من 7 أيام إلى يوم واحد: تجربة مجموعة فنادق يالي التكنولوجية في إدارة المراجعة والموافقة على العقود一体化

كم عدد العقود التي يجب على شركة التعامل معها سنويًا بمختلف أحجامها؟ الجواب من شركة YL GROUP للضيافة هو - ما يقارب 10 آلاف عقد. ومن خلال الطرق التقليدية في المعالجة، كم عملية ستنتج عن الموافقة على هذه العقود ووضع الختم عليها؟ - أكثر من 20 ألف عملية. كم كان الزمن الأطول الذي تستغرقه معالجة العقود من التدشين إلى وضع الختم وحفظها في الماضي؟ كان يتطلب سبعة أيام، أما الآن فيحتاج إلى يوم واحد فقط. كيف حققوا ذلك؟ تعالوا معنا لنتعرف على "رمز الكفاءة" في YL GROUP. مجموعة YL الرقمية للتكنولوجيا تحتل المرتبة 39 على مستوى العالم بين شركات الضيافة، كما أنها في المرتبة الـ14 بين شركات الضيافة في الصين. و"فندق Yasta" التابع لها يحتل المرتبة السادسة بين العلامات التجارية المتوسطة في الصين، كما أنها تملك أربع علامات تجارية: ياستا هوتيل، ياسفيير هوتيل، ياستا إنترناشونال هوتيل، ويا ميتو هوتيل. حاليًا، يزيد عدد الفنادق التي تم افتتاحها وفي طور التجهيز تحت مظلتها على 1000 فندق، وتغطي أكثر من 200 مدينة رئيسية، وعدد موظفيها يزيد على 13000 موظف، كما تجاوز عدد الأعضاء العالميين لديها 25 مليون عضو. مشكلة العقود المؤتمتة لعمليات الاستمارة والموافقة عبر الأنظمة والمعالجة المتعددة للمهام: الأعمال "تنتظر حتى تبيض الرؤوس"، والمسؤولون "مشغولون بالموافقات". فانغ تانغ هي مديرة التكنولوجيا في مجموعة YL الرقمية للتكنولوجيا، وهي وفريقها مسؤولون عن تشغيل منصة العمل الرقمية الداخلية في YL GROUP وصيانتها، فضلاً عن دعم ونشر التقنيات والأدوات الجديدة ذات العلاقة. منذ عام 2019، بدأت YL GROUP في استخدام DingTalk على مستوى المؤسسة. ومع مرور الوقت، لاحظ فريق فانغ تانغ أن التواصل الداخلي والتعاون أصبح أكثر سلاسة، لكن في مستوى العمليات التجارية، ظل الوضع القائم الذي يشهد معالجة متعددة على منصات مختلفة يحد من تحسين الكفاءة بشكل متزايد. وخاصة في إدارة العقود، كانت مشكلات الموافقة المكررة والمشقة في الاسترجاع والمعاينة بعد الأرشفة من المواضيع الملحة التي تتطلب الحل. كمجموعة ضيافة كبرى، تحتاج YL GROUP سنويًا إلى معالجة ما يقارب 10 آلاف عقد. هذه العقود تشمل فروع الفنادق المشتركة، والأعمال الإنشائية والمتنوعة، والمشتريات والتوظيف أنواعًا مختلفة. من استلام العقد ووضع الختم حتى الأرشفة، يتطلب الأمر ثلاث عمليات: مراجعة العقد، موافقة الختم، والأرشفة، ويتضمن ذلك العديد من نقاط الموافقة. على سبيل المثال، في عملية معالجة العقود المشتريات، بعد الانتهاء من موافقة العقود عبر DingTalk OA، لا يمكن وضع الختم مباشرة، بل يحتاج مُقدِّم الطلب إلى بدء عملية جديدة في نظام التوقيع الإلكتروني. في المتوسط يستغرق العقد بأكمله في العملية من 3 إلى 4 أيام، بل قد يتجاوز 7 أيام. كما تقول فانغ تونغ: "بعض عقود الأعمال، قد يقوم مديرو الشركة بمراجعتها على منصة واحدة، ولكن قد يحتاجون أيضًا إلى مراجعتها مرة أخرى على منصة استخدام الختم، وهذا يزيد من العبء بشكل كبير، واحيانًا يؤثر سلبًا على تقدم العمل". وفي مرحلة أرشفة العقود، لم يكن النظام السابق قادرًا على تصنيف وإدراج العقود باستخدام حقول ثابتة مثل الطرف المتعاقد معه والقسم والوقت، وبسبب نقص تفاصيل مثل الموقع المُوقِّع والمبلغ والمدة والفئة والمشروع المنتمي إليه، فقد فشلت رؤية الإدارة التي تهدف إلى متابعة حالة تطور الأعمال عبر تحليل العقود للشركة والوحدات العملية والفروع المختلفة.

