manusia, dan pelbagai jenis lain. Diketahui bahawa dari kontrak diserahkan sehingga cap terakhir dan diarkibkan, tiga proses mesti diikuti iaitu kelulusan kontrak, kelulusan pencapaian, dan pengarkiban, semuanya melibatkan beberapa node kelulusan. Sebagai contoh, dalam proses pengendalian kontrak pembelian, apabila kelulusan kontrak OA DingTalk selesai, cap tidak boleh digunakan secara terus. Pemohon perlu memulakan satu alur proses baru dalam sistem tandatangan elektronik. Seluruh proses kontrak mengambil masa purata tiga hingga empat hari, malah boleh melebihi tujuh hari. "Sebilangan kontrak perniagaan perlu dikendalikan sepenuhnya dalam satu sistem, tetapi pengurusan masih perlu meninjau dan meluluskan semula dalam sistem cap. Ini meningkatkan beban kerja, malah kadangkala memberi kesan kepada kemajuan perniagaan," kata Fang Tang. Dalam peringkat pengarkiban kontrak, sebelum ini sistem hanya menggunakan entiti pihak, jabatan, masa dan beberapa medan tetap lain untuk pengelasan kontrak. Sistem tersebut tidak mempunyai medan seperti penandatangan, jumlah harga, tarikh, klasifikasi dokumen, dan projek berkaitan, menyebabkan pengurusan gagal dalam usaha menganalisis kontrak untuk memahami situasi perkembangan perniagaan kumpulan mahupun cawangan.

Berapa banyak kontrak pelbagai saiz yang perlu diproses oleh sebuah organisasi setiap tahun? Jawapan daripada kumpulan hotel francais berskala besar Yalike Shuke adalah – hampir sepuluh ribu dokumen.

Dengan kaedah pemprosesan terdahulu, berapa banyak alur proses yang diperlukan dalam kelulusan dan pencapaian kontrak ini? Lebih daripada dua puluh ribu alur proses.

Dari kontrak mula dibuat sehingga siap dicap dan diarkibkan, dalam tempoh lama memakan masa tujuh hari, kini hanya memerlukan sehari sahaja. Bagaimana mereka berjaya sedemikian?

Marilah bersama-sama kita melihat kod kecekapan Yalike Shuke

Hospitaliti Yalike Digital Technology Group menduduki kedudukan ke-39 dalam senarai kumpulan hotel di peringkat global dan kedudukan ke-14 di China. Di antaranya, "Yaster Hotel" telah menempatkan dirinya di kedudukan keenam jenama hotel berkualiti sederhana di China dan mempunyai empat jenama utama iaitu Yaster Hotel, Yaster Field Hotel, Yaster International Hotel dan Yamaitu Hotel. Pada masa kini, hotel yang beroperasi dan sedang dibina melebihi seribu unit, merangkumi lebih 200 buah bandar utama, dengan jumlah pekerja melebihi 13,000 orang dan jumlah ahli serantau melebihi 25 juta orang.

Pengurusan Kontrak melibatkan pelbagai sistem:

Hal Perniagaan "menantikan hingga uban", Pihak Pengurusan pula "sibuk memberi kelulusan"

Fang Tang dikenal sebagai Pengarah Teknologi di Yalike Digital Technology Group. Dia dan pasukannya bertanggungjawab ke atas pengurusan dan penyelenggaraan platform pejabat digital dalaman Yalike Shuke serta aplikasi teknologi dan alat-alat baharu berkaitan.

Pada 2019, selepas seluruh anggota di Yalike Shuke mula menggunakan DingTalk, Fang Tang mendapati secara bertahap bahawa komunikasi dan kerjasama dalaman semakin lancar, walaupun pada peringkat operasi, keadaan pelbagai platform digunakan secara serentak masih memberi kekangan kepada peningkatan kecekapan seterusnya. Terutama dalam pengurusan kontrak, isu seperti kelulusan berulang dan kesukaran dalam pengarsipan serta carian selepas itu adalah suatu masalah utama yang mendesak untuk diselesaikan.

Sebagai organisasi hotel francais berskala besar, Yalike Shuke memproses hampir sepuluh ribu kontrak setiap tahun. Kontrak yang terlibat merangkumi francais, pembaharuan, pelbagai jenis pembelian dan urusan sumber manusia. Menghantar kontrak, menampal cap sehingga pengarsipannya melibatkan tiga proses iaitu kelulusan kontrak, kelulusan pencapaian, dan pengarsipan, di mana kesemuanya melibatkan banyak titik kelulusan.

Contohnya, dalam pengendalian kontrak pembelian, selepas kelulusan kontrak OA melalui DingTalk selesai, cap tidak boleh digunakan secara terus, pemohon masih perlu mengemukakan alur proses lain melalui sistem tandatangan elektronik. Secara keseluruhannya, proses kontrak mengambil masa purata tiga hingga empat hari, atau kadangkala lebih daripada tujuh hari. "Sebahagian kontrak perniagaan, walaupun pengurusan syarikat telah memberi kelulusan sekali dalam satu platform, mereka kadangkala perlu memberi kelulusan lagi dalam platform cap, menyebabkan beban kerja meningkat, dan kadangkala memperjejas kemajuan perniagaan" kata Fang Tang.

