Dinas Pendidikan Distrik Binjiang: Mendorong sinergi antara dinas dan kelompok sekolah, memimpin aksi "Silicon Valley Pendidikan" melalui digitalisasi

Berkat DingTalk berasal dari Hangzhou, Biro Pendidikan Binjiang dan sekolah-sekolah di bawah otoritasnya telah melakukan kerja sama dan eksplorasi yang luas serta menyeluruh dengan DingTalk, mempercepat inovasi dan reformasi pengajaran digital, sehingga terbentuknya model baru "Silicon Valley Pendidikan" yang dipimpin digitalisasi dalam membangun kawasan pendidikan berkualitas tinggi. Biro ini telah dinilai sebagai unit unggulan dalam "Pilot Work of Information Technology Supporting Comprehensive Quality Evaluation of Students" oleh Kementerian Pendidikan, Kawasan Pilot Komprehensif Pendidikan Cerdas Provinsi Zhejiang, Kawasan Pilot Pendidikan Cerdas Berbasis Teknologi Provinsi Zhejiang, serta Kawasan Pilot Reformasi Evaluasi Menyeluruh Siswa Sekolah Dasar Provinsi Zhejiang.

"Dalam pendidikan saat ini, digitalisasi tidak kekurangan konsep canggih, tetapi yang kurang adalah tindakan nyata yang dapat langsung dikerjakan dan berinovasi secara berkelanjutan dengan iterasi cepat."

— Kepala Bidang Pendidikan Digital Biro Pendidikan Binjiang Xu Huabin

Biro Pendidikan Hangzhou High-tech Industrial Development Zone (Binjiang) (selanjutnya disebut sebagai Biro Pendidikan Binjiang) adalah bagian dari pemerintah kawasan Binjiang Kota Hangzhou, yang bertanggung jawab utama atas urusan pendidikan di kawasan Binjiang.

Berkat DingTalk yang berasal dari Hangzhou, Biro Pendidikan Binjiang dan sekolah-sekolah di bawah yurisdiksinya telah melakukan kerja sama dan eksplorasi yang luas dan menyeluruh dengan DingTalk, mempercepat inovasi dan reformasi pengajaran digital, sehingga terbentuknya model baru "Silicon Valley Pendidikan" yang dipimpin digitalisasi dalam membangun kawasan pendidikan berkualitas tinggi dan dinilai sebagai unit unggulan dalam "Pilot Work of Information Technology Supporting Comprehensive Quality Evaluation of Students" oleh Kementerian Pendidikan, Kawasan Pilot Komprehensif Pendidikan Cerdas Provinsi Zhejiang, Kawasan Pilot Pendidikan Cerdas Berbasis Teknologi Provinsi Zhejiang, serta Kawasan Pilot Reformasi Evaluasi Menyeluruh Siswa Sekolah Dasar Provinsi Zhejiang.

Kerja digitalisasi adalah proyek sistematis, Biro Pendidikan Binjiang menempatkan secara tepat arah pengembangan digitalisasi, menetapkan tujuan pengembangan, serta menyusun perencanaan sistematis. Dalam perencanaan tersebut ditekankan pada "aplikasi sebagai prioritas, layanan sebagai utama" yang diarahkan oleh basis data "Magic Cube Edukasi" sebagai infrastruktur data, basis data aplikasi DingTalk, platform kode tunggal, dan kerangka sistem aplikasi yang terstruktur, serta dalam penerapannya membentuk berbagai macam profil dan panel kontrol manajemen. Dalam proses pembangunan dan penggunaan, diperkenalkan konsep penting "satu basis data, satu platform, multi-layar, dan N-aplikasi", memberdayakan melalui platform DingTalk, mendorong kolaborasi antarbiro dan sekolah secara kelompok, memprioritaskan permintaan operasional, meningkatkan penggunaan praktis dan pemeliharaan operasional, fokus pada peningkatan efisiensi manajemen, pengoptimalan kualitas layanan, pembaharuan cara mengajar, serta mendorong pemerataan berkelanjutan. Menciptakan berbagai skenario penerapan seperti tatakelola cerdas menyeluruh, masyarakat digital, kelengkapan lima aspek pembinaan pendidikan, serta transformasi belajar-mengajar, sehingga pendidikan Silicon Valley didukung dan dipimpin oleh digitalisasi.