كم عدد العقود كبرى وصغيرة التي يجب أن تتم معالجتها في شركة واحد سنويًا؟ الجواب من YL GROUP لسلاسل الفنادق الراقية هو: حوالي 10 آلاف عقد.

باستخدام الطرق التقليدية في المعالجة، كم عدد العمليات التي يجب الانتهاء منها بالنسبة لموافقة العقود ووضع الختم؟ أكثر من 20 ألف عملية.

كم من الوقت تستغرق عملية العقود من البداية وحتى وضع الختم والأرشفة بالكامل؟ في السابق كانت تصل إلى 7 أيام، أما الآن فقط يوم واحد، كيف استطاعوا تحقيق ذلك؟

هيا بنا نلقي نظرة على مفتاح الكفاءة في YL GROUP

مجموعة YL الرقمية للتكنولوجيا تمتلك عددًا من الفنادق في الترتيب 39 عالميًا، والترتيب الـ14 ضمن شركات الفنادق في الصين. وفندق "ياستا" يحتل المرتبة السادسة في فئة الفنادق المتوسطة في الصين. ولها أربع علامات تجارية كبيرة: فندق "ياستا"، فندق "ياسفير"، فندق "ياستا إنترناشونال"، وفندق "يا ميتو". حاليًا، أكثر من 1000 فندق تم افتتاحها أو في طور التجهيز تحت علامتها التجارية، وهي موجودة في أكثر من 200 مدينة رئيسية، وعدد موظفيها يزيد على 13000 شخص، وعدد الأعضاء العالميين يزيد على 25 مليون عضو.

الموافقة على العقود عبر الأنظمة المختلفة والعديد من العمليات:

العمليات "تنتهي بصلاة الظهر" والمسؤولون "مشغولون بالموافقة"

فانغ تانغ هي مديرة التكنولوجيا في مجموعة YL الرقمية للتكنولوجيا، وهي وفريقها مسؤولون عن تشغيل منصة العمل الرقمية الداخلية في YL GROUP وصيانتها، فضلاً عن دعم ونشر التقنيات والأدوات الجديدة ذات العلاقة. منذ أن بدأت YL GROUP في استخدام DingTalk على مستوى المؤسسة عام 2019، لاحظ فريق فانغ تانغ أن التواصل الداخلي والتعاون أصبح أكثر سلاسة، لكن على مستوى العمليات التجارية، فإن الوضع المزدوج عبر منصات متعددة كان لا يزال يحد من تحسين الكفاءة. وفي موضوع إدارة العقود، كانت هناك مشكلات مثل الموافقة المتكررة والاسترجاع المتأخر والمشقة في البحث والمراجعة.

بصفتها مجموعة كبرى في سلسلة الفنادق، تحتاج YL GROUP إلى معالجة ما يقارب 10 آلاف عقد سنويًا. وتشمل هذه العقود كلاً من الامتيازات الفندقية، والتحديثات، والمشتريات بأنواعها، والتوظيف وغيرها من الأنواع المختلفة. من استلام العقد ووضع الختم حتى الأرشفة، يتطلب الأمر ثلاث عمليات: مراجعة العقد، موافقة الختم، والأرشفة، ويشمل ذلك العديد من نقاط الموافقة. في مثال على معالجة العقود المشتريات، بعد استكمال موافقة العقود عبر DingTalk OA، لا يمكن وضع الختم مباشرة، بل يحتاج مُقدِّم الطلب إلى بدء عملية جديدة في نظام التوقيع الإلكتروني. في المتوسط يستغرق العقد بأكمله في العملية من 3 إلى 4 أيام، بل قد يتجاوز 7 أيام. كما تقول فانغ تونغ: "بعض عقود العمل، قد يقوم مديرو الشركة بمراجعتها على منصة واحدة، لكن عليهم المراجعة مرة أخرى في منصة الختم، الأمر الذي يزيد العبء واحيانًا يؤثر على تقدم العمل".

وفي مرحلة أرشفة العقود، لم يكن النظام القديم قادرًا على تصنيف وإدراج العقود فقط باستخدام حقول ثابتة مثل الطرف المتعاقد معه والقسم والوقت، مما يؤدي إلى نقص في أبعاد الموقع الموقع والمبلغ والمدة والفئات والمشروع المنتمي إليها. وهذا أدى إلى عدم قيام الإدارة على تحليل العقود ومعرفة وضع تطور مجموعات الأعمال والمكاتب الفرعية والقطاعات المختلفة.

