Thời này, ai đi làm mà chẳng có trợ lý?

Trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh, chúng ta thường xuyên bị bao vây bởi những việc vụn vặt như thông báo, tin nhắn, cuộc họp... Buổi sáng, khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn cần lọc ra những thông tin then chốt từ đống tin nhắn, sau đó ghi chép lịch trình công việc, tiếp đến là tổ chức và tóm lược các báo cáo tiến độ dự án... Những công việc lặp đi lặp lại này mỗi ngày liệu có khiến bạn cảm thấy khá mệt mỏi? Hãy tưởng tượng: Lúc này, nếu bạn có một trợ lý cá nhân, người ấy có thể theo thói quen của bạn dọn dẹp công việc trong ngày, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho những cuộc họp quan trọng, ghi chú rõ ràng các dữ liệu trọng điểm; đối diện với những vấn đề khó khăn, người ấy có thể dựa vào kho thông tin đồ sộ và phân tích nhạy bén, trình bày những phương án khả thi để hỗ trợ bạn ra quyết định; hơn thế nữa, còn thường xuyên nhắc nhở bạn nhớ uống nước, rời khỏi bàn làm việc đứng lên nghỉ ngơi 5 phút, nói với bạn hôm nay dù bận rộn cũng phải chăm sóc bản thân... mang lại cho bạn giá trị về cảm xúc dồi dào, có lẽ đó thật sự là điều tuyệt vời. Khi trợ lý AI của DingTalk được nâng cấp, mọi điều này đều có thể trở thành hiện thực. Trên nền tảng DingTalk, bạn chỉ cần nhấn một nút để nhận trợ lý AI cá nhân cho mình, để người ấy giúp bạn giải phóng khỏi những hao phí thời gian cho công việc mang tính chất hành chính, từ đó bạn có thêm nhiều thời gian và sức lực hơn để đầu tư vào những việc quan trọng hơn cũng như mang tính sáng tạo hơn.

Trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh, chúng ta thường xuyên bị bao vây bởi những việc vụn vặt như thông báo, tin nhắn, cuộc họp...

Chào buổi sáng, khi bạn bắt đầu một ngày làm việc, bạn cần phải sàng lọc các tin nhắn để tìm những tin quan trọng, sau đó ghi chú lại lịch trình công việc, tiếp theo là tổ chức hoặc tóm tắt các báo cáo liên quan đến tiến độ dự án... Liệu những việc lặp đi lặp lại hằng ngày này có khiến bạn cảm thấy bất lực?

Hãy thử tưởng tượng: Lúc này, nếu bạn có một trợ lý cá nhân, người ấy sẽ dựa vào thói quen của bạn để phân loại công việc trong ngày, sắp xếp theo mức độ ưu tiên, chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho các cuộc họp quan trọng và ghi chú rõ ràng các dữ kiện chủ chốt; khi gặp vấn đề khó khăn, người ấy có thể dựa vào kho dữ liệu đồ sộ và kỹ năng phân tích thông minh để trình bày các phương án khả thi giúp bạn đưa ra quyết định; thậm chí còn nhắc nhở bạn uống nước, rời khỏi bàn làm việc đứng lên nghỉ giải lao 5 phút, khuyên bạn hôm nay bận rộn cũng đừng quên chăm sóc bản thân... mang lại cho bạn nhiều giá trị tinh thần tích cực, nghe thật tuyệt vời phải không?

Nhờ nâng cấp chức năng trợ lý AI của DingTalk mà giờ đây tất cả điều này đã có thể thực hiện. Tại DingTalk, bạn chỉ cần nhấn một nút là có thể nhận trợ lý AI cá nhân do mình định nghĩa, để người ấy giúp bạn giảm bớt hao tổn sức lực vào những công việc hành chính, từ đó bạn có thể đầu tư thêm thời gian và tinh thần vào những việc quan trọng và sáng tạo hơn.

Bạn chính là người định nghĩa trợ lý AI của mình

Trợ lý AI cá nhân không còn đơn điệu cùng một khuôn mẫu, bạn có thể tùy biến để phù hợp với cá tính riêng của mình. Bạn có thể đặt biểu tượng đại diện, giọng nói và cách xưng hô cho trợ lý AI, biến người ấy thực sự trở thành trợ lý riêng của bạn.

Trợ lý AI của bạn là công cụ vì bạn mà tồn tại

1. Thiết lập những người bạn quan tâm: Giúp bạn theo dõi tin nhắn trọng điểm

Khi công việc hợp tác ngày càng nhiều, những công việc giao phó trên các cuộc trò chuyện 1:1 hoặc trong nhóm từ khách hàng, đối tác hay cấp trên có thể bị lẫn vào các thông báo khác, khiến bạn dễ quên.

