Pengautomatan Projek DingTalk: Pencantas Kelajuan Kecekapan Perniagaan

Konsep automasi bukanlah sesuatu yang asing, dari rumah pintar hingga kenderaan pemandu automatik, dan seterusnya ke dalam garisan pengeluaran industri, matlamat utama automasi sentiasa tetap iaitu memudahkan proses yang kompleks dan meningkatkan kecekapan. Sebagai contoh, Tesla berjaya mempermudahkan proses pengeluaran yang kompleks menerusi penggunaan garisan pengeluaran automasi, seterusnya meningkatkan kecekapan pengeluaran secara ketara. Manakala dalam bidang perubatan, sistem automasi kini membantu doktor-doktor melepaskan diri daripada tugas mencatat yang membebankan, supaya dapat fokus dalam diagnosis dan rawatan yang lebih tepat. Kes-kes ini membuktikan bahawa automasi bukan sahaja meningkatkan kecekapan tetapi juga memberikan agihan sumber yang lebih rasional dan membolehkan manusia memberi perhatian kepada perkara-perkara “yang lebih penting”.

Di dalam proses pengurusan projek di dalam perniagaan, automasi juga merupakan senjata ampuh untuk meningkatkan produktiviti. Menghadapi persaingan perniagaan yang semakin sengit, keupayaan pengurusan yang cekap sering menentukan sama ada syarikat itu dapat berdiri tegak. Seperti sebuah kereta lumba berprestasi tinggi, hanya enjin yang dapat berfungsi dengan lancar membolehkan kemenangan di landasan balapan, begitu juga dengan syarikat yang memerlukan alat-alat berkesan untuk memperkasakan pengurusan mereka.

DingTalk Projects (Teambition) memperkenalkan alat automasi yang ditumpukan untuk mengoptimumkan proses pengurusan projek. Melalui keupayaan automasi, pasukan bukan sahaja dapat mempercepatkan perkembangan projek, tetapi juga membolehkan tugas-tugas harian yang memeningkan secara automatiknya diproses oleh sistem supaya pekerja dapat memberi fokus pada kerja yang lebih strategik dan kreatif, sehingga meningkatkan kecekapan syarikat ke keseluruhannya.

Konsep automasi tidaklah asing, dari sistem rumah pintar hingga kenderaan autonomi, dan juga ke garisan pengeluaran industri, matlamat utama automasi tetap sama: memudahkan yang sulit dan menjadikan kecekapan lebih hebat. Sebagai contoh, Tesla mempercepatkan proses pengeluaran yang kompleks menerusi penggunaan garisan pengeluaran automasi. Sementara dalam bidang perubatan, sistem automasi membantu doktor-doktor mengelakkan kerja mencatat yang rumit dan membolehkan fokus pada diagnosis dan rawatan yang lebih tepat. Kesemua kes ini jelas menunjukkan automasi meningkatkan kecekapan, memudahkan pengagihan sumber dan memberi fokus manusia pada "perkara yang lebih penting".

Dalam pengurusan projek perniagaan, automasi juga alat yang cekap untuk menaikkan produktiviti pekerja. Menghadapi persaingan perniagaan yang kian runcing, keberkesanan pengurusan seringkali menjadi faktor kejayaan. Sama seperti kereta lumba yang bertenaga tinggi, hanya jika enjinnya beroperasi lancar, maka ia akan terus mendahului dalam lumba, begitu juga dengan perniagaan, yang perlukan alat yang cekap untuk memberi kuasa pada pasukan pengurusan.

DingTalk Projects (Teambition) adalah untuk ini telah memperkenalan alat automasi untuk fokus dalam mengoptimumkan proses pengurusan projek. Melalui keupayaan automasi, pasukan boleh mempercepatkan perkembangan projek, dan menyerahkan tugas harian yang rumit kepada sistem, membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada kerja lebih berstrategi dan inovatif, seterusnya meningkatkan kecekapan perniagaan secara keseluruhannya.

✦ Apa Masalah Yang Dapat Diselesaikan Oleh Automasi?

Dalam kerja harian, adakah anda kerap kali menghadapi tugas-tugas yang kecil dan perlu diingat berulang-ulang? Butiran kecil sebegini mungkin kelihatan remeh, tetapinya kerap kali mengambil banyak masa dan tenaga pasukan. Jika tugas-tugas kecil yang walaupun remeh tetapi perlu diselesaikan ini dapat diselaskan secara automatik, bagaimana jadinya pula?

Automasi ialah kunci utama yang membuka produktiviti yang cekap.

✦ Bagaimana Menggunakan Keupayaan Automasi

Kesemua peraturan automasi terdiri daripada dua komponen: syarat pencetus dan tindakan eksekusi. DingTalk Projects (Teambition) menyediakan antaramuka yang mudah difahami dan berbentuk visual untuk membantu pengguna mengkonfigurasi peraturan automasi dengan mudah. Tanpa kemahiran pembangunan, pengurus projek dan staf perniagaan masih dapat membangunkan proses automasi dengan lancar, serta menghadapi pelbagai situasi penggunaan dengan fleksibel.