Dalam peringkat pengarsipan kontrak, kerana sistem lama hanya menggunakan medan tetap seperti pihak berkaitan, jabatan, masa dan sebagainya untuk membuat pengelasan kontrak, tiada medan seperti penandatangan, amaun wang, tarikh, jenis fail, projek berkenaan menyebabkan kepimpinan ingin memahami kedudukan perkembangan perniagaan kumpulan, cawangan perniagaan, dan hal kemajuan syarikat cabang terbantut.

Proses Kelulusan Dipermudah dalam Sehari

Tidak lagi perlu meluluskan dan menandatangani kontrak secara berasingan

Dengan sokongan DingTalk dan rakan kongsinya, e-Sign Bao, Kumpulan Hotel Yalike Digital Technology membuka sistem "DingTalk Smart Contract" dalam tahun 2024. Sistem ini menggabungkan lebih daripada sepuluh jenis proses kelulusan dan cap kontrak di platform pengesahan lain, seterusnya mencapai pengurusan yang bersistem dan terpadu dari kelulusan kontrak OA ke pencapaian dan pengarsipan.

Kini, seorang pekerja hanya perlu menghantar permohonan kelulusan kontrak di DingTalk, mengisi maklumat dalam pelbagai dimensi mengikut jenis kontrak. Nod kelulusan akan diproses secara automatik. Apabila kelulusan selesai, sistem akan terus ke sistem tandatangan elektronik di mana penandatanganan dan cap boleh dijalankan sendiri tanpa alur permohonan tambahan, tidak perlu menunggu kelulusan pihak pengurusan untuk pencapaian lagi. "Kini, para pengurusan tidak kerap lagi didesak untuk meluluskan cap setelah meluluskan kontrak."

"Kini, proses pemeteraian kontrak yang sebelumnya mengambil masa berhari-hari boleh disiapkan dalam masa kurang dari sehari. Beban kerja kelulusan pihak pengurusan jauh berkurangan, ini turut meningkatkan kecekapan rakan sejawat dalam urusniaga bisnes yang berkaitan" menurut Fang Tang. Dengan sistem ini, Yalike Shuke juga berjaya menggabungkan semua semakan dan pemeteraian kontrak di ibu pejabat kumpulan serta cabangnya dalam satu platform yang sama, memberi kemudahan bagi pihak pembuat keputusan untuk mengawasi maklumat kontrak pada bila-bila masa.

Kemudahan Semakan Kontrak

Mengambil Keputusan Strategik Berasaskan Data

Dalam peringkat arkib, sistem kontrak pintar menyediakan lebih daripada empat puluh medan khusus untuk buku rekod. Selain itu, sistem ini juga meletakkan asas untuk semakan kontrak dan analisis terperinci, memberikan peluang kontrak lama menjadi sumber "emas data".

Pihak terlibat di Yalike Shuke seterusnya dapat mengumpul dan menganalisis pelbagai dimensi secara tepat seperti tempoh sah, jumlah keseluruhan, projek yang berkaitan, status penandatanganan dan sebagainya, seterusnya membantu para pengurusan memahami keadaan perniagaan secara tepat dan menjalankan pengambilan keputusan secara efisien, dengan sepenuhnya memanfaatkan nilai perniagaan data kontrak.

Tentang DingTalk Smart Contract

DingTalk Smart Contract adalah sebuah platform pengurusan integrasi perniagaan, kewangan dan undang-undang yang dibangunkan bersama-sama oleh DingTalk dan e-Sign Bao untuk memenuhi keperluan perniagaan kecil dan sederhana. Platform ini mampu menangani keseluruhan kitar hayat kontrak, merangkumi kebolehan utama dalam "penulisan, kelulusan, penandatanganan, pengurusan". Secara terperinci, sistem ini menyokong pelbagai fungsi iaitu "penulisan – memulakan kontrak dengan menggunakan templat klausa kontrak, kelulusan – meluluskan kontrak dan perbezaan fail dijana secara pintar, tandatangan – menandatangani kontrak dan menampal cap secara elektronik, pengurusan – penomerann kontrak yang boleh disesuaikan, pengurusan fail kontrak, pengingatan bila tarikh tamat, pengurusan pihak berkaitan, analisis dan statistik kontrak."

Di seluruh negara ini, ramai perniagaan terkenal dalam bidang runcit, hotel, barangan pengguna serta pengeluaran memilih untuk menggunakan DingTalk Smart Contract dengan harapan dapat menaik tarafkan pengurusan dan operasi perniagaan secara digital.

Domin Technology (DomTech) ialah rakan pembekal rasmi DingTalk di Hong Kong, yang menyediakan perkhidmatan DingTalk khusus kepada klien yang meluas. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai aplikasi platform DingTalk, anda boleh terus menghubungi perkhidmatan pelanggan dalam talian kami, atau menghubungi kami melalui telefon di (852)4443-3144 atau e-mel di This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Kami mempunyai pasukan pembangunan dan penyelenggaraan yang cemerlang serta pengalaman yang luas dalam khidmat pasaran, seterusnya mampu menyediakan penyelesaian dan perkhidmatan DingTalk yang profesional untuk anda!