Trước kia, muốn ghi lại công việc cần phải thêm vào danh sách việc chờ xử lý hoặc một phần mềm quản lý việc khác, quy trình phức tạp và dễ khiến bạn mờ dần ngữ cảnh công việc theo thời gian trôi.

Còn bây giờ, trợ lý cá nhân DingTalk có thể giúp bạn theo dõi tin nhắn rồi!

Chỉ cần thêm vào "những người bạn quan tâm", trợ lý AI cá nhân sẽ tự động tổng hợp tin nhắn theo mục "người được dõi theo", giải thích rõ ràng nguồn gốc sự việc và giúp bạn giám sát các nhiệm vụ, quyết định được giao trong cuộc trò chuyện (chỉ áp dụng với nội dung bạn có thể xem và cho phép trợ lý AI cá nhân quyền truy cập). Đồng thời chức năng còn hỗ trợ "đặt câu hỏi dựa trên nội dung hiện tại", đảm bảo mọi việc quan trọng đều được xử lý đầy đủ.

Đối với phụ huynh, chức năng này cũng rất hữu ích: chỉ cần thiết lập giáo viên chủ nhiệm của con làm người được dõi theo, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông báo nào liên quan đến việc học tập và sinh hoạt của con bạn, dù ở bất kỳ đâu hay bất kỳ thời điểm nào.

2. Nhắc nhở thông minh về tin nhắn đã đọc nhưng chưa trả lời: Giúp bạn rà soát tin nhắn chưa phản hồi

Trong thời đại lượng tin bùng nổ, chắc hẳn nhiều người đều gặp phải tình trạng "ý muốn trả lời" nhưng rồi lại quên mất, do hoàn cảnh lúc đó gây ra – kết quả là gây ra hiểu lầm không đáng có. Đặc biệt trong môi trường làm việc, nhiều sai sót phát sinh chỉ vì bạn quên trả lời.

Không cần lo lắng, trợ lý cá nhân DingTalk sẽ giúp bạn nhắc nhở về những tin đã đọc nhưng chưa trả lời!

Người ấy sẽ tổng hợp tất cả những tin nhắn bạn đã đọc nhưng chưa trả lời vào mục "những người bạn quan tâm", bạn có thể nhấn vào để nhảy một chạm đến tin nhắn gốc và xử lý việc trả lời, đảm bảo không bỏ sót hồi đáp bất kỳ tin nào.

3. Thêm vào những việc bạn quan tâm: Giúp bạn theo dõi động thái dự án, không bỏ lỡ việc quan trọng

Khi bạn muốn tìm hiểu tiến triển mới nhất của một dự án hoặc một vấn đề cụ thể, bạn có thể phải lần mò tin nhắn trong nhóm chat, cuộc trò chuyện cá nhân, email, báo cáo hằng ngày của dự án và bảng tiến độ dự án để từ đó sàng lọc và tổng hợp thông tin, tiêu tốn rất nhiều thời gian quý báu cho việc tìm kiếm, định vị và tổ chức lại dữ liệu.

Còn giờ đây, trợ lý AI cá nhân DingTalk của bạn có thể giúp bạn theo dõi tình hình sự việc rồi!

Trợ lý AI cá nhân có thể tự động theo dõi các tiến triển quan trọng và tập hợp dữ liệu, bạn có thể xem nguồn tin và các tài liệu liên quan, biết được tin tức đến từ nhóm chat nào, báo cáo nào hoặc lịch trình họp nào để có thể xác định chính xác trong 1 giây, thuận tiện để theo dõi về nguồn gốc và ngữ cảnh tổng thể. Ngoài ra, bạn còn có thể tiếp tục đặt câu hỏi cho AI để nhận được những tiến triển và kết luận quan trọng.

Ngoài ra, người ấy còn có khả năng tự động tạo các báo cáo tuần chi tiết dựa trên nội dung công việc được ủy quyền bởi người sử dụng, bao gồm toàn bộ hoạt động chính trong tuần, văn bản tạo ra tuân thủ định dạng quy chuẩn, nội dung phong phú đầy đủ, kèm theo thông tin nhận diện nguồn rõ ràng, hầu như không cần chỉnh sửa thêm, từ nay cứ để trợ lý AI giúp bạn "quản báo cáo" thay vì buộc bạn phải tự soạn báo cáo nữa.

Vì thế, nhờ có người ấy, việc hồi ức lại công việc, viết báo cáo tuần, thúc đẩy công việc hàng ngày hoặc hàng tuần, tóm tắt những nhiệm vụ quan trọng trong ngày qua... những việc vụn vặt này sẽ không còn phức tạp nữa, hãy thử giao hết cho người ấy xem sao.