Syarat pencetus

Syarat pencetus ini ibarat menekan suis lampu, tindakan tertentu (iaitu pencetus) akan memulakan operasi sistem secara automatik. Kes-kes pencetus yang lazim termasuk perubahan status tugasan, tamatnya tarikh akhir, pindaan keutamaan dan lain-lain. Pada masa yang sama, pengguna juga boleh menetapkan syarat pencetus yang lebih spesifik, seperti apabila tugas diasingkan kepada ahli tertentu, label tertentu dimasukkan atau fail lampiran dimuat naik, peraturan akan dipicu dan diaktifkan.

Tindakan eksekusi

Apabila syarat pencetus tercapai, sistem akan bertindak seperti seorang pembantu yang cekap, akan melaksanakan tugasan secara automatik mengikut syarat prasetempat. Tindakan eksekusi lazim termasuk: menukar status tugasan (seperti menukar status dari “Sedang Dijalankan” ke “Selesai”), kemas kini tarikh akhir, menetapkan semula tanggungjawab individu, menyebutkan @ individu berkenaan dalam kumpulan DingTalk, menghubungkan tugas lain dan sebagainya.

Peraturan automasi mempunyai ciri-ciri berikut:

● Cepat: seperti sebuah sistem penggera yang responsif, apabila konfigurasi diaktifkan, peraturan akan dilaksankan secara automatik, serta menjangkau kelajuan tindak balas berdetik.

● Cekap: membolehkan pasukan dilepaskan dari pada kerja manual yang rumit, supaya dapat memberi tumpuan kepada kerja yang lebih kreatif.

● Pencegahan kesilapan: meminimumkan kebarangkalian kesilapan bagi memastikan tugasan dapat dijalankan dengan lancar.

✦ Kemaskini Berterusan Keupayaan Automasi

DingTalk Projects (Teambition) sentiasa berazam untuk berada di garis hadapan teknologi automasi, dengan terus membuat pindaan dan optimasi untuk memastikan menyediakan cara operasi yang paling canggih dan cekap untuk pasukan. Baru-baru ini, keupayaan automasi kami telah mengalami peningkatan menyeluruh, sokongan terhadap pelbagai syarat pencetus dan tindakan eksekusi yang membolehkan pasukan membina peraturan automasi yang sesuai dengan keperluan mereka sendiri secara cepat.

Konfigurasi Peraturan yang Lebih Anjal

Sebuah peraturan boleh ditetapkan dengan pelbagai cabang syarat dan operasi, meminimumkan jumlah peraturan automasi terbabit serta memudahkan pengurusan.

Automasi Tugas-Tugas dan Projek- Projek yang Merentasi

Menyokong pelaksanaan automatik seperti sub-tugas, tugas induk, tugas yang berkaitan serta tugas sebelum/sesudah, merealisasikan automasi yang menyeluruh merentasi tugas dan projek.

Pemantauan Berkesan Automasi Secara Sahaja

Fungsi rekod eksekusi yang baharu ditambah membolehkan pasukan sentiasa memantau penggunaan peraturan automasi.

Lebih Banyak Senario Pencetus

Menyokong lebih banyak perubahan medan tugas dalam pelbagai senario pencetus menjadikan keupayaan automasi lebih berbagai dan fleksibel.

Kemampuan yang Terbuka

Sambungan tanpa gangguan produk kolaborasi DingTalk, integrasi dengan aplikasi seperti kumpulan DingTalk, kelulusan OA, dokumen-dokumen dan lain-lain, merealisasikan keselarasan data dan kerjasama proses, menghubungkan keseluruhan proses projek dan perniagaan.

✦Bagaimana Pengguna-projek DingTalk Menggunakan Automasi?

Marilah kita ambil contoh "proses penuh permintaan mulai daripada pengemukaan masalah - analisis penilaian - reka bentuk penyelesaian - pembangunan - ujian - pelancaran" untuk melihat bagaimana DingTalk Projects (Teambition) membantu pasukan meningkatkan kerja sama secara efisien.

1. Pengemukaan Masalah

Auto-memasangkan penjaga tugas, memastikan pesanan sampai tepat pada masanya: selepas masalah itu dinyatakan, sistem akan mengikut modul perniagaan menghantar tugas kepada penjaga berkenaan, memastikan tugas itu dapat disampaikan tanpa campur tangan manusia.

Menetapkan masa tindakan secara automatik untuk memastikan tindak balas yang cepat: sistem akan menetapkan tarikh bermula dan tarikh akhir secara automatik menurut peraturan prasetempat, mengelakkan kelewatan yang tidak diingini akibat pengurusan masa yang tidak tepat.

