Tự động hóa dự án Ding Ding: Bộ tăng tốc hiệu suất cho doanh nghiệp

Tự động hóa là khái niệm không còn xa lạ, từ các thiết bị thông minh trong gia đình, đến lái xe tự động, và dây chuyền sản xuất công nghiệp; mục tiêu cốt lõi của tự động hóa vẫn luôn không thay đổi, đó là biến những thứ phức tạp trở nên đơn giản hơn, giúp nâng cao hiệu suất công việc. Ví dụ, Tesla đã đơn giản hóa quy trình sản xuất phức tạp thông qua dây chuyền tự động hóa, nâng cao đáng kể hiệu quả sản xuất. Trong lĩnh vực y tế, các hệ thống tự động hóa đang giúp bác sĩ thoát khỏi những công việc ghi chép rườm rà, tập trung hơn vào chẩn đoán và điều trị chính xác. Những trường hợp điển hình này đều chứng minh rằng tự động hóa không chỉ nâng cao hiệu suất công việc, mà còn phân bổ nguồn lực hợp lý hơn, giúp con người tập trung vào "những điều quan trọng hơn". Trong quá trình quản lý dự án của doanh nghiệp, tự động hóa cũng là một công cụ đắc lực giúp nâng cao năng suất. Trước sự cạnh tranh thương mại ngày càng khốc liệt, năng lực quản lý hiệu quả của doanh nghiệp thường sẽ quyết định liệu doanh nghiệp đó có thể vượt trội hơn các đối thủ. Cũng giống như một chiếc xe đua hiệu suất cao, chỉ khi động cơ vận hành trơn tru thì chiếc xe mới có thể dẫn đầu trên đường đua, doanh nghiệp cũng cần những công cụ hiệu quả để thúc đẩy khả năng quản lý.

Tự động hóa là khái niệm không quá xa lạ, từ các thiết bị thông minh trong gia đình, đến phương tiện tự động lái, cho đến các dây chuyền sản xuất công nghiệp; mục đích cốt lõi của tự động hóa vẫn luôn không đổi, đó là biến phức tạp thành đơn giản, giúp nâng cao hiệu suất. Ví dụ: thông qua các dây chuyền sản xuất tự động hóa, Tesla đã đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp, đáng kể nâng cao hiệu suất sản xuất. Trong lĩnh vực y tế, hệ thống tự động hóa đang giúp bác sĩ thoát khỏi những công việc ghi chép rườm rà để tập trung vào việc chẩn đoán và điều trị hiệu quả hơn. Những ví dụ này đều cho thấy tự động hóa không chỉ làm tăng hiệu suất công việc mà còn giúp phân bổ nguồn lực hợp lý hơn, giúp con người tập trung vào những việc "quan trọng hơn".

Trong quá trình quản lý dự án của doanh nghiệp, tự động hóa cũng là công cụ giúp tăng năng suất. Trong bối cảnh cạnh tranh thương mại ngày càng khốc liệt, năng lực quản lý hiệu quả của doanh nghiệp thường là chìa khóa quyết định liệu doanh nghiệp đó có thể脱颖而出 hay không. Cũng giống như một chiếc xe đua có hiệu suất cao, chỉ khi động cơ vận hành trơn tru thì mới có thể dẫn đầu trên đường đua, doanh nghiệp cũng cần đến các công cụ hiệu quả để hỗ trợ quản lý.

Vì lý do này, Dự án DingTalk (Teambition) đã ra mắt công cụ tự động hóa, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý dự án. Nhờ vào khả năng tự động hóa, các nhóm không chỉ có thể thúc đẩy tiến độ thực hiện dự án, mà còn giao lại các công việc hàng ngày rườm rà cho hệ thống xử lý, giúp nhân viên tập trung vào công việc mang tính chiến lược và đổi mới hơn, qua đó nâng cao toàn diện hiệu quả của doanh nghiệp.

✦ Tự động hóa có thể giải quyết vấn đề nào?

Trong công việc hàng ngày, bạn có thường xuyên gặp những nhiệm vụ vụn vặt và nhắc nhở lặp đi lặp lại hay không? Những chi tiết tưởng chừng như nhỏ nhặt này lại thường tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của cả nhóm. Nếu những công việc tẻ nhạt nhưng bắt buộc phải làm này có thể tự động xử lý thì kết quả sẽ như thế nào nhỉ?

Tự động hóa chính là chiếc chìa khóa mở cánh cửa bước vào năng suất làm việc vượt trội.

✦ Cách sử dụng tính năng tự động hóa

Mỗi quy tắc tự động bao gồm hai phần: điều kiện kích hoạt và hành động thực hiện. Dự án DingTalk (Teambition) cung cấp một giao diện trực quan, đơn giản và dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng thiết lập quy tắc tự động hóa. Không yêu cầu kỹ năng lập trình, các quản lý dự án hay nhân viên nghiệp vụ cũng có thể linh hoạt thiết kế luồng công việc tự động hóa, nhẹ nhàng giải quyết các tình huống sử dụng đa dạng.