DingTalk Mewujudkan Kehadiran Digital Organisasi

Manajemen Multidimensi dan Komprehensif

DingTalk yang berlandaskan kehadiran digital organisasi mampu memberikan basis dalam kehadiran komunikasi, kolaborasi operasional, hingga ekosistem secara online, mengubah manajemen dua dimensi yang sebelumnya hanya titik ke titik menjadi model manajemen multidimensi berupa titik ke titik, titik ke permukaan, serta permukaan ke titik.

Selain melampaui keterbatasan waktu dan tempat, juga dapat mencakup tingkatan serta hak akses pengguna dan pembagian rincian granular manajemen lebih halus. Memungkinkan operasional seluruh pihak dengan berbagai peran dan posisi terhubung, menciptakan struktur manajemen yang lebih kaya dan menyeluruh di dalam biro pendidikan.

Kode Rendah Membantu Aplikasi Bisnis

Meningkatkan Efisiensi Kerja Personel Operasional

Sebagai kepala bidang edukasi digital di Biro Pendidikan Binjiang, guru Xu Huabin secara aktif terus mengikuti perkembangan produk dari berbagai platform yang memiliki integrasi tinggi dengan operasional manajemen dan pengajaran pendidikan. Dia juga selalu mengikuti perkembangan dan penyempurnaan produk YiDa buatan DingTalk hingga akhirnya memilih YiDa sebagai sistem pengelolaan daring bagi seluruh sistem pendidikan daerah itu.

Tugas terberat Biro Pendidikan adalah pengumpulan informasi dari berbagai sekolah di wilayah tersebut. Dengan memadukan kode sederhana dan YiDa DingTalk, guru Xu mampu membuat sistem pengumpulan informasi hanya dalam 2 hari, mengizinkan penggunaan fitur formulir -> pemilihan unit penerima -> input informasi yang dikumpulkan agar dapat melakukan pengumpulan informasi dengan mudah dari semua sekolah mitra seluruh kota serta mengakses status respon real time via laporan.

01. Pengelolaan Relawan Asian Games

Konferensi Asian Games 2023 di Hangzhou membutuhkan rekrutmen, manajemen, serta alokasi sukarelawan dari kalangan sistem pendidikan, juga perencanaan penyelenggaraan beberapa kegiatan sukarela.

Dari menerima pemberitahuan tugas hingga menyelesaikan isi rekrutmen dan pengumpulan informasi tersebut — termasuk pengunggahan foto relawan sesuai format dan standar penamaan berkas yang ketat — guru Xu bisa menuntaskan tugas dalam hanya 2 hari. Dengan cara tradisional, proses pengumpulan data, perubahan, konfirmasi ulang, hingga penggabungan informasi dapat menghabiskan waktu hingga 15 hari, yang jelas tidak memenuhi tenggat waktu pengelolaan kegiatan sukarela Asian Games.

Untuk pekerjaan sejenis, guru Xu melaksanakan lebih dari 10 kali dalam setahun, YiDa mampu menghemat beban kerja setara 2 tenaga kerja per tahun. Selain itu, ia juga membantu membagikan solusi yang telah terbukti efektif ini kepada rekan-rekan dari divisi lain dengan tugas serupa, secara signifikan meningkatkan efisiensi kerja Biro Pendidikan.

02. Manajemen Guru Kontrak

Dalam manajemen guru kontrak tradisional, masalah yang dihadapi antara lain adalah pembaruan data yang tidak segera dan efisiensi rendah. Untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut, guru Xu mendirikan sendiri platform manajemen berdasarkan kebutuhan Kantor Personalia dengan YiDa DingTalk demi meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen.