Lưu ý: Người dùng có thể thêm 3 việc quan tâm; tài khoản "hội viên DingTalk 365" được hỗ trợ tối đa 10 việc quan tâm và còn được nhận tóm lược tiến triển công việc mới nhất trong ngày, được gửi vào mỗi buổi sáng sớm.

4. Sổ tay AI: Giúp bạn tổ chức và lưu trữ thông tin rời rạc

Đối với một người lao động công sở, chúng ta thường xuyên cần ghi chú lại cảm hứng, biên bản họp nhanh, lưu giữ tư liệu... Trước kia, chúng ta có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau, khiến các dữ liệu này bị rải rác và tra cứu rất phiền phức.

Hôm nay, với "Sổ tay AI", chúng ta có thể ghi chép bất kỳ mảnh thông tin rời rạc nào một cách tiện lợi. Bất kể là thông qua nhắn tin cho riêng mình, ghi chú bằng cách kéo chọn đoạn văn bản, duyệt web, xem hình ảnh, PDF hay liên kết, chỉ cần nhấn vào nút "Lưu ngay", người ấy sẽ giúp bạn tự động phân loại và bạn còn có thể gắn thẻ để dễ dàng tìm kiếm.

Chắc chắn rồi, trợ lý AI cá nhân DingTalk còn hỗ trợ việc sáng tạo lại dữ liệu đã lưu. Chỉ cần bấm vào nút "Sổ tay AI" - "Thảo luận mở rộng" trong cuộc đối thoại với chính bạn, bạn có thể đặt câu hỏi cho trợ lý AI cá nhân. Ví dụ: "Hãy phân tích giúp tôi tính cấp thiết trong việc tích lũy tài sản dữ liệu của DingTalk."

Đối với học sinh, "Sổ tay AI" cũng là công cụ tốt để hệ thống hóa các bài toán sai và điểm kiến thức trọng tâm.

Trước kia, việc lập tập bài sai và tóm lược đề cương kiến thức luôn đòi hỏi quá trình phân loại thủ công, viết lại bằng tay hoặc gõ máy.

Giờ đây, bạn chỉ cần gửi cho chính mình bài toán sai hoặc trọng điểm do giáo viên giảng hay "Lưu ngay" lại, trợ lý AI cá nhân sẽ giúp bạn tổng hợp. Khi bạn đặt câu hỏi cho người ấy, bạn sẽ nhận lại được bản tóm lược văn bản rõ ràng mạch lạc, giúp bạn củng cố kiến thức tốt hơn và tiết kiệm thời gian để ngủ thêm một ít, nâng cao đáng kể hiệu quả học tập.

5. Quả cầu AI nổi: Nhấn một nút để gọi trợ lý AI

Để giúp người dùng dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc sử dụng các chức năng của trợ lý AI, trợ lý AI cá nhân DingTalk đã bổ sung chức năng "quả cầu AI nổi" trên ứng dụng di động.

Thông qua việc nhấn vào quả cầu nổi, bạn có thể ngay lập tức gọi trợ lý AI cá nhân, bạn có thể "hỏi trực tiếp AI", "tìm kiếm theo nội dung màn hình" hoặc "hỏi khi chụp ảnh".

Chức năng nhận biết nội dung trên màn hình giúp tổng hợp thông tin trên màn hình một cách nhanh chóng và hỗ trợ bạn đặt câu hỏi theo nội dung; chức năng hỏi qua ảnh chụp cho phép chụp hình ảnh để trợ lý AI tự động giải quyết bài toán hoặc viết nhận xét về ảnh món ăn, làm tăng đáng kể hiệu quả và sự thuận tiện trong việc sáng tạo. Hơn nữa, quả cầu nổi còn được hỗ trợ hoạt động bên ngoài nền tảng Android, bạn không cần phải mở DingTalk để nhanh chóng gọi trợ lý AI cá nhân.

Kết luận

Từ tùy chỉnh hình ảnh của trợ lý AI, học sâu thông tin liên quan đến người dùng, quản lý thông minh những người và việc quan tâm, nhắc nhở tin nhắn đã đọc mà chưa hồi đáp, tự động sắp xếp thông tin rời rạc và tạo báo cáo tuần đầy đủ đến chi tiết — trợ lý AI cá nhân DingTalk luôn không ngừng nỗ lực để cung cấp sự hỗ trợ làm việc hiệu quả và mang tính cá nhân cao cho người dùng, giúp bạn trở thành cá nhân xuất sắc nhất, một trợ lý AI thấu hiểu bạn. Nhanh tay nâng cấp trợ lý AI của bạn ngay hôm nay!