Điều kiện kích hoạt

Điều kiện kích hoạt giống như khi bạn bật công tắc đèn điện—một hành động cụ thể (gọi là trigger) khiến hệ thống bắt đầu làm việc tự động. Các sự kiện kích hoạt phổ biến bao gồm: trạng thái công việc thay đổi, ngày hết hạn đến, điều chỉnh mức độ ưu tiên, v.v. Đồng thời, người dùng cũng có thể thiết lập các điều kiện kích hoạt chi tiết hơn, chẳng hạn khi công việc được phân công cho thành viên cụ thể, được thêm một nhãn đặc biệt, hoặc khi upload tệp đính kèm... thì quy tắc sẽ được kích hoạt ngay lập tức.

Hành động thực hiện

Khi điều kiện kích hoạt được đáp ứng, hệ thống sẽ hành động như một trợ lý làm việc hiệu quả, tự động thực hiện các nhiệm vụ theo thiết lập ban đầu. Các hành động phổ biến bao gồm: thay đổi trạng thái công việc (ví dụ như chuyển từ "Đang thực hiện" sang "Đã hoàn thành"), cập nhật lại ngày hết hạn, phân công lại trách nhiệm viên và nhắc nhở trong nhóm DingTalk bằng cách @ người đó, liên kết với công việc khác, v.v.

Đặc điểm của các quy tắc tự động hóa:

● Kịp thời: giống như một hệ thống báo động hoạt động nhanh nhạy, quy tắc sẽ tự động chạy ngay sau khi được thiết lập, tốc độ phản hồi đạt mức tính bằng giây.

● Hiệu quả: giúp giải phóng nhóm khỏi những thao tác thủ công rườm rà, tập trung vào những công việc mang tính sáng tạo hơn.

● Phòng ngừa lỗi: giảm thiểu xác suất xảy ra sai sót, đảm bảo tiến độ thực hiện công việc được suôn sẻ.

✦ Sự nâng cấp không ngừng của tính năng tự động hóa

Dự án DingTalk (Teambition) luôn nỗ lực đi đầu trong khả năng tự động hóa, không ngừng cập nhật và tối ưu hóa tính năng để cung cấp cho đội nhóm cách làm việc hiện đại và hiệu quả nhất. Gần đây, tính năng tự động hóa của chúng tôi đã được nâng cấp toàn diện, hỗ trợ nhiều điều kiện kích hoạt cũng như hành động thực hiện phong phú hơn, giúp đội nhóm nhanh chóng xây dựng các quy tắc tự động hóa phù hợp với nhu cầu riêng.

Cấu hình quy tắc linh hoạt hơn:

Một quy tắc có thể thiết lập nhiều nhánh điều kiện và hành động, giúp giảm đáng kể tổng số lượng quy tắc, đơn giản hóa việc quản lý.

Tự động hóa đa công việc, đa dự án

Hỗ trợ việc tự động thực hiện các nhiệm vụ con, nhiệm vụ cha, các công việc liên quan, công việc tiền nhiệm và công việc kế tiếp để đạt được tự động hóa vượt qua ranh giới nhiệm vụ và dự án.

Giám sát hiệu quả tự động hóa theo thời gian thực

Thêm chức năng ghi lại lịch sử thi hành quy tắc, giúp đội nhóm dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng các quy tắc tự động hóa.

Nhiều tình huống kích hoạt hơn

Hỗ trợ nhiều tình huống kích hoạt hơn khi có sự thay đổi các trường dữ liệu trong nhiệm vụ, giúp tính năng tự động hóa linh hoạt và phong phú hơn.

Có khả năng mở rộng tích hợp

Kết nối dễ dàng với các sản phẩm hợp tác đồng bộ của DingTalk, tích hợp giữa các chức năng chat nhóm DingTalk, phê duệt OA, tài liệu và ứng dụng khác để đồng bộ dữ liệu và liên kết luồng công việc, kết nối toàn bộ quy trình từ dự án đến hoạt động nghiệp vụ.

✦ Người dùng dự án DingTalk đã sử dụng chức năng tự động hóa như thế nào?

Hãy cùng xem một yêu cầu đi trọn từ "đưa ra vấn đề - phân tích đánh giá - thiết kế giải pháp - phát triển - kiểm thử - phát hành triển khai", để xem chức năng tự động hóa của Dự án DingTalk (Teambition) giúp đỡ đội nhóm cộng tác hiệu quả như thế nào.

1. Đưa ra vấn đề

Tự động giao cho trưởng phụ trách, nhanh chóng thông báo đến người chịu trách nhiệm: sau khi yêu cầu được tạo, hệ thống sẽ tự động gán yêu cầu đó cho người phụ trách tương ứng theo mô-đun nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu được truyền đạt kịp thời, không cần sự can thiệp của con người.

Tự động thiết lập thời gian xử lý, đảm bảo phản hồi kịp thời: hệ thống sẽ tự động thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng yêu cầu dựa trên các quy tắc được định sẵn, tránh gây trì hoãn do không quản lý tốt thời gian.