الموافقة على العقود في يوم واحد

لم يعد علينا الموافقة على العقد والموافقة على الختم بشكل منفصل

بفضل DingTalk وشريك eSign في التعاون، قام فندق مجموعة YL الرقمية للتكنولوجيا بتفعيل "العقد الذكي لـDingTalk" في عام 2024، وقد قاموا بدمج حوالي عشرة أنواع مختلفة من عمليات الموافقة على العقود والخواتم المتباعدة على منصات المعالجة الأخرى، وحققوا الإدارة الشاملة لعمليات العقود الموافقة عليها حتى الختم والأرشفة.

كل ما على الموظفين فعله هو تقديم عملية موافقة العقود في DingTalk وإدخال البيانات في الأبعاد المطلوبة بناءً على نوع العقد، حيث تنتقل الموافقة تلقائيًا إلى المحطات التالية، وبعد الموافقة، يتم نقلك تلقائيًا إلى نظام التوقيع الإلكتروني لإنجاز التوقيع والختوم بشكل مستقل، دون الحاجة إلى إرسال طلب منفصل آخر والانتظار لموافقة الإدارة على الختم كما قال "ولم تعد الإدارة تتلقى ضغوطاً متكررة لتأييد العقود ثم الموافقة على الخواتم.

"الآن، عملية الختم التي كانت تتطلب عدة أيام أصبحت أقل من 24 ساعة. حيث تم تخفيف العبء على الموافقة الإدارية بشكل كبير، مما ساعد في تحسين كفاءة الموظفين المعنيين." هكذا قال فانغ تانغ. ومن خلال هذه المنصة، نجحت YL GROUP في دمج جميع عمليات مراجعة العقود واستخدام الختم في المقر الرئيسي وفروع الشركة ضمن منصة موحدة، مما وفر سهولة في متابعة المعلومات العقدية من قبل متخذي القرارات في الإدارة.

لم تعد مراجعة العقود مهمة صعبة

اتخاذ القرارات بإدارة الأعمال يعتمد على البيانات

في مرحلة أرشفة العقود، يدعم النظام الذكي للعقود أكثر من 40 حقلًا قابلًا للتخصيص لدفاتر السجلات، وهو ما وضع الأساس لفحص العقود وتحليلها بدقة. ويمكن تحويل العقود السابقة إلى "منجم ذهب من البيانات".

الزملاء المعنيون في YL GROUP سيتمكنون لاحقاً من الإطلاع على مدة العقود وقيمتها الإجمالية والمشروع التابع له والموقع الموقع الحالة التوقيع وغيرها من أبعاد البيانات الأخرى، مما يتيح إحصاءً دقيقًا وتحليلًا متعدد الأبعاد للمعلومات العقدية، ما يسهم في مساعدة الإدارة على فهم دقيقة واتخاذ قرارات سريعة ومدروسة، واستخدام قيمة العقد كبيانات لتحقيق أهداف العمل.

حول العقد الذكي لـDingTalk

العقد الذكي لـDingTalk هو منصة إدارة شاملة لتقسيم الصناعات والمال والقانون تم تأسيسها من قبل DingTalk بالتعاون مع eSign، وموجهة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، وتغطي كامل دورة حياة العقود من "الكتابة، المراجعة، التوقيع، الإدارة"، وتشمل بشكل خاص ميزات المنتج الأساسية مثل مراحل "الكتابة – استخدام قوالب البنود التعاقدية للبدء، المراجعة – موافقة العقد والمقارنة الذكية للملفات، التوقيع – توقيع العقد والختم الإلكتروني، الإدارة – إدارة أرقام العقود المخصصة، إدارة السجلات للعقود، التنبيهات عند الانتهاء حسب مخصصات المستخدم، إدارة الطرف الآخر، والتحليل الإحصائي للعقود".

لقد اختارت العديد من الشركات المعروفة في مجال التجزئة والضيافة والسلع الاستهلاكية السريعة والتصنيع عبر الصين استخدام العقد الذكي من DingTalk، مما يعزز التحول الرقمي لإدارة الأعمال.

DomTech هي مزود الخدمة المعين من قبل DingTalk في هونغ كونغ، متخصصة في تقديم خدمات DingTalk للعملاء الكريام. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن تطبيقات منصة DingTalk، يمكنك الاتصال بممثلي خدمة العملاء عبر الإنترنت مباشرة، أو عبر الاتصال الهاتفي على (852)4443-3144 أو البريد الإلكتروني على عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. لدينا فريق كفء من المطورين والمشغلين ولدينا خبرة غنية في السوق، ولذلك نستطيع أن نوفر لك حلولًا وخدمات مهنية على منصة DingTalk!