➔ Manajemen kuota: Melalui platform tersebut, guru Xu bisa memantau keadaan alokasi guru kontrak secara real-time, memastikan alokasi dan penggunaan sumber daya pendidik yang wajar.

➔ Pengawasan dana: Platform mampu memberikan pengawasan real-time terhadap dana terkait yang diberikan kepada guru kontrak, memastikan alokasi dan penggunaan dana secara sah dan wajar.

➔ Optimalisasi struktur: Melalui analisis data, platform membantu guru Xu mengoptimalkan struktur tim pengajar guru kontrak, meningkatkan kualitas mengajar.

Dengan platform ini, Biro Pendidikan daerah tersebut dapat melakukan pengawasan real-time terhadap guru kontrak sehingga efisiensi manajemen meningkat. Misalnya melalui fungsi analisis data platform, Biro Pendidikan dapat mendeteksi dan menyelesaikan masalah alokasi guru kontrak, kemudian mengoptimalkan alokasi sumber daya pendidikan. Bersamaan dengan itu, pengawasan real-time terhadap dana tersebut juga memastikan penggunaan keuangan secara sah dan meningkatkan efisiensi alokasi dana, sehingga memberikan dukungan pengambilan keputusan dalam pemanfaatan tenaga kerja sementara oleh Biro Pendidikan.

03. Manajemen Rapat

Karena kebutuhan manajemen, Biro Pendidikan secara rutin menyelenggarakan berbagai jenis rapat, seperti rapat pengaturan tugas, rapat operasional dan rapat pelaporan pekerjaan. Dalam proses ini, panitia memerlukan persiapan dan koordinasi luas dalam registrasi peserta, absensi, hingga penyaluran materi rapat, penggunaan besar kertas yang cetak materi rapat menyebabkan pemborosan sumber daya dan beban terhadap lingkungan. Selain itu, ketika dokumen fisik dicetak, pembaruan informasi menjadi sulit dan bisa mengakibatkan ketidaksinkronan informasi. Guru Xu mengembangkan sistem manajemen pertemuan "Sistem Manajemen Rapat" menggunakan YiDa berdasarkan permasalahan sulit dan rasa sakit tersebut.

➔ Manajemen pendaftaran: memudahkan peserta mengikuti pendaftaran secara daring, sistem otomatis mengumpulkan informasi peserta dan menghasilkan laporan, membantu penyelenggara melakukan pengelolaan serta analisis data;

➔ Manajemen absensi: pengguna dapat melakukan absensi sendiri dengan memindai kode check-in secara mudah dan cepat. Dibanding metode tanda tangan tradisional, metode ini dapat meningkatkan kecepatan hingga 90%, juga memungkinkan penyajian dan pemutakhiran status kehadiran secara real-time;

➔ Penyaluran data: melalui platform digital, materi pertemuan dapat didistribusikan secara elektronik, peserta dapat memperbarui materi secara real-time agar semua peserta bisa mengakses informasi terbaru;

➔ Analisis real-time: platform pertemuan digital mampu menghitung jumlah pendaftar dan peserta yang hadir secara real-time, membantu memahami gambaran keseluruhan pertemuan tersebut.

Lebih dari setahun terakhir, Biro Pendidikan mengembangkan secara mandiri seorang "Smart Campus Creation", "Aktivitas Meningkatkan Literasi Informasi Siswa" dan puluhan platform lainnya berbasis platform dasar, berupaya mencapai pengumpulan dan analisis data kerja, memahami dinamika proses kerja via visualisasi dan laporan guna menilai efisiensi kerja, melakukan pemeriksaan analitik serta menciptakan asset-asset berbasis data, meningkatkan efisiensi kerja secara signifikan. Seiring dengan makin luas dan dalamnya penerapan, pendidikan Binjiang secara bertahap beralih dari manajemen berdasarkan peraturan ke manajemen berbasis alur kerja, dari manajemen yang bergantung pada pengalaman menjadi tata kelola berbasis data dengan pemanfaatan DingTalk.