2. Analisis penilaian & Reka bentuk penyelesaian

Menyelaraskan latar belakang permintaan secara automatik, mengelakkan penyuntingan manual: apabila maklumat permintaan berubah, maklumat tugas dan subtugas terkait akan diselaraskan dan dikemas kini secara automatik supaya maklumat di dalam pasukan menjadi konsisten.

Menyelesaikan tugas penilaian penyelesaian secara automatik untuk mengikuti perkembangan: selepas penyelesaian dihantar, sistem akan secara automatik mendorong tugas berkaitan untuk memastikan komunikasi dengan semua pihak dan mengurangkan kelewatan. Sebagai contoh: apabila dokumen reka bentuk telah dihantar, tugas reka bentuk akan selesai secara automatik, dan staf berkaitan akan menerima makluman yang pantas.

Permintaan ditetapkan secara automatik selepas pemeriksaan penilaian untuk mengelakkan perubahan: selepas pemeriksaan dan tuntutan permintaan, sistem secara automatik akan mengunci fail tersebut untuk memastikan tidak boleh diubah dan mengurangkan risiko perubahan. Sebagai contoh: selepas staf menghantar bahan yang diserahkan dan mendapat kelulusan, sistem akan mengunci medan fail berkenaan untuk mengelakkan pengeditan semula.

3. Pembangunan & Ujian

Menetapkan tugas-tugas untuk dihantar secara automatik bagi memastikan penerusannya yang lancar: tugas-tugas bagi pelbagai peringkat dapat bergerak secara automatik kepada penjaga berkenaan, memastikan kelancaran transisi kerja.

Tugas berkaitan akan diselaraskan secara automatik untuk mengelakkan kelewatan: apabila tugas pendahuluan selesai, sistem akan mengaktifkan tugas-tugas susulan secara automatik dan menyediakan kepada penjaga berkenaan bagi memastikan hubungan bersandar antara tugas akan terus dipelihara.

Peringatan automatik apabila terlambat bagi respons yang cepat: selepas tarikh akhir tugas tamat, sistem akan memberitahu penjaga berkaitan secara automatik, memastikan tugas-tugas yang belum selesai dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan mengelakkan kelewatan.

Menyelaraskan sistem ketiga secara terpadu, status tugas dapat dikemas kini secara automatik: selepas kod diserahkan, permintaan penggabungan (merge request), atau cabang dikemas kini, status tugas pembangunan akan berubah secara automatik, memastikan komunikasi berkesinambungan antara sistem-sistem terhubung.

4. Pelancaran

Peringatan pelancaran secara automatik bagi membolehkan persediaan lebih awal: sebelum pelancaran, sistem akan secara automatik memberitahu ahli berkenaan supaya memastikan semua orang bersedia dengan segala keperluannya.

Perkara-perkara semakan diikuti secara automatik untuk memastikan kualiti penghantaran: sebelum pelancaran, semua sub-tugas semakan telah selesai dilaksanakan, barulah permintaan ini boleh menuju ke status menunggu pelancaran, memastikan setiap peringkat dapat dilaksanakan mengikut keperluan.

✦ Penghargaan dan Ringkasan

Automasi sedang mengubah cara kita menangani kerja, dan ia juga menentukan semula kebolehjadian kerja sama pasukan. Ia bukan sahaja alat, malah menceritakan keinginan manusia terhadap kecekapan dan kreativiti. Seperti yang dinyatakan oleh ahli ekonomi Adam Smith dalam bukunya "The Wealth of Nations", "Pembahagian tenaga kerja meningkatkan produktiviti", sementara automasi merupakan penyambungan hingga ke penghujung pembahagian tenaga kerja. Ia bukan sahaja mengurangkan tenaga kerja berulang-ulang tetapi juga membuka lebih banyak ruang dan masa untuk bekerja dalam tugas berasaskan kreativiti yang bernilai lebih tinggi.

Di DingTalk Projects (Teambition), kami percaya, di sebalik setiap peraturan automasi terdapatnya masa depan kerja yang lebih efisien dan harmoni. Ia bukan semata-mata suatu keupayaan teknologi, malah juga satu falsafah kerja baharu—menggunakan sistem untuk memberi nilai yang maksimum untuk setiap usaha. Automasi bukanlah mengganti manusia, tetapi memperkasakan manusia, membolehkan kita berdiri di puncak kecekapan, dan menjelajah lebih jauh dalam ruang lingkup kemungkinan.

Pada masa depan, DingTalk Projects akan terus memajukan integrasi dan penyerapan automasi dengan kecerdasan buatan (AI) secara lebih mendalam, menerusi penggunaan penjanaan semula jadual secara automatik melalui pemahaman semantik alamiah, untuk memberikan semangat yang lebih bijak dan lebih mudah dalam kerja sama pasukan. Keupayaan baharu ini sedang dalam pembangunan dengan penuh tumpuan, tunggulah dan saksikannya bersama-sama dengan kami!