2. Phân tích đánh giá & thiết kế giải pháp

Tự động đồng bộ thông tin yêu cầu nền tảng, tránh việc chỉnh sửa thủ công: khi thông tin yêu cầu thay đổi, các công việc liên quan cũng tự động cập nhật theo để đảm bảo thông tin trong toàn nhóm đều nhất trí.

Tự động hoàn tất công việc đánh giá giải pháp, theo dõi tiến trình: sau khi giải pháp được gửi lên, hệ thống sẽ tự động đẩy công việc liên quan, đảm bảo giao tiếp nhanh chóng với các bên liên quan và giảm thiểu sự chậm trễ. Ví dụ: sau khi tài liệu thiết kế được gửi lên, công việc thiết kế sẽ tự động hoàn tất và thông báo cho những người liên quan.

Tự động khóa để tránh chỉnh sửa sau khi yêu cầu được đánh giá: sau khi yêu cầu đã được đánh giá và giao nộp, hệ thống sẽ tự động khóa tệp tin, đảm bảo không ai chỉnh sửa được nữa, giảm thiểu rủi ro do thay đổi. Ví dụ: sau khi nhân viên upload tài liệu giao nộp và được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động khóa các mục liên quan của tài liệu để tránh chỉnh sửa lại.

3. Phát triển & kiểm thử

Tự động chuyển giao công việc, đảm bảo việc thực hiện trơn tru: các công việc ở các giai đoạn khác nhau sẽ tự động chuyển đến người phụ trách tương ứng để đảm bảo quy trình công việc diễn ra mượt mà.

Công việc liên quan với nhau sẽ tự động đồng bộ để tránh ảnh hưởng tiến độ: khi công việc tiền nhiệm được hoàn thành xong, hệ thống sẽ tự động bắt đầu công việc kế tiếp và phân công cho người chịu trách nhiệm tương ứng, đảm bảo quan hệ phụ thuộc giữa các công việc không bị bỏ qua.

Tự động nhắc nhở khi quá hạn, nhanh chóng xử lý các rủi ro: khi công việc quá hạn, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở người phụ trách đang chậm trễ, đảm bảo công việc chưa kịp hoàn thành được giải quyết kịp thời, tránh trì hoãn.

Liên kết hoạt động với các hệ thống ngoài, tự động cập nhật trạng thái công việc: sau khi mã nguồn được gửi lên, yêu cầu sáp nhập được thực hiện và nhánh code được cập nhật, trạng thái công việc nghiên cứu phát triển sẽ tự động được cập nhật để đảm bảo tương tác hiệu quả giữa các hệ thống.

4. Phát hành triển khai

Tự động nhắn nhắc phát hành, chuẩn bị trước công việc: trước khi phát hành, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở các thành viên liên quan, đảm bảo mọi người sẵn sàng cho các công tác phát hành.

Tự động theo dõi các công việc kiểm tra, đảm bảo chất lượng giao hàng: trước khi phát hành, hệ thống sẽ đợi đến khi mọi công việc kiểm tra con hoàn tất, sau đó yêu cầu mới được đưa vào trạng thái "sẵn sàng phát hành", đảm bảo mọi khâu đều được thực hiện đúng quy định.

✦ Tóm tắt chia sẻ

Tự động hóa đang thay đổi cách chúng ta làm việc và mở rộng khả năng hợp tác của con người. Đó không chỉ là một công cụ mà còn là biểu hiện rõ ràng của nỗ lực không ngừng để tăng hiệu suất và sáng tạo. Giống như nhà kinh tế học Adam Smith từng nói trong tác phẩm "The Wealth of Nations": "Phân công lao động tạo ra tăng hiệu suất lao động", còn tự động hóa chính là bước tiến xa nhất của nguyên tắc phân công lao động này. Nó không chỉ giúp giảm nhẹ những công việc lặp đi lặp lại, mà còn giải phóng thời gian và công sức để thực hiện những công việc mang tính sáng tạo cao hơn, có giá trị hơn.

Tại Dự án DingTalk (Teambition), chúng tôi tin rằng mỗi quy tắc tự động hóa chính là nền tảng cho một môi trường làm việc hiệu quả và hài hòa hơn trong tương lai. Tự động hóa không chỉ là một thành tựu kỹ thuật, mà còn là một triết lý làm việc mới—sử dụng sức mạnh của hệ thống để giúp mọi nỗ lực đều phát huy tối đa giá trị. Tự động hóa không thay thế con người, mà là trao quyền cho con người, giúp chúng ta đứng trên đỉnh cao của hiệu suất để khám phá những khả năng rộng lớn hơn.

Trong tương lai, Dự án DingTalk sẽ tiếp tục thúc đẩy việc tích hợp sâu sắc giữa tính năng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI), thông qua xử lý ngôn ngữ tự nhiên để nhanh chóng tạo ra các quy tắc tự động hóa, mang lại cho hợp tác nhóm động lực thông minh và tiện lợi hơn nữa. Tính năng mới này đang được nghiên cứu phát triển khẩn trương, rất mong chờ được gặp mặt và giới thiệu với mọi người trong thời gian sớm nhất!